Efektywny system informacji zarządczej i rola działu finansowego

Jak Pan ocenia rolę i znaczenie informacji zarządczej w przedsiębiorstwie?

Zarządzanie firmą to ciągłe podejmowanie decyzji. Żeby podejmować dobre decyzje, należy mieć właściwe rozpoznanie sytuacji, a jakość decyzji jest wprost proporcjonalna do jakości posiadanych informacji. Dostęp do sprawdzonych informacji na czas jest dziś jednym z warunków niezbędnych do osiągnięcia sukcesu. Nie da się przecenić roli informacji zarządczej w efektywnym zarządzaniu biznesem.

Jakimi cechami, według Pana, powinien charakteryzować się sprawny i efektywny system informacji zarządczej, wspierający zarządzanie przedsiębiorstwem?

O dwóch cechach informacji zarządczej już wspomniałem: aktualność i sprawdzalność. Aby informacja zarządcza była aktualna i sprawdzalna, cały system musi efektywnie działać. Oznacza to w praktyce dostęp do aktualnych danych będących w posiadaniu firmy. Mam tu na myśli dane, które są zawarte w systemach typu ERP, CRM i FK. Sprawnie działający system informacji zarządczej powinien zapewniać integrację danych i procesów w bazie danych, obejmować wszystkie obszary działalności przedsiębiorstwa, umożliwiać wykonywanie szybkich analiz biznesowych oraz dostarczać optymalną z punktu widzenia prowadzonego biznesu liczbę wskaźników, która we właściwy sposób opisuje rzeczywistość. Ta liczba danych powinna być zdefiniowana indywidualnie w momencie tworzenia systemu zarządzania informacją, a następnie modyfikowana w zależności od zapotrzebowania jednostki.

Jak jest rola działu finansowego w dostarczaniu informacji zarządczej? Czy powinna ona być dostarczana głównie przez ten dział, czy też z całej organizacji?

Dział finansowy z uwagi na charakter posiadanych danych ma szczególną rolę do odegrania w procesie dostarczania informacji zarządczej. Byłoby jednak błędem, gdybyśmy w budowaniu systemu ograniczyli się do działu finansowego jako jedynego miejsca, z którego otrzymujemy informację zarządczą. Rolą działu finansowego powinna być pewna koordynacja procesu zbierania danych z organizacji, ale już sama liczba dostawców informacji powinna być znacznie szersza. Oprócz twardych danych finansowych, które są przede wszystkim w posiadaniu działów finansowych, informacja zarządcza powinna zawierać wiele istotnych danych operacyjnych, dostępnych w wielu innych obszarach w organizacji. Aby jednak uniknąć nadmiernego rozproszenia, w procesie dostarczania informacji zarządczej, który może spowodować opóźnienia w uzyskaniu oczekiwanych informacji, konieczne jest wyznaczenie obszaru odpowiedzialnego za skoordynowanie procesu zbierania tych istotnych informacji z całej firmy. Funkcję koordynatora może pełnić dział kontrolingu finansowego, gdyż jest to dział o specjalistycznych kompetencjach w zakresie agregowania, analizowania i prezentowania danych. Jest to w firmie naturalny partner dla zarządu do podejmowania tego typu zagadnień.

Jak w grupie nazwa.pl zorganizowany jest system gromadzenia, przetwarzania i dostarczania informacji zarządczej?

Nazwa.pl od ponad dwóch lat zwiększa nacisk na rozwój systemu informacji zarządczej. W tym czasie jego rola w organizacji znacząco wzrosła. W spółce są wydzielone obszary odpowiedzialne za dostarczanie informacji zarządczych kluczowych z punktu widzenia biznesu. Za stronę przychodową odpowiada wyznaczona komórka analityczna. Główną rolą tego obszaru, oprócz dostarczenia ważnych danych, jest także przeprowadzenie pogłębionej, wielopłaszczyznowej analizy, gdyż dziś o sukcesie decydują detale. Często są one ukryte w gąszczu informacji, których dostarczają potężne bazy danych systemu CRM – prawdziwa skarbnica wiedzy na temat naszego biznesu. Aby osiągnąć sukces, trzeba z tego olbrzymiego magazynu danych wyłuszczyć te najistotniejsze, które pozwalają jeszcze lepiej reagować na potrzeby klientów. Stronę kosztową w spółce nadzoruje dział kontrolera finansowego. Jest to bardzo ważny obszar, który oprócz agregowania istotnych informacji na temat kosztów operacyjnych oraz inwestycyjnych koordynuje procesy budżetowania, kontroli i rozliczania. Kontroler finansowy jest kluczowym dostawcą informacji dla zarządu, gdyż w jego kompetencjach pozostaje dostarczanie raportów zarządczych wraz z analizą ex post i prognozą. W dzisiejszym biznesie oprócz odpowiednich kompetencji potrzebne są także nowoczesne narzędzia do gromadzenia i przetwarzania danych. Nazwa.pl inwestuje i rozwija systemy analityczno-raportowe, tak by osoby kompetencyjnie odpowiedzialne za stronę informacyjną miały komfort pracy i mogły w bardzo krótkim czasie dostarczać najcenniejszą dla biznesu – aktualną i sprawdzoną informację zarządczą.