Case study z wdrożenia w pełni zautomatyzowanych, złożonych procesów produkcyjnych pokazuje, że automatyzacja znajduje zastosowanie w wielu obszarach w niemal każdej organizacji. Raz wdrożona i pokazana szerokiemu gronu powoduje, że znikają stereotypowe obawy, a inicjatywy wprost same się znajdują i zakres takiego wdrożenia rozprzestrzenia się w ramach organizacji. Oprócz odzyskiwania czasu ludzi, przynosi wymierne oszczędności i pozwala unikać błędów. Jeden zautomatyzowany proces pociąga za sobą kolejny, a kolejne wdrożenia rozwiązań RPA stają się z czasem w organizacji czymś naturalnym i pożądanym.
Materiał powstał przy współpracy z partnerem:
W 2018 r. Danone rozpoczął pionierski proces cyfrowej transformacji, mający na celu zbudowanie przewagi konkurencyjnej na polu technologicznym. Na pierwszy ogień poszły zakłady produkcyjne Nutricia w Opolu. Nutricia jest częścią grupy spółek Danone, która działa w Polsce w 3 obszarach istotnych dla prawidłowego żywienia: produkty mleczne (Danone), woda i napoje (Żywiec Zdrój) oraz żywienie specjalistyczne (Nutricia). Celem cyfryzacji było stworzenie jeszcze bardziej innowacyjnych procesów technologicznych i doskonalenie procesów biznesowych, co pozytywnie wpływa również na zapewnienie jakości wytwarzanych produktów. W związku z faktem, że opolski zakład dysponuje wieloma technologiami produkcji, właśnie tu postanowiono uruchomić pilotażowe projekty z zakresu automatyzacji procesów biznesowych specyficznych dla organizacji z branży produkcyjnej. Projekt dotyczył głównie usprawnienia czynności manualnych w obszarze back-office. Szybko przystąpiono do testowania pionierskich rozwiązań, by w kolejnym kroku mogły z nich skorzystać również inne europejskie zakłady grupy spółek Danone. Podjęcie decyzji o mocniejszym angażowaniu się w cyfrową transformację miało służyć jakości produktów, zwiększeniu bezpieczeństwa pracy oraz produktywności zakładu.
Pierwsze koty za płoty
Wytypowano technologię, w oparciu o którą zautomatyzowany został pilotażowy proces: tworzenia dokumentów wysyłkowych w systemie SAP. Następnie – widząc, że technologia RPA jest na tyle obiecująca, że warto skorzystać z niej w szerszym zakresie – podjęto decyzję o zmianie technologii na UiPath oraz nawiązaniu współpracy z firmą Mindbox. Przy wyborze kierowano się przede wszystkim łatwością tworzenia robotów przez użytkowników biznesowych nieposiadających umiejętności programistycznych, a także efektywnością kosztową i oferowanym wsparciem partnera w zakresie rozwoju platformy RPA. I tak to się zaczęło. Wkrótce „na warsztat” wzięto kolejne procesy...
Proces po procesie
Ze wszystkich działów opolskiej fabryki wytypowano maksymalną liczbę procesów, które nadają się do automatyzacji, a następnie posegregowano je pod względem wysokości oczekiwanego zwrotu z inwestycji. Określono także poziom skomplikowania poszczególnych procesów. W ten sposób uzyskano liczbę ponad 40 procesów, które są od tego czasu sukcesywnie automatyzowane. Po nawiązaniu współpracy z firmą Mindbox, Nutricia korzystała początkowo z pomocy jej ekspertów w wielu kwestiach, jak utrzymanie serwera, na którym działał orkiestrator UiPath, środowiska deweloperskiego, produkcyjnego itd. W kolejnym etapie zajął się tym już wewnętrzny zespół IT z Nutricia, który przejął pełne zarządzanie platformą UiPath. Konsultanci Mindbox skupili się na wsparciu w projektowaniu i wdrażaniu kolejnych robotów.
C-3PO tworzy dokumenty wysyłkowe W samym zakładzie Nutricia w Opolu w inteligentny sposób zautomatyzowano dotychczas 10 procesów, co pozwoliło zaoszczędzić wiele godzin pracy. Gdyby to przeliczyć na roboczogodziny różnych specjalistów, procesy automatyzacji każdego dnia pozwalają zaoszczędzić 30 godzin pracy ludzi. Pierwszym robotem powstałym już bezpośrednio na platformie UiPath był C-3PO. Notabene, wszystkie roboty powstające w zakładzie Nutricia nazywane są roboczo imionami robotów znanych z popkultury. C-3PO zajmuje się tworzeniem nowych danych wejściowych w oparciu o zapasy i plan produkcji w systemie SAP. Rozwiązanie tworzy ponad 40 dokumentów wysyłkowych dziennie, zbierając dane z różnych systemów, standaryzując je i wysyłając w formie pliku pdf do odpowiednich pracowników. Dzięki temu ogranicza się możliwości popełnienia błędu i zwiększa standaryzację procesu. Narzędzie to pozwala zaoszczędzić dziennie 2,5 godziny pracy specjalisty.
