Rachunek wyników i analiza odchyleń w rachunkowości zarządczej

Informacje ogólne

Motywem przewodnim artykułu jest przedstawienie kilku praktycznych i prostych wskazówek wyjaśniających, w jaki sposób rozpocząć przeprowadzenie analizy odchyleń wyników i na jakie aspekty należy zwrócić szczególną uwagę.

Rzeczywiście osiągnięte wielkości w zarządczym rachunku wyników, bez odniesienia ich do wartości porównawczych, nie stanowią istotnej informacji zarządczej dla właścicieli, zarządu, menedżerów i pracowników przedsiębiorstwa. Przychody, które spółka wygenerowała, i koszty przez nią poniesione, składające się na ostateczny wynik, muszą zostać przyrównane do wspomnianych we wprowadzeniu wartości odniesienia.

Najczęściej cele zdefiniowane przez zarząd dla menedżerów znajdują odzwierciedlenie w budżetach rocznych. Stąd też rzeczywiste wyniki bardzo często porównuje się do budżetów, aby stwierdzić, jakie rodzaje odchyleń wystąpiły w danym okresie sprawozdawczym i w jakim stopniu cele budżetowe zostały zrealizowane.

Zazwyczaj założenia budżetowe – ze względu na dynamiczne zmiany zarówno w samym przedsiębiorstwie, jak również w otoczeniu rynkowym – szybko ulegają dezaktualizacji. Powoduje to konieczność dokonania rewizji opartej na bieżących danych. Na tej podstawie sporządzane są prognozy na najbliższe miesiące. Wówczas analiza wyników rzeczywistych będzie się odnosiła do założeń przyjętych w zaktualizowanej prognozie.

W trakcie roku, gdy znane są już wyniki rzeczywiste za kilka pierwszych miesięcy, można wielkości zanotowane w wykonaniu kolejnego miesiąca odnieść także do średniego trendu i pojedynczych pozycji wynikowych z poprzednich okresów sprawozdawczych. Uprzednio wynik z wcześniejszego okresu należy oczyścić ze zjawisk jednorazowych oraz okoliczności, na które spółka nie miała dużego wpływu (np. czynniki pogodowe, zmiany kursów walut, znaczące zmiany cen). W takim przypadku większe odchylenia w marży czy udziale procentowym poszczególnych składników wymagają szczegółowej analizy, ponieważ horyzont czasowy jest niezbyt odległy i prawdopodobieństwo nagłej zmiany wybranego składnika wyników jest znacznie mniejsze.

Rachunki wyników mogą być również porównywane z firmami konkurencyjnymi i średnimi wielkościami w sektorach, w których przedsiębiorstwo jest biznesowo aktywne.

Zarządczy rachunek wyników

Artykuł ukazuje przykład odchylenia łącznego przedsiębiorstwa produkcyjno-handlowego składającego się z segmentów, w których spółka konkuruje na rynku. W każdym z tych segmentów wyróżniamy obszar sprzedaży oraz obszary funkcjonalne, stanowiące wsparcie biznesowe dla działów sprzedaży.

Rachunek wyników przedsiębiorstwa zaprezentowany został z zarządczego punktu widzenia. W rachunkowości zarządczej każda spółka sama definiuje – na potrzeby skutecznego zarządzania – właściwy sposób prezentacji danych. Nie jest związana w tym zakresie wymogami stawianymi przez ustawę o rachunkowości, która nakazuje spółkom zastosowanie jednego z dwóch wariantów rachunku wyników – porównawczego lub kalkulacyjnego.

Łączny rachunek wyników spółki na poziomie EBIT (Earnings Before Interest and Tax), czyli wyniku przed zapłatą odsetek i podatków, jest sumą wyników segmentów operacyjnych (np. przemysłowy, ogólnobudowlany, elektryczny itd.). Główny akcent w analizach zostanie położony na przedstawieniu różnych rodzajów odchyleń w obszarze sprzedaży. Generuje on przychody ze sprzedaży wytwarzanych w przedsiębiorstwie wyrobów gotowych oraz nabywanych towarów handlowych. To w tym obszarze pojawiają się odchylenia przychodów ze sprzedaży z rozbiciem na wolumen sprzedaży, uzyskiwane procentowe marże, strukturę asortymentu, udzielane rabaty, wypłacone bonusy od zrealizowanego obrotu czy pozostałe przychody, takie jak doliczanie opakowań czy kosztów transportu przy zamówieniach nieprzekraczających określonej kwoty.

Pozostałe obszary funkcjonalne – produkcja, logistyka, administracja, marketing, dział zarządzania produktami i segmentami, dział badań i rozwoju – co do zasady nie generują zysków i mają za zadanie wspieranie procesu sprzedaży w przedsiębiorstwie.

Analiza odchyleń – ogólnie

W zarządczym rachunku wyników dla przedsiębiorstwa składającego się z kilku segmentów należy wydzielić z wyniku łącznego efekty działań poszczególnych jednostek. Na tym poziomie dokonujemy analizy odchyleń, aby zidentyfikować przyczyny, które doprowadziły do ich powstania. Można również dokonać benchmarku skuteczności menedżerów segmentów. Należy tutaj zachować daleko idącą ostrożność w ocenach, ponieważ każdy z nich działa w innej branży, które charakteryzują się odmienną specyfiką, i wyciąganie zbyt daleko idących wniosków mogłoby być niepoprawne.

