Wpłaty i ulgi na PFRON – analiza przypadków

Pracodawcy, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełne etaty, wśród których mniej niż 6% stanowią osoby niepełnosprawne, zobligowani są do opłacania comiesięcznych składek na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych, czyli PFRON, którego podstawą prawną jest ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych. Ustawodawca przewidział jednak szereg zwolnień i ulg, które pracodawca może zastosować.

Które jednostki mają obowiązek dokonywania wpłat na PFRON?

Kwestię związaną z obowiązkowymi wpłatami do funduszu reguluje art. 21 ust. 1 ustawy z 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych (Dz.U. z 2011 r., nr 127, poz. 721 ze zm., dalej ustawa o PFRON), w myśl której „Pracodawca zatrudniający co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy jest obowiązany, z zastrzeżeniem ust. 2–5 i art. 22, dokonywać miesięcznych wpłat na Fundusz, w wysokości kwoty stanowiącej iloczyn 40,65% przeciętnego wynagrodzenia i liczby pracowników odpowiadającej różnicy między zatrudnieniem zapewniającym osiągnięcie wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości 6% a rzeczywistym zatrudnieniem osób niepełnosprawnych”.

Przez przeciętne wynagrodzenie należy rozumieć przeciętne miesięczne wynagrodzenie w gospodarce narodowej w poprzednim kwartale od pierwszego dnia następnego miesiąca po ogłoszeniu przez prezesa Głównego Urzędu Statystycznego w formie komunikatu w Dzienniku Urzędowym Rzeczypospolitej Polskiej „Monitor Polski”, co wynika z literalnego brzmienia art. 2 pkt 4 ustawy o PFRON – za czerwiec, lipiec, sierpień 2018 r. jest to kwota: 4622,84 zł ogłoszona w „Monitorze Polskim” z 14.05.2018 r. – poz. 472

Warto również zaznaczyć, że do wyliczeń pracowników, o których mowa w art. 21 ust. 1 ustawy o PFRON, należy uwzględnić wytyczne przedstawione w ust. 5 powyższego artykułu. Zgodnie z tym przepisem do liczby pracowników jednostka nie powinna wliczać osób niepełnosprawnych przebywających zarówno na urlopach bezpłatnych, jak i osób niebędących osobami niepełnosprawnymi zatrudnionych na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego, przebywających na urlopie rodzicielskim, przebywających na urlopach wychowawczych, nieświadczących pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej albo służby zastępczej, będących uczestnikami Ochotniczych Hufców Pracy, nieświadczących pracy w związku z uzyskaniem świadczenia rehabilitacyjnego oraz przebywających na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia określają odrębne ustawy.

Wpłaty na PFRON oraz możliwość zastosowania ulgi

W myśl art. 49 ust. 2 ustawy o PFRON jednostki zobowiązane są do dokonywania wpłat na fundusz w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym zaistniały okoliczności powodujące powstanie takiego obowiązku. Dokonując wpłaty, jednostka jest również zobowiązana do składania Zarządowi Funduszu deklaracji miesięcznych oraz rocznych poprzez teletransmisje danych w formie dokumentu elektronicznego, według wzoru, który został ustalony przez ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego w drodze rozporządzenia.

Pracodawcy, u których wskaźnik wspomniany w art. 21 ust. 1 ustawy o PFRON wyniesie co najmniej 6%, są z wpłat zwolnieni. Jeżeli chodzi o podmioty zwolnione, to zaliczą się do nich również placówki dyplomatyczne, urzędy konsularne i przedstawicielstwa misji dyplomatycznych. Ze zwolnienia skorzystają również zakłady pracy, które są postawione w stan likwidacji albo ogłoszono ich upadłość oraz wszelkie podmioty niedziałające w celu osiągnięcia zysku, takie jak:

1. domy pomocy społecznej w rozumieniu przepisów o pomocy społecznej;
2. hospicja w rozumieniu przepisów o działalności leczniczej;
3. zakłady opiekuńczo-lecznicze;
4. publiczne i niepubliczne jednostki organizacyjne, których wyłącznym przedmiotem prowadzonej działalności jest rehabilitacja społeczna i lecznicza osób niepełnosprawnych, edukacja osób niepełnosprawnych lub opieka nad osobami niepełnosprawnymi.