Wall-E „czyści” zlecenia
Innym przykładem robotyzacji, stworzonej w zakładzie Nutricia, jest Wall-E, który „czyści” zlecenia w systemie produkcyjnym i wysyła je do systemu SAP. Narzędzie to potrafi m.in.: rozliczać podstawowe zamówienia, przypisywać koszty pracy poszczególnych wydziałów czy przesyłać raporty na wskazany adres e-mail. W efekcie pozwala to zaoszczędzić tygodniowo 10 godzin pracy analityków produkcji.
Hiro aktualizuje plan produkcyjny
Najbardziej skomplikowanym rozwiązaniem automatyzującym, które powstało w opolskim zakładzie jest robot Hiro. Jest to narzędzie, które co godzinę tworzy aktualną wersję planu produkcyjnego, z uwzględnieniem zleceń zaplanowanych na najbliższe godziny. Weryfikuje ten plan z danymi w systemie SAP. Następnie nakłada na to dane o postępie produkcji z systemu MES (Manufacturing Execution System). Dzięki temu potrafi np. opóźnić kolejne zlecenia, które zaplanowane są do uruchomienia w toczącej się już produkcji, gdy brakuje określonych materiałów. Hiro nie tylko sprawdza wydajność produkcji, ale też dostępność surowców w magazynie, ich termin przydatności oraz weryfikuje wybrane parametry jakościowe. Potrafi również składać zamówienia na surowce i opakowania dla trzech wydziałów zakładu, w których działa kilka linii produkcyjnych. „Przy wykonywaniu Hiro okazało się, że proces aktualizacji i realizacji planu produkcyjnego zależny jest od wielu różnych czynników zewnętrznych i występuje w nim wiele wyjątków. Dane, które można było uzyskać z systemów, nie były wystarczające. Natomiast proces przed automatyzacją opierał się na bezpośredniej wymianie informacji przez pracowników. Zatem informacje te nie były gromadzone w żadnym systemie. Dzięki funkcjonalnościom platformy UiPath – oraz wsparciu Mindbox – wprowadziliśmy konkretne zmiany w procesie, a robot Hiro wykonuje swoje zadania prawidłowo i jest nieustannie doskonalony” – mówi Sebastian Felisiak, kierownik ds. technologii cyfrowej w zakładzie produkcyjnym Nutricia. Dzięki Hiro, opolski zakład Nutricia zyskał m.in. większą precyzję w prowadzeniu wybranych procesów. Zoptymalizowano zarządzanie transportem, co przełożyło się też na oszczędności czasu. Ponadto narzędzia bazujące na koncepcji rozwiązania Hiro – od podstaw wymyślonego i stworzonego w fabryce w Opolu – są dziś wykorzystywane również w innych fabrykach Danone.
Automatyzacja jest jak wirus
Obecnie w samym zakładzie produkcyjnym Nutricia w fazie testów znajduje się kolejny, 11. projekt automatyzacyjny. Polega on na połączeniu możliwości platformy UiPath ze skryptami w języku programowania Python i narzędziami do rozpoznawania obrazów. Rozwiązanie to weryfikuje dokumenty, sprawdzając, czy są one poprawnie sporządzone. Przykładowo, czy znajdują się na nich podpisy i pieczątki przewoźników. Na podobnym etapie znajdują się dwie inne robotyzacje, a cztery kolejne pomysły na inteligentną automatyzację wejdą niebawem w fazę projektowania. Naturalnym zjawiskiem jest to, że „wirus automatyzacji” wydostał się również poza zakład produkcyjny w Opolu. To było kwestią czasu i poniekąd elementem planu wdrażania inteligentnej automatyzacji w ramach całego koncernu. Program inteligentnej automatyzacji w polskiej grupie Danone nabrał tempa i jest obecnie najbardziej zaawansowany. Projekt Chameleon to kolejna współpraca firmy Mindbox z Danone w zakresie robotyzacji. O skali projektu świadczy skala problemu, jaki zdecydowano się rozwiązać.
