Raportowanie jest dziś nieodłącznym elementem niemal każdej firmy. Dostęp do informacji już dawno przestał być przywilejem wyłącznie dużych organizacji. Średnie, małe, a nawet mikrofirmy z coraz większą świadomością sięgają po dostępne na rynku systemy do raportowania lub budują je we własnym zakresie.
Większość decyzji biznesowych zapada na podstawie uzyskanych w danym momencie informacji. Korzystanie z różnego rodzaju raportów stało się na tyle powszechne, że często nawet nie zdajemy sobie sprawy, jak bardzo jesteśmy od nich uzależnieni. Nie ma znaczenia, czy jest to rozbudowany system raportowania obejmujący swoim zasięgiem wszystkie działy, oddziały albo procesy firmy, czy prosty arkusz kalkulacyjny – ważne, aby odpowiadał na potrzeby użytkowników.
Wiarygodność informacji
Podstawowym wymaganiem wysokiej jakości raportowania jest bez wątpienia wiarygodność informacji. Jeden błąd w raporcie może doprowadzić do katastrofalnych skutków. Jakiego rodzaju błędów należy się wystrzegać? Jakie mogą być następstwa wypaczonych wyników? W jaki sposób ograniczyć ryzyko błędnych decyzji?
Na wstępie pragnę podkreślić, że niemożliwe jest całkowite wyeliminowanie błędów z raportowania. Zapewne znajdą się osoby, które wejdą ze mną w polemikę, twierdząc, że ich raporty są wolne od błędów. W takich sytuacjach zawsze zwracam uwagę rozmówców na dwa aspekty. Po pierwsze, istnieje wysokie prawdopodobieństwo (graniczące z pewnością), że dotychczas nikt nie zauważył niezgodności w raportowaniu. Po drugie, niektóre rodzaje niezgodności są akceptowalne, ponieważ nie mają wpływu na podjęte przez użytkowników decyzje biznesowe. Wyobraźmy sobie następującą sytuację: księgowa pomyliła alokację kosztów, tzn. faktura za zakup materiałów biurowych na kwotę 500 zł netto została zaksięgowana w koszty środków czystości. Wygenerowany został zarządczy rachunek zysków i strat (P&L), na podstawie którego zarząd ustalił strategię na kolejne miesiące. Czy tego rodzaju błędy przekładają się na decyzje biznesowe? Oczywiście nie. Zupełnie inaczej jest w przypadku tzw. błędów krytycznych. Błąd krytyczny jest kojarzony przede wszystkim z programami komputerowymi. W kontekście raportowania nie ma jednoznacznej definicji błędu krytycznego, chociażby ze względu na zróżnicowane grupy odbiorców raportów. Moim zdaniem z błędem krytycznym mamy do czynienia w momencie, gdy dysponując prawidłowym raportem (błąd został wyeliminowany), podjęlibyśmy inną decyzję niż pierwotnie podjęta (nie ma znaczenia, czy decyzja ta okazała się korzystna, czy nie). Wspomniana zasada zakłada, że decydent nie wszedł w posiadanie żadnych nowych informacji wpływających na podjęcie decyzji.
Od ponad 10 lat zajmuję się projektowaniem i wdrażaniem systemów raportowania dla klientów o rozproszonej strukturze organizacyjnej (jak lokale gastronomiczne, sklepy handlowe, stacje paliw oraz pozostałe organizacje mające różne lokalizacje i grupy produktów albo usług sprzedażowych). Firmy o tego typu strukturze organizacyjnej są szczególnie mocno narażone na błędy w systemie raportowania.
Opierając się na dotychczasowym doświadczeniu, przygotowałem zestawienie najbardziej „kosztownych” błędów w raportowaniu (rysunek).
Pozostałe 74% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
