Raportowanie finansowe i zarządcze grup kapitałowych jest świetnym przykładem zastosowania automatyzacji procesów biznesowych w obszarze finansów. Praktyczne studia przypadku wyraźnie pokazują, iż wykorzystanie specjalistycznego oprogramowania pozwala ograniczyć pracochłonność, poprawić jakość i wyeliminować ryzyka procesu. Niniejszy raport podsumowuje korzyści zrealizowane przez firmy, które zdecydowały się na wdrożenie systemu FlexiReporting.
Materiał powstał przy współpracy z partnerem:
Prezentowane opracowanie stanowi kompilację studiów przypadku z wybranych projektów zrealizowanych przez zespół FlexiSolutions. Bazuje na doświadczeniach wdrożenia systemu do konsolidacji sprawozdań finansowych w Grupach Kapitałowych: Polskiego Banku Komórek Macierzystych, Media Saturn Holding Polska, Transition Technologies czy Polskiego Funduszu Rozwoju. Synteza doświadczeń projektowych w sposób uniwersalny prezentuje wzorcowy scenariusz optymalizacji procesu konsolidacji.
Analizowane przypadki różnią się istotnie celem i zakresem raportowania – przykłady dotyczą konsolidacji wykonywanej zgodnie z Ustawą o Rachunkowości na potrzeby raportowania skonsolidowanych sprawozdań finansowych SF XML oraz raportowania giełdowego według MSR/MSSF. Wybrane firmy różnią się także wielkością i złożonością Grupy Kapitałowej – w omawianej próbce znalazły się zarówno podmioty konsolidujące zagraniczne spółki zależne w wielopoziomowej strukturze jednostek bezpośrednio i pośrednio zależnych, jak i prostsze struktury kapitałowe składające się wyłącznie ze spółek prowadzących działalność na terenie Polski. Jednocześnie, taki dobór przypadków pozwolił nam przyjrzeć się problemom konsolidacji w skali od kilku do prawie 100 spółek zależnych. Wreszcie, w każdej z wymienionych firm, automatyzacja procesu konsolidacji finansowej implementowana była w integracji z innymi systemami ERP lub finansowo-księgowymi.
Tak zróżnicowana próba przedsiębiorstw pozwoliła uchwycić kluczowe obszary automatyzacji procesu biznesowego oraz korzyści wynikające z zastąpienia arkusza kalkulacyjnego specjalistycznym oprogramowaniem klasy EPM. Jesteśmy przekonani, że dzięki temu prezentowane elementy metodyki wdrożeniowej mają charakter uniwersalny, a proponowane rozwiązania systemowe mogą zostać z powodzeniem zaaplikowane w dowolnym przedsiębiorstwie.
Kluczowe obszary automatyzacji procesu konsolidacji sprawozdań finansowych
Przygotowanie sprawozdań finansowych to ostatni etap szeroko rozumianego procesu Record-to-Report. Projekty optymalizacji i automatyzacji procesów księgowych najczęściej koncentrują się na procesach przetwarzania dokumentów księgowych, obiegu dokumentów, automatyzacji rozliczeń i alokacji zarządczych. Do kanonu projektów realizowanych przez zespoły księgowe zaliczyć można wdrożenia systemów typu workflow czy implementację robotów przetwarzających powtarzalne dokumenty. Obszar sprawozdawczości finansowej nadal jest w wielu firmach domeną arkusza kalkulacyjnego. Zapewne jest tak dlatego, że w tym przypadku trudno jednoznacznie wykazać bezpośrednie, spektakularne korzyści w postaci oszczędności określonej liczby FTE. Myśląc jednak o budowie nowoczesnych procesów księgowych i sprawozdawczych nie sposób pominąć tego etapu na mapie projektów optymalizacyjnych.
Kluczowe elementy Business Automation wiążą się wprost z kolejnymi krokami procesu konsolidacji. W tabeli zebraliśmy najważniejsze obszary automatyzacji dostępne dzięki wdrożeniu specjalistycznego systemu do konsolidacji sprawozdań finansowych. Prezentujemy w niej możliwości i przykłady usprawnień w przywołanych projektach wdrożenia systemu FlexiReporting.
Przedstawione elementy usprawnień były realizowane w podobny sposób w każdym z przytoczonych projektów. W każdym z wdrożeń fundamentem systemu jest analityczna, szczegółowa struktura konsolidacyjnego planu kont. Dekompozycja Rachunku Wyników i Bilansu na 100 do 500 predefiniowanych kontach konsolidacyjnych stwarza ramy dla spójnego, kontrolowalnego procesu, w którym możliwe są kolejne automatyzacje.
Korzyści z wdrożenia oprogramowania do konsolidacji
Zaprezentowane przykłady automatyzacji dostarczają wymiernej wartości dodanej dla procesu konsolidacji sprawozdań finansowych.
