9 listopada 2012 r. odbyło się kolejne spotkanie poznańskiego Koła Praktyków Controllingu. Działa ono w ramach Międzynarodowego Stowarzyszenia Controllerów (www.icv.pl), które zrzesza praktyków controllingu i umożliwia im ciągły rozwój oraz wymianę doświadczeń.
Wśród uczestników znaleźli się controllerzy m.in. z takich firm i uczelni jak: Hansgrohe, Volkswagen Poznań, BRE Bank, EL-Service, Stadtwerke Leipzig, Werner Kenkel, Kreisel, Magna Automotive Polska, Business Discovery, Uniwersytet Ekonomiczny w Poznaniu, a także przedstawiciele magazynów Controlling i Harvard Business Review Polska. Tematem warsztatów było nowoczesne budżetowanie jako sposób na rosnącą dynamikę zmian w gospodarce.
Prowadzenia warsztatów podjął się dr Walter Schmidt z Berlina – członek zarządu Międzynarodowego Stowarzyszenia Controllerów, praktyk z wieloletnim doświadczeniem z zakresu koncepcji BSC. Towarzyszył mu Herwig Fridag, nazywany ojcem europejskiej wersji BSC, autor wielu publikacji w dziedzinach controllingu oraz zarządzania strategicznego.
Na warsztatach poruszono tematy:
- nowoczesnego budżetowania jako sposobu na rosnącą dynamikę zmian w gospodarce;
- różnic pomiędzy nowoczesnym budżetowaniem a tradycyjnym spojrzeniem na prognozowanie kosztów;
- wyzwań dla controllerów, czyli tworzenia optymalnych relacji kosztów i korzyści rozwijanych dla przedsiębiorstwa;
- zwiększenia umiejętności w zakresie planowania strategicznego i planowania operacyjnego.
Warsztaty rozpoczęły się od rozmowy na temat budżetowania jako głównego instrumentu controllingu. Jak określić cele budżetowe? Co zrobić, aby były realne? W jaki sposób przejść od celów do budżetu? Jakie założenia powinny posiadać dobre budżety? Jak być pewnym, że budżety są spójne z celami? – na te pytania szukała odpowiedzi cała grupa, próbując odnieść się do przykładów z własnych firm.
Dr Schmidt kontynuował prezentację, omawiając klasyczne podejście do budżetowania. Jak przystało na prawdziwe warsztaty, uczestnicy mieli do wykonania zadania w grupach. Pierwszym z nich było podanie największego wyzwania dla budżetowania, z którym przyszło im się mierzyć podczas swojej dotychczasowej pracy. Każdy controller miał inne doświadczenia. Po omówieniu wyzwań oraz procesu związanego z klasycznym budżetowaniem, grupy zostały przemieszane i podzielone na dwa obozy. Pierwszy poszukiwał argumentów przemawiających za potrzebą budżetowania w firmie, drugi przeciwko. Efektem tego ćwiczenia była jednogłośna decyzja: budżetowanie jest potrzebne. Każdy uczestnik stwierdził, że bez budżetowania duża firma nie może istnieć.
Po tym ćwiczeniu dr Schmidt przeszedł do głównego tematu spotkania, jakim było nowoczesne budżetowanie. W bardzo praktyczny sposób przedstawił sześć zasad, którymi trzeba się kierować podczas tworzenia budżetów. Pierwszą z nich jest Simple – oznaczające uproszczanie procedur, zdyscyplinowane podczas procesu budżetowania, ograniczenie zbędnych detali oraz używanie odpowiednich instrumentów. Kolejna – Flexible – odnosi się do tworzenia scenariuszy, ciągłych przewidywań oraz rocznej sprawdzalności budżetów. Intergrate – jest połączeniem planowania strategicznego i operacyjnego, obserwacją, zidentyfikowaniem sygnałów i ostrzeżeń, wsparciem systemami IT. Represent Organization – łączy przepływy pieniężne poziome i pionowe. Represent Value Creating – to przedstawienie modelu biznesowego, skupienie się na oczekiwaniach, określanie relatywnych celów. Ostania zasada – Clear Intentions – okazuje się niezbędna przy opisywaniu budżetów, pokazywaniu zamierzeń, które mają być osiągnięte.
Kamieniem milowym w warsztatach było zwrócenie uwagi na to, że bycie najlepszym fachowcem często nie wystarcza do odniesienia sukcesu. Controllerzy muszą być częścią społeczności, jaką jest firma, znać pracowników, umieć rozmawiać z nimi oraz żyć w zgodzie z wartościami, które firma reprezentuje.
Więcej na temat Modern Budgeting można znaleźć w broszurze Moderne Budetierung. Więcej informacji udziela Anna Włodarczyk pod adresem anna.wlodarczyk@icv.pl.
Źródło: ICV
