Proces workflow sprzymierzeńcem rachunkowości finansowej LFA

Ciągłe dążenie do optymalizacji działalności gospodarczej jest charakterystycznym znakiem obecnych czasów. Na tyle istotnym, że spółki podejmują szeroko zakrojone działania, stawiając za cel osiągnięcie „szczupłości” struktur, procesów produkcyjnych, usługowych, handlowych, dekomponując i definiując na nowo jednostki organizacyjne, instrukcje, procedury, plany i reguły funkcjonowania. Intensywność i rozmach zmian, służących tworzeniu wartości dodanej na rzecz klientów, nader często przesłaniają decydentom silny wpływ sposobu określania i realizowania celów systemu informacji ekonomicznej (ewidencyjnej i informacyjnej) na efektywność i jakość tej ewolucji. Procesy rachunkowości finansowej niejednokrotnie stają się wąskim gardłem i znacząco odstają swoją dotychczasową formą od praktyk zwinnej organizacji. Ustalmy bariery, które najczęściej wpływają na fiasko wprowadzenia w organizacji zmian zgodnych z zaleceniami Lean Financial Accounting (LFA¹) stanowiących ważki element koncepcji Lean Management (LM²) strategii Lean Enterprise (LE³). Zbadajmy potencjał i skutki wdrożenia mechanizmów workflow⁴ systemu klasy Business Process Management (BPM⁵) dla księgowości. Oceńmy zasadność wyposażenia przedsiębiorstwa w narzędzia wspierające efektywne spełnianie poszczególnych funkcji przez rachunkowość finansową.

Bariery wdrożenia praktyk LFA

Źródła dużego zróżnicowania przekonań co do przeszkód wprowadzenia zmian w obszarze rachunkowości w ramach koncepcji Lean upatrywać należy w opiniach osób, które dysponują odmiennym doświadczeniem, wiedzą i dokonują oceny przez pryzmat pełnionych ról w przedsiębiorstwie i spoczywających na nich obowiązkach. Stąd różnice w istotności i szczegółowości przywołanych obaw stanowią odzwierciedlenie niepokojów, jakie wzbudzają potencjalne skutki podjęcia przemian spod szyldu Lean Management dla udziałowców tychże zmian i obszarów, za które są odpowiedzialni (Tabela 1).

Wprawne oko trafnie wychwyci, że jedynie ostatnią pozycję (pkt 18) można bezsprzecznie uznać za faktyczne, potencjalne zagrożenie uruchomienia Lean Financial Accounting w przedsiębiorstwie. Pierwsze cztery kwestie potwierdzają lukę w odpowiednio ugruntowanej wiedzy o naturze i charakterze prowadzenia działalności torami Lean Management, którą można skutecznie wyeliminować poprzez organizowanie szkoleń i upowszechnianie wiedzy o systemie Lean. Kolejnych dziewięć punktów stanowi kanon, który przywoływany jest zawsze, gdy analizowane są przeszkody dowolnych zmian w spółce, niezależnie od ich zakresu i charakteru, i nie są one specyficzne jedynie dla transformacji rangi Lean, lecz opisują powszechne niedomagania systemów zarządzania żywymi organizacjami. Pozycje 14–17 są naturalnym przejawem obaw typowo ludzkich i przedstawiają niewykluczone konsekwencje, których zaistnienie poświadczać będzie wejście przez firmę w tryb ciągłego doskonalenia. To w działaniach kadry wyższego i średniego szczebla zasadnie doszukuje się przemyślanej i dojrzałej postawy, by powyższe wątpliwości rozwiać, ryzyka ograniczyć i zminimalizować ewentualne niepożądane implikacje. Czy zatem system typu BPM jest w stanie swoją specyfiką wspierać podmiot gospodarczy w dążeniu do zbudowania i utrzymania „szczupłego” i „zwinnego” biznesu?