Podstawową korzyścią jest ograniczenie pracochłonności raportowania skonsolidowanego. Optymalizacja procesu staje się udziałem zarówno kontrolerów i księgowych w spółkach zależnych, jak i osób odpowiedzialnych za konsolidację na poziomie Grupy Kapitałowej. Zastąpienie części zadań wykonywanych do tej pory manualnie przez przetwarzanie i kalkulacje systemowe pozwala zaoszczędzić wymierną liczbę godzin, co wprost przekłada się na skrócenie terminów raportowania. Ponieważ przygotowanie raportów zajmuje mniej czasu, zespół odpowiedzialny za konsolidację zyskuje dodatkową przestrzeń na analizę danych oraz formułowanie wniosków i rekomendacji. Automatyzacja procesu pozwala także na utrzymanie obecnego poziomu zatrudnienia, mimo rosnącej skali działalności firmy – właściwie wdrożony system informatyczny sprawia, iż złożoność i pracochłonność konsolidacji pozostaje na stabilnym poziomie, mimo akwizycji kolejnych spółek do struktur Grupy Kapitałowej.
Kolejnym benefitem jest poprawa jakości i transparentności raportowania skonsolidowanego. System ogranicza ryzyko błędów. W zautomatyzowanym procesie praktycznie nie ma miejsca na nieprawidłowe formuły, nieodświeżone łącza czy niewłaściwie wklejone dane. Interfejsy i reguły systemowe w sposób systematyczny i powtarzalny realizują kolejne etapy przetwarzania. Dodatkowo, na wszystkich etapach procesu tworzona jest przejrzysta dokumentacja audytowa. Wszystkie dostępne i wymagane szczegóły przechowywane są w centralnej bazie danych, a system zapewnia możliwość ich raportowania i analizy za każdym razem, gdy jest to potrzebne. Z perspektywy dyrektora finansowego oznacza to zdecydowanie większy komfort i niezależność procesu. W takim środowisku, zmiany personalne w zespole odpowiedzialnym za konsolidację nie stanowią już ryzyka dla ciągłości procesu.
Justyna Szumowska
Dyrektor Zarządzający, Dział Finansowo–Organizacyjno-Prawny, Transition Technologies S.A.
„Automatyzacja procesu konsolidacji jest bez wątpienia procesem czasochłonnym i wieloetapowym, jednak dobrze przeprowadzona może wesprzeć cały jej przebieg, dostarczając usprawnień i optymalizacji na poszczególnych jej etapach. Przede wszystkim umożliwia zachowanie wiedzy eksperta do spraw konsolidacji, która może stać się nie do odzyskania po jego odejściu. Pozwalają na to definiowalne reguły zaszyte w programie, co dodatkowo daje możliwość obsługi wielu procesów przez osoby nieznające tych zagadnień oraz rozłożenie procesu na więcej użytkowników w jednym czasie. Na szczególną uwagę zasługuje również automatyzacja obsługi środków trwałych, przesuwanych w ramach grupy, często wielokrotnie, przy wielu różnorodnych transakcjach tego typu. Jest ona nie do uzgodnienia w arkuszu kalkulacyjnym, natomiast w programie może przebiegać wielowątkowo i na bieżąco, dostarczając setek korekt konsolidacyjnych, naliczających się co miesiąc, kwartał czy rok, bez udziału użytkownika."
Wreszcie wdrożenie systemu otwiera nowe możliwości raportowania zarządczego. W części z omawianych przypadków celem projektu było dostarczenie narzędzia wspierającego przygotowanie rocznych lub kwartalnych sprawozdań finansowych. Rezultaty wdrożenia pozwoliły natomiast na niemal płynne zwiększenie częstotliwości raportowania skonsolidowanego na potrzeby zarządcze. Skoro w zdecydowanej większości proces opiera się na zautomatyzowanym przetwarzaniu odpowiednich danych, to przygotowanie comiesięcznego, zarządczego raportu skonsolidowanego nie stanowi większego obciążenia dla organizacji. Co więcej, wykorzystanie oprogramowania, w którym moduł konsolidacji finansowej jest elementem większej całości systemu klasy EPM pozwala na harmonijną rozbudowę narzędzi w obszarze controllingu finansowego. Na taką ścieżkę zdecydowała się część z przywołanych firm – po pomyślnym wdrożeniu narzędzi konsolidacji, rozwiązanie zostało rozbudowane o moduły budżetowania, prognozowania czy raportowania zarządczego. W ten sposób raportowanie skonsolidowane stało się zintegrowaną częścią ekosystemu informacji menedżerskiej przedsiębiorstwa.
Ostatnie miesiące 2021 roku pokazują rosnące zainteresowanie systemami do konsolidacji ze strony polskich przedsiębiorstw. Spływające zapytania ofertowe jednoznacznie pokazują, że coraz więcej firm dostrzega potencjał optymalizacji związany z automatyzacją procesu raportowania skonsolidowanego. Praktyka stosowania specjalistycznych systemów informatycznych dla procesów controllingu i sprawozdawczości, powszechna w międzynarodowych korporacjach, staje się stopniowo jednym z priorytetów w doskonaleniu cyklu Record-to-Report polskich przedsiębiorstw. Doświadczenia przywołanych przedsiębiorstw pokazują, że FlexiReporting stanowi doskonałą odpowiedź na tę potrzebę. Dostosowany do lokalnych potrzeb i uwarunkowań system idealnie realizuje przyjętą kilka lat temu strategię FlexiSolutions, której celem nadrzędnym jest dostarczenie realnej alternatywy dla rozwiązań oferowanych przez globalnych dostawców...
