Budżetowanie procesów z wykorzystaniem iGrafx i zaawansowanych symulacji

Budżetowanie to proces, którego celem jest określenie wielkości niezbędnych zasobów finansowych, jak też fazy ich wydatkowania. Wiąże się to z określeniem pewnego planu finansowego oraz jego późniejszą weryfikacją.

Inna powszechnie przyjęta definicja budżetowania określa sam budżet jako plan działania, który prezentuje sposób alokacji zasobów wyrażony w jednostkach pieniężnych lub w jednostkach naturalnych, zaakceptowany i realizowany przez pracowników poszczególnych szczebli zarządzania, sporządzony na określony czas. Najczęściej przyjmuje się, że jest to rok kalendarzowy, podzielony na mniejsze odcinki czasu, np. kwartały lub miesiące, albo na okres niezbędny do realizacji określonego zadania¹.

W procesie budżetowania dość często wykorzystuje się narzędzia arkusza kalkulacyjnego, choć wydaje się, że dużo lepszym rozwiązaniem jest oparcie budżetu na schemacie modelu procesu biznesowego. Pozwala to na wygenerowanie raportu budżetowania jako wyniku symulacji procesu biznesowego, która opiera się na zmiennych.

Pierwszy krok – model procesu

W rozważaniach na temat budżetowania wykorzystany zostanie model procesu biznesowego, który charakteryzuje pracę dwóch departamentów banku – działu obsługi klienta oraz działu analiz. Z racji niewielkiej objętości tego tekstu oraz chęci ukazania meritum sprawy, w dalszej części niniejszego artykułu źródłem rozważań będzie następujący proces biznesowy:

1. Klient składa wniosek kredytowy;
2. Wniosek kredytowy jest przyjmowany, kompletowany i wstępnie analizowany;
3. Wniosek jest przesyłany do analizy;
4. Wniosek jest analizowany;
5. Przygotowana jest decyzja kredytowa;
6. Decyzja kredytowa jest przekazywana klientowi i działowi obsługi klienta, który następnie dokonuje odpowiednich operacji.

Rysunek 1 zawiera model procesu biznesowego: budżetowaniu w zakresie wynagrodzeń personelu zaangażowanego do omawianego procesu podlega bank wraz z dwoma działami: obsługi klienta oraz analiz.

Pierwsza faza budżetowania – budowanie modelu

Pierwsza faza wykonania budżetu przy wykorzystaniu aplikacji iGrafx polega na zdefiniowaniu samego modelu procesu biznesowego. Na tym etapie nie definiuje się jeszcze metadanych towarzyszących modelowi, a jedynie przygotowuje „projekt” procesu za pomocą:

• Zdarzeń (zdarzenie początkowe, końcowe, odbiór komunikatu, nadanie komunikatu);
• Czynności – to te elementy z palety kształtów, które odpowiadają za zużycie zasobów (czas, praca, wyposażenie) i generują koszty;
• Bramki logiczne – odpowiadają za strukturę logiczną modelu procesu.

Oczywiście budżetowaniu w tak przygotowanym modelu podlega jedynie sfera „banku”. Klient w tym przypadku jest umieszczony informacyjnie, choć to de facto on inicjuje pracę wykonywaną przez bank, poprzez wysłanie odpowiedniego „impulsu” – o czym później.

Po wykonaniu kompletnego modelu procesu biznesowego i zweryfikowaniu jego logiki, czyli poprawności zaprojektowanego przepływu pracy, można przejść do drugiego etapu – przyporządkowania tych elementów, które tworzą koszty, czyli wpływają na sferę budżetowania.

Etap drugi – definicja zasobów

iGrafx to rozbudowane narzędzie, gdyż poza sferą odwzorowania logiki procesu biznesowego umożliwia „zaangażowanie” do jego realizacji zasobów, które w pierwszej kolejności należy zdefiniować. W aplikacji iGrafx domyślnie dostępne są następujące typy zasobów:

• Praca (pracownik);
• Wyposażenie (architektura);
• Narzędzia (infrastruktura);
• Lokalizacja.

Na potrzeby niniejszego artykułu – w celu zachowania przejrzystości – zostanie wykorzystany jeden typ zasobu, tj. pracownik, zwłaszcza że w tym przypadku tekst koncentruje się na kwestii wynagrodzeń jako istotnego elementu składowego każdego budżetu.

Proces tworzenia zasobu rozpoczyna się w iGrafx od jego zdefiniowania. Możliwości definicyjne pokazuje Rysunek 2.

Po poprawnym zdefiniowaniu pracowników pojawią się oni w dostępnych zasobach, które można wykorzystać w procesie modelowania, a następnie symulacji procesu biznesowego.

Aby dokończyć ten proces, należy dokonać alokacji zasobów, czyli przypisania odpowiednich pracowników do procesu w podziale na baseny i tory, czyli na organizację i jej departamenty.

Alokacja zasobów jest kluczowym elementem przygotowania podkładu pod prawidłowo przeprowadzony proces symulacji, którego efektem jest budżet symulacji. W tym celu należy bezpośrednio przypisać każdy zasób (np. pracownika) do konkretnego basenu i toru. Rysunek 3 prezentuje przeprowadzony proces alokacji wraz z rozpisaniem bezpośredniego przydziału dla konkretnego pracownika.

Etap 3 – harmonogramy i czasy

iGrafx dokonuje raportowania na podstawie zdefiniowanych zasobów oraz ich udziału w czynnościach, te zaś mają określone parametry – tzn. czasy trwania oraz harmonogramy. Każdy z wymienionych elementów może być przedmiotem osobnego definiowania, tj.:

• W przypadku czasu trwania czynności może być to zdefiniowany czas stały, przedział wartości lub czas pobierany jako zmienna (argument) z zewnętrznego systemu lub definiowany za pomocą funkcji;
• W przypadku harmonogramu – jest to kombinacja dni pracy oraz godzin pracy, oraz czasu nieaktywności (np. przerwa śniadaniowa, która może być opłacana bądź nie) – iGrafx ma zestaw gotowych harmonogramów, niemniej oprogramowanie pozwala na tworzenie własnych, a w przypadku standardowych procesów wykorzystania tzw. harmonogramu skompresowanego (5 dni pracy × 8 godzin dniówki).