Zmiana budżetu w trakcie roku. Kiedy i jak się do tego zabrać?

Czym jest właściwie budżet?

W każdym przedsiębiorstwie budżetowanie będzie związane z innymi celami. Dzięki budżetom można koordynować działania w różnych obszarach przedsiębiorstwa oraz podkreślić rolę i wpływ każdego z nich w realizacji podstawowych budżetów finansowych. Budżet jest zatem narzędziem motywującym do realizacji celów operacyjnych i wykonania planów, jakie zostały założone. W dużych jednostkach gospodarczych budżetowanie pomaga kadrze kierowniczej różnych szczebli w kontrolowaniu poszczególnych działów i zarządzaniu nimi. Wpływa także na poprawę organizacji i zwiększa świadomość pracowników, gdyż pokazuje, w jakim kierunku przedsiębiorstwo zmierza i jakie cele może i zamierza zrealizować. W związku z różnym okresem decyzyjnym na różnych szczeblach zarządzania można podzielić cele budżetów na różne okresy. Niemniej jednak najlepiej, gdy budżet obejmuje okres roczny z uwzględnieniem podziału na kwartały lub nawet miesiące. Przy podziale budżetu na okresy miesięczne mamy możliwość szybszego reagowania na zmiany, a więc taki podział zapewni szybką informację zwrotną, niezbędną w przypadkach koniecznych do wdrożenia usprawnień organizacyjnych.

Budżetowanie nie opiera się jedynie na planowaniu oraz tworzeniu i zatwierdzaniu, ale przede wszystkim kontroli. Jest to jedno z najlepszych, jeśli nie najlepsze narzędzie, które alarmuje nas, że coś w założonym planie nie działa tak, jak sobie założyliśmy. Okresowe wyniki osiągane przez przedsiębiorstwo powinny być porównywane z wielkościami ujętymi w budżetach. Porównanie takie najlepiej robić co miesiąc, a raporty z tych porównań powinny służyć do natychmiastowej weryfikacji założeń budżetowych dotyczących kolejnych okresów funkcjonowania przedsiębiorstwa. Nawet jeżeli dochodzi do nieznacznych odchyleń, to mają one swoją przyczynę i niosą ze sobą informację. Zbyt późna reakcja może spowodować efekt kuli śnieżnej, która będzie miała znaczący wpływ na wyniki następnych miesięcy i większe odchylenia od zaplanowanego budżetu.

Identyfikacja problemów, które mogą wpływać na budżetowanie

Przygotowanie budżetu przedsiębiorstwa nie jest prostym zadaniem, szczególnie gdy skala biznesu jest duża i zatrudnionych jest w nim wiele osób o różnych kwalifikacjach. Kluczem do rozwiązania problemów jest ich jasne zdefiniowanie. Pierwszym bardzo często popełnianym błędem jest brak wytycznych przy tworzeniu budżetu. W tych wytycznych przedstawione będą jasno terminy oraz odpowiedzialność za poszczególne budżety. Swoista instrukcja nie załatwia wszystkich problemów, ale z pewnością jest dobrym narzędziem i bazą danych w procesie budżetowania. Sporządzona baza wiedzy powinna zawierać szereg analiz przeprowadzonych na okresach historycznych wskazujących na pozycje, na których powstawały najistotniejsze z punktu widzenia zarządzania przedsiębiorstwem różnice między planem a jego wykonaniem. Baza wiedzy powinna być dostępna również dla zarządu oraz kadry kierowniczej jako narzędzie wspomagające planowanie i późniejsze analizy. W ten sposób można uzyskać skuteczne narzędzie do weryfikacji budżetów sporządzanych przez poszczególne komórki organizacyjne.

Drugim problemem może być bariera czasowa związana ze sprawnym przygotowaniem oraz pozyskaniem pomniejszych budżetów niezbędnych do utworzenia planu. Niestety, nie jest to często kwestia wyłącznie techniczna we wprowadzaniu danych (i tak większość budżetów jest robiona w Excelu), ale czasu, jaki potrzebujemy na zebranie odpowiednich danych. Osoby z poszczególnych działów w przedsiębiorstwie mogą mieć również niedokładną wiedzę o cenach w przyszłości. Inną sprawą jest to, że dla działów pozafinansowych kwestia ceny netto i brutto również może być tym samym zagadnieniem. W związku z tym jesteśmy tu również ograniczeni, oprócz czasu, niepewnością zdarzeń (nawet najlepszy menedżer z działu operacyjnego nie jest w stanie przewidzieć wszystkich czynników wpływających na przyszłość) oraz kompetencjami naszych kolegów z innych działów przedsiębiorstwa (można to jednak ograniczyć za pomocą choćby kontroli „na cztery ręce”).

Kolejną wskazaną uciążliwością podczas budżetowania jest problem w komunikacji, spowodowany przeważnie marginalizowaniem przez kierowników poszczególnych komórek organizacyjnych potrzeby sporządzania budżetu. Brak świadomości przeradza się na zrzucanie tego zadania na dalszy plan, bo zawsze znajdzie się coś pilniejszego do zrobienia. Kluczem do sukcesu jest odpowiednie zaplanowanie metodyki współpracy z dużym wyprzedzeniem, tak aby każda osoba odpowiedzialna za budżet cząstkowy miała czas, by dopasować swój kalendarz do terminów przedstawionych przez dział controllingu.

Ostatnim problemem są sytuacje trudne do przewidzenia, a skoro nie sposób ich przewidzieć, to często w żaden sposób się ich nie rozpatruje i nie analizuje. Możemy jednak sporządzić budżet według najlepszej wiedzy i obserwować, jak się zachowuje, analizując przy tym przesłanki...