Praktycznie każdy przedsiębiorca w Polsce powinien zrobić w swojej firmie test ryzyka dotyczącego prowadzonej działalności gospodarczej. Zmiany, jakie zaszły w otoczeniu prawno-biznesowym i technologicznym, dość mocno wpływają bowiem na procesy handlowe, finansowe, w zakresie organizacji i zarządzania personelem oraz praktycznie w każdym innym obszarze.
Biała lista podatników VAT, obowiązkowy split payment, regulacje dotyczące zatorów płatniczych, zerowy PIT dla młodych, PPK, a w przyszłym roku jeszcze nowy JPK_VAT. Te nowe przepisy są jedynie wierzchołkiem góry lodowej. Trudno tutaj nie popełnić jakiegoś błędu. Aby być w pełni gotowym na zmiany w tak szerokim zakresie, firmy powinny zatrudniać sztab ludzi, którego często w mniejszych przedsiębiorstwach nie ma i nie będzie. Z kolei zewnętrzni doradcy i usługodawcy, jak biura rachunkowe, nie są w stanie obsłużyć wszystkich z tych procesów. Najczęściej mają pod kontrolą ostatni etap, czyli ewidencję dokumentów i wyliczanie podatków, tymczasem to obsługa transakcji na wcześniejszych etapach ma ogromny wpływ na bezpieczeństwo rozliczeń podatkowych.
Dodajmy do tego jeszcze przyspieszającą cyfryzację państwa i presję konkurencyjną czy problemy z rynkiem pracy, nie wspominając już o ambitnych planach budżetowych naszego państwa, także dotyczących ściągalności podatków. Co zatem pozostaje przedsiębiorcom? Realnie oszacować ryzyko, jakim objęta jest prowadzona przez nich działalność gospodarcza, i zaplanować zmiany w procesach biznesowych tak, by zminimalizować ryzyko błędu.
Test przedsiębiorcy
Aby zrozumieć skalę wyzwania, z jakim przychodzi się dziś mierzyć, warto zadać sobie kilka pytań. Na przykład:
- Czy nasza firma sprzedaje towary wrażliwe?
- Kto obsługuje przyjmowanie faktury zakupu i przygotowanie płatności w naszej firmie i czy są to pracownicy poza działem finansowym?
- I analogicznie, kto w naszej firmie przygotowuje i zatwierdza listę przelewów?
- Czy w naszej firmie stosuje się praktykę zlecania przelewów określonego dnia?
- Czy nasza firma zatrudnia pracowników na podstawie umowy o pracę?
- W jakim wieku są pracownicy zatrudnieni aktualnie w naszej firmie?
- Czy nasza firma udostępnia swoje wrażliwe dane (np. finansowe czy osobowe) dostawcom zewnętrznym (biura rachunkowe, agencje marketingowe, audytorzy etc.)?
- Czy nasza firma korzysta z aktualnego oprogramowania finansowo-księgowego, kadrowo-płacowego, handlowego, ERP?
- Czy nasza firma korzysta z oprogramowania biznesowego dostarczanego przez różnych producentów?
Odpowiedzi na te z pozoru banalne pytania wiele powiedzą nam o tym, gdzie dziś jesteśmy na mapie ryzyka (patrz Przypadek 1 oraz Przypadek 2).
Przypadek 1
Kto obsługuje przyjmowanie faktury zakupu i przygotowanie płatności w naszej firmie i czy są to pracownicy poza działem finansowym?
Załóżmy, że w naszej firmie faktury zakupu przyjmuje nie tylko księgowa czy szeroko pojęty dział finansowy, ale także menedżerowie projektów, handlowcy i pracownicy recepcji. To od ich wiedzy i uważności zależy, czy poprawnie zidentyfikują na przykład fakturę, której płatność powinna lub nie powinna zostać wykonana z wykorzystaniem mechanizmu podzielonej płatności. A o pomyłkę nietrudno przy tak skomplikowanych przepisach, gdzie rozpoznania wymaga nabycie każdego ze 150 towarów i usług uznanych przez KAS za wrażliwe, a to wszystko w kontekście wysokości kwoty transakcji. Czy handlowcy lub menedżerowie mają czas na takie rozważania? Raczej nie. A czy dział księgowy ma czas, by do każdej pojedynczej faktury prowadzić indywidualne śledztwo, gdy miesięcznie przedsiębiorstwo przyjmuje setki lub nawet tysiące dokumentów? Raczej też nie. Zatem z pozoru tak banalny proces jak przyjmowanie faktur zakupu może rodzić ryzyko popełnienia błędu w rozliczeniach i w konsekwencji kar skarbowych.
Pozostałe 67% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
