Wdrożenie szczupłej rachunkowości w przedsiębiorstwie produkcyjnym

Eliminacja niepotrzebnych kosztów

Zastosowanie Lean Accounting (LA, szczupła rachunkowość) wpływa na sposób zarządzania kosztami w przedsiębiorstwie. W ramach LA pojawiają się nowe narzędzia do zarządzania kosztami, takie jak kalkulacja kosztów według strumieni wartości czy analiza MUDA (japońskie określenie na marnotrawstwo)¹. Wdrożenie koncepcji Lean Accounting pozwala na identyfikację marnotrawstwa w procesach przedsiębiorstwa oraz na podjęcie działań zmierzających do jego eliminacji. Dzięki temu możliwe jest zmniejszenie kosztów oraz poprawa efektywności procesów². Szczupła rachunkowość promuje proaktywne zarządzanie kosztami. Zamiast jedynie reagować na koszty po ich wystąpieniu przedsiębiorstwo stara się zapobiegać powstawaniu kosztów niegenerujących wartości dodanej. Poprzez monitorowanie i analizę procesów oraz identyfikację obszarów, w których można poprawić efektywność i obniżyć koszty, organizacja może podejmować działania mające na celu kontrolę i redukcję kosztów³.

Istnieje wiele działań, które mogą pomóc w redukcji nadmiernych kosztów. Analiza procesów i identyfikacja niepotrzebnych, powtarzających się lub nadmiarowych czynności, może pomóc usunąć działania, które nie dodają wartości, przyczyniając się do redukcji kosztów. Najczęściej stosowane jest przeglądanie umów z dostawcami i negocjacje w celu uzyskania lepszych warunków handlowych, takich jak niższe ceny, rabaty czy dłuższe terminy płatności, obniżenie kosztów zakupów i zaopatrzenia, co daje natychmiastowy efekt w obniżeniu kosztów. Większej pracy wymaga analiza poziomów zapasów i optymalizacja procesów zarządzania nimi, które mogą pomóc w unikaniu nadmiernego gromadzenia zapasów, co prowadzi do nadmiernych kosztów składowania i utrzymania zapasów. Poprawa prognozowania popytu, optymalizacja zamówień i stosowanie właściwych technik zarządzania zapasami mogą przynieść oszczędności. Wartość zapasów stanowi istotny element w rachunkach przedsiębiorstwa, jednakże równie ważne jest zadbanie o odpowiednie dopasowanie zasobów ludzkich do zadań i procesów, aby pomóc w unikaniu nadmiarowego zatrudnienia lub nieefektywnego wykorzystania pracowników. Skuteczne planowanie zatrudnienia, doskonalenie umiejętności pracowników i efektywne zarządzanie zespołem przyczynia się do obniżenia kosztów robocizny. Poprzez poszukiwanie lepszych metod pracy, wykorzystywanie nowych technologii czy wprowadzanie ulepszeń organizacja powinna osiągnąć efektywniejsze wykorzystanie zasobów i redukcję kosztów. Dążenie do ciągłego doskonalenia procesów i wprowadzanie innowacji prowadzi do redukcji kosztów. LA kładzie nacisk na ciągłe udoskonalanie procesów.

Wdrożenie koncepcji szczupłej rachunkowości

Wdrożenie Lean Accounting przynosi wiele korzyści, chociaż jest to proces skomplikowany, który wymaga planowania, zaangażowania i współpracy zespołu, czyli dla efektywności wdrożenia szczupłej rachunkowości jest niezbędny właściwy plan działania⁴:

• Etap 1 – pogłębienie wiedzy o LA, aby zrozumieć, jakie zmiany będą konieczne do wdrożenia i jakie korzyści można dzięki nim osiągnąć. Wiąże się to bezpośrednio z identyfikacją obszarów marnotrawstwa, niepotrzebnych zadań, opóźnień i innych problemów, które należy rozwiązać. W ten sposób następuje zebranie danych dla określenia priorytetów i obszarów największej koncentracji podczas wdrażania LA. W działania powinien zostać włączony cały zespół – zarówno kadra zarządzająca, jak i pracownicy operacyjni. Konieczne jest, aby wszyscy mieli jasny obraz celów i korzyści płynących z wdrożenia nowych procesów.
• Etap 2 – szczegółowy plan wdrożenia, który określa cele do osiągnięcia, zadania i kamienie milowe, harmonogram i odpowiedzialność. Pierwsze działania mogą dotyczyć niewielkiego obszaru, aby przetestować nowe metody i procedury. W tym czasie są monitorowane wyniki i zbierane informacje zwrotne od pracowników, aby uzyskać optymalne rezultaty.
• Etap 3 – wdrożenie LA i dalsze monitorowanie wyników i ciągłe doskonalenie procesów (Kaizen).

Zastosowanie Lean Accounting umożliwia wykorzystanie informacji finansowych w sposób bardziej efektywny. Tradycyjne podejście rachunkowe często skupia się na kosztach i generowaniu zysków, podczas gdy LA skupia się na zwiększeniu wartości dla klienta. Dzięki temu LA dostarcza informacje przydatne do podejmowania decyzji biznesowych⁵. Zatem wdrożenie Lean Accounting w połączeniu z kontrolą zarządzania powinno przyczynić się do poprawy funkcjonowania przedsiębiorstwa poprzez identyfikację i eliminację niepotrzebnych procesów, które nie przynoszą wartości dodanej dla klienta. Szczupła rachunkowość powinna przyczyniać się do eliminacji marnotrawstwa we wszystkich obszarach funkcjonowania przedsiębiorstwa, w tym również w obszarze finansów i kontroli zarządzania. Poprzez uproszczenie procesów rachunkowych, eliminowanie zbędnych czynności, zbieranie tylko istotnych danych i generowanie przydatnych informacji LA redukuje marnotrawstwo zasobów finansowych i ludzkich. Efektywne wykorzystanie zasobów finansowych i ludzkich prowadzi zaś do zwiększenia produktywności – dzięki zaangażowaniu pracowników w identyfikację i eliminację marnotrawstwa oraz doskonalenie procesów, przedsiębiorstwo zwiększa produktywność, wykorzystując w pełni potencjał swoich zasobów.