Chameleon wykryje wszystkie anomalie
Duże sieci handlowe każdego dnia zamawiają bezpośrednio w Danone duże ilości produktów. Codziennie spływa przynajmniej kilkadziesiąt zamówień na dziesiątki pozycji i nawet setki tysięcy jednostek danego produktu. Stany magazynowe nieustannie się zmieniają. Jednocześnie zmieniają się także kody materiałów w systemie SAP. W efekcie powstają błędy, które utrudniają realizację zamówień zgodnie z oczekiwaniami klientów i na czas. Zdarza się, że w magazynach nie występuje w danej chwili odpowiednia ilość produktów z danym kodem materiałowym, w związku z czym teoretycznie nie można zrealizować w pełni zamówienia. Niemniej w magazynach znajdują się te same produkty, ale z innym kodem materiałowym. Jeśli w odpowiednim momencie problem zostanie wykryty i skorygowany, zamówienia mogą zostać w pełni i na czas zrealizowane.
Krzysztof Kuczkowski
Senior RPA Consultant, Team Leader w Mindbox
„Przyspieszenie procesu, wyeliminowanie błędów i umożliwienie pracownikom skupienia się na obsłudze klienta, a nie korygowaniu kodów - to najważniejsze korzyści z wdrożenia projektu Chameleon.”
Dotychczas pracownicy działu obsługi klienta ręcznie sprawdzali każde zamówienie i potwierdzali, czy zgadzają się wszystkie kody materiałowe. Tylko w ten sposób można się było upewnić, że zamówienie zostanie poprawnie zrealizowane. Sprawdzenie jednego zamówienia zajmowało im zwykle około 20 minut. Ze względu na to procesem tym musiało się zajmować łącznie 6 osób. Jednak sytuacja się zmieniła...
Raport wykrywa anomalie
Fundamentem automatyzacji procesu jest raport, który powstaje w wyniku integracji danych pochodzących z trzech innych raportów. Łączone są informacje o zamówieniach klientów pochodzące z systemu SAP z danymi o aktualnych stanach magazynowych. Umożliwia to wykrycie anomalii wynikających ze zmieniających się kodów materiałowych.
Wdrożony robot UiPath integruje raporty składowe i tworzy raport Chameleon, w którym uruchamia makra, a następnie w przypadku wykrycia nieprawidłowości koryguje je, zgodnie z tym, co znajduje się w systemie SAP. Wreszcie na koniec informuje o tym odpowiednich pracowników.
Wcześniej pracownik musiał zalogować się do systemu, przejść przez kilka ekranów interfejsu, żeby pobrać raport, a następnie uruchomić filtry, żeby zobaczyć, które kody są niewłaściwe, a na końcu skorygować błędy. Każdego dnia trzeba było zmienić od 30 do 60 takich kodów. Odnaleźć każdy nieaktulany kod w każdym zamówieniu i ręcznie go poprawić.
Zamówienia walidowane są również pod kątem anomalii związanych z jednostkami produktów. Robot wykrywa także anomalie związane z liczbą jednostek produktów w zamówieniach. Gdy je zauważy, blokuje zamówienie i przekazuje komplet informacji do pracownika działu obsługi klienta, który ma możliwość sprawdzenia, jaka jest przyczyna problemu.
Obsługa klienta, a nie korygowanie kodów
Przyspieszenie procesu, wyeliminowanie błędów i umożliwienie pracownikom skupienia się na obsłudze klienta, a nie korygowaniu kodów – to najważniejsze korzyści z wdrożenia raportu Chameleon. Dzięki wykorzystaniu automatyzacji raport może być teraz generowany dwa razy dziennie. Pierwszy, poranny raport, obejmuje zamówienia złożone głównie poprzedniego dnia – po południu i wieczorem. Drugi raport, wykonywany około południa, obejmuje zamówienia złożone danego dnia rano.
Średnio pracownicy musieli dokonywać ręcznie kilkudziesięciu modyfikacji każdego dnia. Jedno „przepięcie” wymagało poświęcenia ok. 20 minut. Dlatego obsługą tego zadania zajmowało się aż 6 osób. Dzisiaj wystarczy jedna – operator procesu.
Wymierne korzyści
Na sukces projektów: C-3PO, Wall-E, Hiro i Chameleon, a zarazem całego programu robotyzacji w grupie Danone w Polsce, składa się wiele czynników. Jednym z nich jest ogromne wsparcie zarządu. Menedżerowie zachęcają wszystkich pracowników do aktywnego poszukiwania możliwości automatyzacji, zapewniając jednocześnie, że wdrażanie robotów nie będzie miało żadnego negatywnego wpływu na ich zatrudnienie. I tak, krok po kroku, inteligentna automatyzacja przenosi się na kolejne procesy, kolejne obszary i kolejne spółki z grupy Danone. Współpraca Mindbox z Danone pokazuje, że każdy kolejny robot pociąga za sobą nowe pomysły, nowe procesy i coraz większą otwartość w ramach organizacji. Niczym wirus, wdrożenia rozwiązań RPA zaczynają rozprzestrzeniać się wewnątrz organizacji.
Sprawdź, już dziś, które czynności warto zautomatyzować w twojej organizacji.
Mindbox.pl/wybierz-proces
