Jak poprawić błędne dane nabywcy na fakturze

W przypadku zamieszczenia błędnych danych nabywcy na fakturze pojawiają się jednak wątpliwości, czy taka pomyłka może być poprawiona notą korygującą, czy też konieczne jest sporządzenie faktury korygującej. Odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna i zależy od rodzaju popełnionego błędu.

Obowiązek zamieszczenia konkretnych danych nabywcy na fakturze wynika wprost z przepisów art. 106e ust. 1 pkt 3 i 5 ustawy o VAT. Wystawiona faktura powinna zawierać m.in. imię i nazwisko lub nazwę nabywcy, jego adres oraz numer NIP, za pomocą którego jest on zidentyfikowany na potrzeby podatku od towarów i usług. Dane wykazane w fakturze błędnie należy oczywiście poprawić. Zmiana taka może być realizowana poprzez wystawienie faktury korygującej lub noty korygującej. Podstawowa różnica pomiędzy wskazanymi dokumentami dotyczy podmiotu uprawnionego do ich sporządzenia. Faktura korygująca jest wystawiana przez podatnika będącego sprzedawcą. Uprawnionym do wystawienia noty korygującej jest natomiast nabywca towarów lub usług. Należy podkreślić, że nota korygująca jest specyficznym rodzajem faktury, którym można poprawiać tylko określone rodzaje błędów. Jej zakres jest znacznie węższy niż zakres faktury korygującej.

Kiedy wystawić fakturę korygującą?

Zasady wystawiania faktur korygujących regulowane są postanowieniami art. 106j ustawy o VAT. Przypadki, w których sporządza się fakturę korygującą, wymieniono w ust. 1 wskazanego przepisu. Przesłanką wystawienia faktury korygującej będzie:

• zmiana podstawy opodatkowania lub kwoty podatku wskazanej w fakturze,
• dokonanie zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
• dokonanie zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, otrzymanej przed dokonaniem dostawy towaru lub wykonaniem usługi,
• stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury.

Zakres błędów poprawianych fakturą korygującą jest więc bardzo szeroki. Ostatnia z wymienionych przesłanek, odnosząca się do pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury, może obejmować również m.in. błędne dane nabywcy podane w fakturze. Tym samym, jeżeli sprzedawca samodzielnie stwierdzi pomyłkę w tym zakresie lub nabywca zwróci mu uwagę na błąd, wystawienie faktury korygującej będzie zawsze uzasadnione.

Jak skorygować fakturę wystawioną na rzecz niewłaściwego podmiotu?

Zmiana poszczególnych danych nabywcy, realizowana poprzez wystawienie faktury korygującej, nie budzi wątpliwości. Mogą pojawiać się one natomiast w sytuacjach, gdy fakturę wystawiono na rzecz niewłaściwego podmiotu. Trudno jednak mówić wówczas o pomyłce w danych kontrahenta, skoro nieprawidłowo wskazano już samą osobę nabywcy. Przepisy ustawy o podatku od towarów i usług nie regulują wprost takich sytuacji. Dlatego bywają one często problematyczne. Należy rozróżnić tutaj dwa podstawowe przypadki.

Korekta danych nabywcy, gdy transakcja miała miejsce

Pierwszy z nich obejmuje transakcje faktycznie przeprowadzone. Rzeczywisty nabywca towaru lub usługi otrzymuje fakturę, w której podano jednak pomyłkowo dane innego podmiotu. Właściwym rozwiązaniem jest wtedy sporządzenie odpowiedniej faktury korygującej i przekazanie jej nabywcy. Podstawą dokonania korekty będą przepisy art. 106j ust. 1 pkt 5 ustawy o VAT – stwierdzenie pomyłki w jakiejkolwiek pozycji faktury. Transakcja ta niewątpliwie miała bowiem miejsce, a faktura została przekazana faktycznemu nabywcy towaru lub usługi. Wystawienie faktury korygującej do „zera” i ponowne wystawienia faktury z właściwymi danymi nabywcy nie jest tutaj uzasadnione.

Korekta danych nabywcy, gdy transakcja nie miała miejsca

Drugi przypadek obejmuje czynności, które w rzeczywistości nie zostały dokonane, a podmiot otrzymujący błędną fakturę, w ogóle nie uczestniczył w danej transakcji.