Najprostszym sposobem przeanalizowania odchylenia wyników rzeczywiście osiągniętych od wartości referencyjnych jest wstępny rozbiór na ogólne kategorie odchyleń. Pozwala to w szybki sposób skoncentrować się na obszarach wykazujących największe rozbieżności.

Oczywiście nie można całkowicie zlekceważyć również tych elementów, dla których poziom odchyleń wydaje się relatywnie niewielki. Wynika to z faktu, że nawet drobne rozbieżności mogą być konsekwencją kompensowania się kilku przeciwstawnych czynników, z których jeden lub kilka mogą być bardzo niekorzystne z punktu widzenia przedsiębiorstwa.

Jako przykład można podać odchylenie procentowej marży na sprzedaży, które na poziomie całej spółki jest nieznaczne. Po bardziej szczegółowym prześledzeniu czynników zauważono, że pozyskanie nowego klienta o stosunkowo dużych przychodach i wysokiej marży znacznie poprawiło rentowność. Jednakże zwiększenie poziomu rabatowania dla kilku dotychczasowych klientów doprowadziło do sytuacji, w której rentowność sprzedaży do tych klientów jest bliska zeru. Obydwa efekty na poziomie całej spółki mniej więcej się kompensują, jednakże oprócz wyższej marży generowanej przez nowego kontrahenta należy wyciągnąć wnioski z niskiego poziomu marży dla obecnych klientów. Odpowiednim działaniem będzie przystąpienie do renegocjacji cen sprzedaży oraz poziomu rabatów lub zwiększenie nacisku na zakład produkcyjny, aby poszukał optymalizacji kosztów wytworzenia produktów.

W następnym kroku przechodzimy do bardziej drobiazgowego pogłębienia wiedzy na temat przyczyn leżących w wybranych pozycjach wykazujących największy poziom odchylenia. Rozebranie rzeczywiście uzyskanych wyników na części pierwsze i odniesienie ich do wartości referencyjnych nie powinno być jedynie próbą usprawiedliwienia ewentualnego braku uzyskania celów. Dzieje się tak, gdy na plan pierwszy wysuwane są czynniki niezależne czy jednorazowe, które w analizowanym okresie ukształtowały się niekorzystnie dla spółki. Wyjaśnienie różnic między dwiema wielkościami – rzeczywistą i referencyjną – ma głównie na celu wyciągnięcie właściwych wniosków co do stopnia osiągnięcia celów postawionych przez właścicieli oraz wdrożenie adekwatnych działań naprawczych na przyszłość.

Z pewnością dużym ułatwieniem i przyspieszeniem pracy analitycznej jest korzystanie ze zintegrowanego systemu pozwalającego na wychwycenie nieprawidłowości praktycznie w czasie rzeczywistym. Dzięki temu skorygowanie błędów następuje na wcześniejszym etapie, bez konieczności inwestowania ogromnej ilości czasu na pracochłonne korekty wielu pozycji wynikowych. Programy mają wbudowane funkcje drążenia danych, przez co można dotrzeć w analizach aż do najmniejszego detalu.

Przykład praktyczny

Na początku kilka wyjaśnień do przedstawionego przykładu liczbowego.

Koszt własny oraz koszty obszarów funkcjonalnych wyrażone są negatywnym znakiem. Dzięki temu w trakcie zastosowania formuły na różnicę między wykonaniem a odniesieniem znak w kolumnie z odchyleniami wskazuje intuicyjnie wpływ na wynik EBIT (dodatnia wartość oznacza pozytywny wpływ i odwrotnie).

W kolumnie, która nazwana jest BUDŻET, można również wstawić inne wartości odniesienia (prognoza, dane rzeczywiste za poprzedni rok itd.).

W Tabeli 1 zostały zaprezentowane dwie główne pozycje zarządczego rachunku wyników spółki ALFA, czyli przychody netto oraz wynik EBIT. Dla każdej z nich pokazano budżet, wykonanie oraz odchylenie.

Gdyby spojrzeć w tabeli jedynie na wiersz z wykonaniem, nie bylibyśmy w stanie stwierdzić, czy spółka w analizowanym okresie była skutecznie zarządzana. Nie wiemy, jakie były oczekiwania udziałowców, jakie wyniki zostały osiągnięte w analogicznym okresie poprzedniego roku i jaki był trend w ciągu ostatnich miesięcy. Jakie segmenty i w jakim stopniu przyczyniły się do wypracowania wyniku całej spółki? Czy nie miały miejsca zdarzenia o charakterze jednorazowym? Czy w jakimś segmencie działającym w określonym sektorze gospodarki nie wystąpiły jakieś okoliczności w skali makro, na które spółka nie miała żadnego wpływu? Do oceny zrealizowanego zysku lub poniesionej straty w danym okresie potrzebne są wartości referencyjne, do których można się odnieść. Jak już wcześniej wspomniano, najczęściej są nimi dane pochodzące z budżetów, prognoz lub z analogicznego okresu poprzedniego roku.

Rzeczywisty łączny wynik spółki był wyższy o 1,9 pkt proc. od wyniku zaplanowanego w budżecie. Spółka zanotowała również wyższe o 882 tys. zł przychody netto. Po podzieleniu łącznego wyniku na dwa segmenty okazuje się, że głównie segment ogólnobudowlany przyczynił się w największym stopniu do zmian tych dwóch wartości, czyli przychodów i wyniku. Bardziej uszczegółowiony zarządczy rachunek wyników segmentu ogólnobudowlanego zaprezentowano w Tabeli 2.