Ustawa o PFRON przewiduje również przywileje dla określonych podmiotów, które polegają na obniżeniu wskaźnika do 2%. Do takich podmiotów, których obowiązuje wskaźnik na poziomie 2%, zaliczymy publiczne oraz niepubliczne uczelnie, publiczne i niepubliczne szkoły oraz placówki opiekuńczo-wychowawcze i resocjalizacyjne. Z dniem 1 stycznia, wraz z wejściem nowych przepisów, do powyższych podmiotów dołączą również publiczne i niepubliczne żłobki, które również będzie obowiązywać wskaźnik na poziomie 2%, zaś niższy wskaźnik spowoduje konieczność rozliczania wpłat na PFRON.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w jednostkach, o których wspomniano powyżej, oblicza się jako sumę wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych i podwojonego wskaźnika dzieci, wychowanków, uczniów, studentów lub słuchaczy będących osobami niepełnosprawnymi i uczących się lub studiujących w ramach ogólnie obowiązujących w danej jednostce regulaminów nauczania lub studiowania, o czym stanowi przepis art. 22 ust. 2c ustawy o PFRON.

Druga z możliwości zastosowania ulgi przez pracodawców dokonujących wpłat na PFRON uregulowana jest w art. 22 ust. 1 ustawy o PFRON. Dokonane wpłaty ulegają obniżeniu z tytułu zakupu produkcji lub usługi, z wyłączeniem handlu, odpowiednio wytworzonej lub świadczonej przez pracodawcę (zwanego dalej sprzedającym) zatrudniającego co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, który osiąga wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w wysokości co najmniej 30% zaliczonych do:

1. znacznego stopnia niepełnosprawności;
2. umiarkowanego stopnia niepełnosprawności, w odniesieniu do których orzeczono chorobę psychiczną, upośledzenie umysłowe, całościowe zaburzenia rozwojowe lub epilepsję oraz niewidomych.

Należy zaznaczyć, że w przypadku pracowników ze znacznym lub umiarkowanym stopniem niepełnosprawności pracodawca powinien udokumentować te schorzenia poprzez uzyskanie od pracownika orzeczenia o stopniu niepełnosprawności.

Zgodnie z art. 22 ust. 2 ustawy o PFRON koniecznym do spełnienia warunkiem skorzystania z możliwości obniżenia wpłaty jest:

1. udokumentowanie zakupu fakturą;
2. uregulowanie należności za zakup produkcji lub usługi w terminie określonym na fakturze, z tym że w przypadku płatności dokonywanych za pośrednictwem banku za datę uregulowania należności uważa się datę obciążenia rachunku bankowego nabywcy na podstawie polecenia przelewu;
3. udokumentowanie przez nabywcę kwoty obniżenia informacją o kwocie obniżenia wystawioną przez sprzedającego.

Obniżenie wpłaty przysługuje do wysokości 50% wpłaty na Fundusz, do której obowiązany jest nabywca w danym miesiącu. Sprzedawca wówczas zobowiązany jest do wystawienia informacji na formularzu INF-U o kwocie obniżenia niezwłocznie po terminowym uregulowaniu należności, jednak nie później niż do ostatniego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym przypadał termin płatności za zakup, zobowiązany jest również do prowadzenia ewidencji wystawionych informacji o kwocie obniżenia oraz przesłaniu miesięcznej informacji Zarządowi Funduszu o kwocie obniżenia – w terminie do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wystawił taką informację. W przypadku niedotrzymania tego terminu skutkować to będzie nałożoną karą na sprzedającego w wysokości 10% kwoty obniżenia wskazanej na formularzu INF-U. Warto pamiętać, że przysługująca, a niewykorzystana kwota obniżenia może być uwzględniana we wpłatach na Fundusz przez okres nie dłuższy niż sześć miesięcy, licząc od dnia uzyskania informacji o kwocie obniżenia.

W przypadku, gdy kwota obniżenia przewyższa wartość zakupionej produkcji lub usługi, obniżenie wpłaty przysługuje tylko do wysokości kwoty określonej na fakturze, o której mowa w ust. 2 pkt 1, pomniejszonej o kwotę podatku od towarów i usług, w stosunku do której, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. z 2017 r., poz. 1221 i 2491 oraz z 2018 r., poz. 62 i 86), podatnikowi przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego lub zwrotu różnicy podatku.

Ewidencja księgowa

Dokonane wpłaty na PFRON jednostka ewidencjonuje w księgach rachunkowych zgodnie z zasadą memoriału jako koszty rodzajowe „Podatki i opłaty” w korespondencji z rozrachunkami publicznoprawnymi. Powstały koszt w związku z dokonaniem wpłaty do Funduszu nie będzie stanowić kosztu uzyskania przychodu w rozumieniu ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Koszty związane z wpłatami na PFRON znajdują się bowiem w katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodu, co reguluje art. 16 ust. 1 pkt 36 ustawy z dnia 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn.: Dz.U. z 2018 r., poz. 1036).