W takiej sytuacji, jeżeli faktura została już wprowadzona do obrotu prawnego, wykluczając w efekcie możliwość jej anulowania, nie ma w zasadzie innej możliwości niż sporządzenie faktury korygującej „zerującej” wartość transakcji i przekazanie jej podmiotowi błędnie wymienionemu w fakturze pierwotnej.

W dalszej kolejności sporządza się fakturę z prawidłowymi danymi nabywcy i doręcza podmiotowi, który faktycznie dokonał zakupu towarów lub usług wykazanych w fakturze.

Analogicznie argumentują organy podatkowe. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 24 czerwca 2024 r. (sygn. 0114-KDIP1-1.4012.245.2024.2.MŻ) stwierdzono jednoznacznie, że:

MF

(...) w przypadku, gdy wystawioną przez upoważniony do tego podmiot fakturę lub fakturę korygującą otrzymał podmiot, który w rzeczywistości nie był stroną transakcji – nie nabył faktycznie towaru/usługi – skorygowanie tego błędu powinno nastąpić poprzez wystawienie faktury korygującej „do zera”, gdyż w takiej sytuacji faktura dokumentuje transakcję, która nie miała miejsca. Podmiot, który ją otrzymał i figuruje na dokumencie jako nabywca, nie był stroną transakcji. Zatem, jeżeli faktura została wystawiona na podmiot, który nie był stroną transakcji i dokument został do niego doręczony, to sprzedawca będzie obowiązany do wystawienia faktury korygującej „do zera”. Wystawiona faktura lub faktura korygująca dokumentuje bowiem transakcję, która w rzeczywistości nie miała miejsca. Błędnie wskazany na fakturze kontrahent nie nabył towaru ani usługi.

Wskazane działanie może okazać się oczywiście problematyczne. Podatnik otrzymujący fakturę, która w żaden sposób go nie dotyczy, często nie będzie zgadzał się na przyjęcie faktury korygującej. W konsekwencji zachodzi ryzyko niespełnienia wymogów wynikających z art. 29a ust. 13 ustawy o VAT, koniecznych dla uzyskania prawa do obniżenia podatku należnego na podstawie wystawionej faktury korygującej. Przepis ten nakłada obowiązek uzgodnienia z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunków obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określonych w fakturze korygującej oraz spełnienia tych warunków. Uzgodnienia powinny być potwierdzone posiadaniem stosownej dokumentacji w tym zakresie.

Anulowanie faktury wystawionej na niewłaściwy podmiot

Przypadki dostarczenia faktury podmiotowi, który nie bierze udziału w transakcji, w obrocie gospodarczym nie występują wszakże często i z reguły dotyczą transakcji, gdy faktura nie jest przekazywana nabywcy osobiście. Przy kontakcie bezpośrednim pomyłka zapewne zostałaby w porę wychwycona. Do podobnych zdarzeń może dochodzić przykładowo przy wysyłce towaru wraz z dołączoną fakturą. Jeżeli błędnie wskazany nabywca nie odbierze przesyłki i powróci ona do sprzedawcy, istnieje możliwość anulowania wystawionej faktury.

Zasady anulowania faktur nie zostały wprawdzie uregulowane ustawowo, powszechnie przyjmuje się jednak, że faktura może być anulowana, jeżeli nie wprowadzono jej do obrotu prawnego i dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. Po wprowadzeniu faktury do obrotu prawnego (odebrania przez klienta) konieczne jest już wystawienie odpowiedniej faktury korygującej i przekazanie jej nabywcy. W sytuacji gdy nieodebrana przesyłka powraca wraz z dołączoną do niej fakturą, warunek niewprowadzenia faktury do obrotu prawnego został z pewnością spełniony.

Dopuszczalne jest również anulowanie faktury, gdy wykazany w niej podmiot odbierze wprawdzie przesyłkę, ale po ustaleniu, że nie zamawiał danego towaru, odeśle sprzedawcy wraz z dołączoną fakturą. Trudno wówczas oczekiwać, aby podatnik, który zwrócił wysłany mu błędnie towar, uzgadniał ze sprzedawcą warunki dokonania korekty transakcji. W takich sytuacjach organy podatkowe potwierdzają możliwość przyjęcia domniemania niewprowadzenia faktury do obrotu prawnego. W interpretacji indywidualnej Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z 16 lutego 2022 r. (sygn. 0112-KDIL1-1.4012.791.2021.2.AW) uzasadniano, że: