Firmy, które muszą zajmować się wieloma projektami równocześnie, nie mogą polegać tylko na ludzkiej pamięci, aby wszystko było właściwie zorganizowane. Z kolei próba zapanowania nad wszystkimi informacjami i terminami za pośrednictwem poczty e-mail jest – przynajmniej w kwestii produktywności – receptą na katastrofę. Jak zatem realizować projekty na czas i bez przekraczania budżetów? Jakie firmy najbardziej skorzystają na wdrożeniu systemu do zarządzania projektami?
Aby dobrze podejść do zarządzania projektami, zespoły specjalistów muszą nie tylko spisywać informacje i zarządzać nimi, ale też układać terminy, udostępniać dokumenty, jak również być w stałym kontakcie z odpowiednimi osobami, w tym z kontrahentami. Kiedy więc musimy zacząć traktować zarządzanie projektami na poważnie, warto – a nawet trzeba – rozważyć użycie oprogramowania stworzonego do tego celu. Nie są to drogie usługi, a ich zastosowanie może znacznie podnieść produktywność zespołu.
Jak działają systemy do zarządzania projektami?
Są to obecnie najczęściej usługi online, działające bezpośrednio w przeglądarce WWW (tzw. wersja Web). Po zalogowaniu się do takiego systemu każdy użytkownik może sprawdzić status prac, dodać nowe pliki, zaznaczyć postępy, udostępnić materiały innym czy też wysłać wiadomość. Każdy system zapewnia ogólny podgląd wszystkich aktualnie realizowanych prac, jak również pozwala zagłębić się w detale związane z codziennymi zadaniami, wykonywanymi na rzecz poszczególnych projektów. Niektóre systemy oferują jeszcze dodatkowe funkcje służące do zarządzania innymi zasobami, np. budżetem czy wykorzystywanymi surowcami.
Bardziej zaawansowane systemy umożliwiają automatyczne zmiany harmonogramów, gdy któreś z zadań nie zostanie ukończone w terminie. Kiedy tak się dzieje, system samodzielnie przesunie terminy innych, zależnych zadań. Automatycznie generowane są też raporty dla menedżerów, przez co mogą oni łatwo sprawdzić, kto ma obecnie za dużo zadań do wykonania, a komu można zlecić dodatkowe prace. Firmy, które lubią monitorować czas spędzany na realizowaniu zadań, również znajdą w takich systemach odpowiednie funkcje.
Warto również podkreślić, że systemy do zarządzania projektami są stworzone właśnie do projektów. Na rynku znajdziemy wiele innych usług online, które poniekąd nadają się do pracy z projektami, ale są to inne narzędzia, określane np. systemami do zarządzania zadaniami (ang. task management systems). Aby była jasność: system do zarządzania projektami pozwala na tworzenie profesjonalnych projektów, gdzie każdy z nich ma datę początkową i końcową, a także można wyznaczyć konkretne cele i listy zadań. Przykładowo: budowa domu to projekt, stworzenie nowej strony WWW to projekt, natomiast utrzymywanie działającej strony WWW nie jest projektem, lecz ciągłą pracą, bez daty ukończenia. Co więcej, wiele osób określa projektem stosunkowo proste zadania, które dotyczą co najwyżej dwóch, trzech osób. Dla przykładu, projektem można określić opracowanie artykułu. Możemy tu określić czas realizacji, przydzielić autora tekstu, redaktora oraz grafika. Jednak w praktyce jest to relatywnie proste zadanie, angażujące zaledwie kilka osób – takie „projekty” lepiej koordynuje się przez e-mail i wykorzystywanie specjalistycznego systemu jest tutaj przesadą.
Kryteria doboru systemu PM
System do zarządzania projektami (ang. Project Management, PM) można wybrać w dość prosty sposób, kierując się poniższymi kryteriami:
- Działa online i można z niego korzystać z dowolnego miejsca;
- Oferuje raportowanie w czasie rzeczywistym, przez co widzimy, jak dokładnie wyglądają postępy w pracach;
- Pozwala wysyłać przypomnienia i komunikaty do uczestników projektu, aby każdy pamiętał o konkretnych terminach i obowiązkach;
- Oferuje możliwość tworzenia notatek i wgrywania załączników (np. dokumentów, zdjęć), co poprawia współpracę i komunikację przy projekcie;
- Może przechowywać dokumenty w chmurze i udostępniać je wybranym użytkownikom, w tym zewnętrznym kontrahentom;
- Ma pulpit nawigacyjny dla project managera (uprawnienia administratora), zapewniający szybki podgląd najważniejszych informacji i statusów;
- Umożliwia przydzielanie uprawnień, aby wybrani użytkownicy mieli mniejszy/większy dostęp do funkcji i możliwości systemu.
Pozostałe 60% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
