Wyobraźmy sobie przedsiębiorstwo z oddziałami na całym świecie. Do tej pory do raportowania danych używano w nim narzędzia, którego kontrolowanie było utrudnione, a czasem wręcz niemożliwe. Na podstawie wprowadzanych do systemu danych obliczano m.in. rentowność firmy i premie dla danego oddziału. W takim przypadku podatność na manipulacje przy danych jest ogromna i stanowi realne zagrożenie. Aby je zminimalizować, potrzeba pełnej integracji systemów. Tylko one są w stanie zniwelować ryzyko ludzkiej pomyłki, nadużyć i opóźnień.
Do źródła danych
Do tej pory przedsiębiorstwo mogło nie mieć nadzoru nad jakością danych, ponieważ do jego systemu były one wgrywane za pośrednictwem programów manualnie sterowanych przez wiele osób, na przykład przez Excela. Wdrożenie systemu do raportowania spowoduje, że firma będzie miała pewność źródła informacji.
Manualne wprowadzanie danych, możliwość ich zmieniania, dopisywania i wgrywania przez dowolną liczbę osób i w dowolnym momencie procesu może powodować pojawianie się błędów, nieścisłości i problemów z opóźnieniami. Oddziały mogą również przesuwać dane między kolumnami lub wierszami arkusza kalkulacyjnego i w ten sposób „podrasowywać” swoje wyniki. Przy wdrożeniu zintegrowanego systemu SAP S/4HANA źródło danych pozostaje jedno, manipulacje są zminimalizowane, a wszystkie dane wchodzą do SAP-a. Pełny pakiet informacji dotyczący sprzedaży na przykład danego samochodu zostaje odnotowany – wiadomo, jakiemu kontrahentowi został sprzedany, jaka była naliczona marża itd. Dzięki temu raporty tworzone są na podstawie jednego źródła, a przeszukując go – zawsze można się cofnąć do danych w systemie.
W systemie SAP S/4HANA mówi się o single source of truth, czyli jednym źródle prawdy. Brzmi to co prawda poetycko, ale dotyczy bardzo konkretnych i ścisłych rozwiązań polegających na połączeniu struktury danych wywodzących się z różnych komponentów (FI, AA, CO, CO-PA) w jedną tabelę ACDOCA. Dzięki takiemu rozwiązaniu można ograniczyć liczbę tabeli zagregowanych oraz indeksowych i w znaczny sposób zmniejszyć ilość danych.
Ile kosztuje czas?
Przyjmijmy przykładowo, że w firmie zwalnia się dyrektor finansowy obsługujący raportowanie grupowe na podstawie zestawień tworzonych w Excelu. Po jego odejściu okazuje się, że w zasadzie nikt nie wie, jak one działają. Powoduje to znaczne opóźnienie dostarczania sprawozdań finansowych wymaganych przez centralę. Zintegrowanie systemu pozwala natomiast uniezależnić się od zmian osobowych.
Zmiany kadrowe, a co za tym idzie – poświęcenie czasu na wdrożenie nowych osób, może narazić przedsiębiorstwo na duże straty. Podobne czasowe zawirowania dotyczą opóźnień w reagowaniu na zmiany. Dzisiejszy rynek jest wyjątkowo konkurencyjny, dlatego nikogo nie dziwi fakt, że liczy się natychmiastowy dostęp do danych operacyjnych. Możliwość ich użycia musi być błyskawiczna, ponieważ jak najszybsza ich analiza bezpośrednio przekłada się na finalny sukces firmy. Przedsiębiorstwo powinno zatem na bieżąco mieć wgląd w prowadzone działania operacyjne, by móc niezwłocznie reagować na wszelkie zmiany warunków ekonomicznych. Małe i średnie firmy dzięki nowoczesnym produktom mają zapewniony dostęp do danych operacyjnych w czasie rzeczywistym, w sposób dostosowany do ich indywidualnych potrzeb.
Ogromną oszczędność czasu gwarantuje również możliwość pracy online. Dla finansów przedsiębiorstwa świadomość, że każde, nawet najmniejsze działanie klienta czy zachodzące aktywności w gospodarce mogą być natychmiast poddane analizie, stała się podstawą sprawnego funkcjonowania i efektywnego zarządzania budżetem. Nowocześnie działające przedsiębiorstwa potrzebują narzędzi gotowych do zintegrowania ogromnej ilości danych – wielu różnych usług, procesów i potrzeb poszczególnych użytkowników, pochodzących z różnych systemów, pozwalających na ich przeanalizowanie poprzez sprowadzenie do wspólnego mianownika. S/4HANA Finance to system oparty na innowacyjnej technologii, odpowiadający na konkretne zapotrzebowania danej organizacji. Jego mobilna wersja na smartfon czy tablet, udostępniana dzięki SAP Fiori, daje dostęp do danych i możliwość zarządzania nimi.
Pozostałe 70% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
