5S – pięć filarów ustandaryzowanej organizacji miejsca pracy

Dobrze przygotowana organizacja miejsca pracy skupia wiele ważnych aspektów, m.in. bezpieczeństwo, ergonomię oraz dbanie o porządek, ale również łatwość komunikacji, czas dostępu do niezbędnych informacji czy ograniczenie czynności nieprzynoszących firmie wartości dodanej (tzw. mudy, z japońskiego: marnotrawstwo). Stworzenie sprawnie funkcjonujących i skooperowanych stanowisk korzystnie i w znacznym stopniu może wpłynąć na poprawę funkcjonowania zakładu. Ład, porządek i szybka komunikacja wspierają usprawnianie, wyszczuplanie i stabilizację procesów wewnątrz firmy. Wynikiem tych usprawnień w większości przypadków jest produkt lub usługa wysokiej jakości, stworzona przy niższym nakładzie kosztów i jednoczesnym zadowoleniu klienta. Kluczowy wskaźnik w postaci QCD (Quality Costs Delivery) zostaje zrealizowany. Jest to cel przyjętych rozwiązań.

Zacznijmy od prostych działań

W przeciwieństwie do wprowadzania innowacyjnych technik usprawnienia mają być drobne (w porównaniu do innowacyjnych zmian), regularne i niskokosztowe, czyli związane z relatywnie niskim poziomem poniesionych na ten cel nakładów. Bardzo często zdarza się tak, że przedsiębiorstwa dokonują dużych inwestycji w nowoczesne i zaawansowane systemy oparte na najnowszych osiągnięciach nauki. Wiąże się to nie tylko z gigantycznymi nakładami finansowymi, ale także z długim czasem koniecznym na wdrożenie rozwiązań i przeszkolenie pracowników. W wielu przypadkach wprowadzone rozwiązania wywołują w zakładzie rewolucję, na którą pracownicy nie są przygotowani. Pojmują oni nowe porządki jako czynnik niebezpieczny, który może negatywnie wpłynąć na warunki oraz komfort ich pracy. Wynikiem wdrażania innowacji w wielu przypadkach jest także redukcja zatrudnienia. Świadomość, że maszyna bądź system mogą zastąpić pracę człowieka, wywołuje efekt przeciwny do zamierzonego. Pracownicy w obawie o utratę pracy celowo będą działać na niekorzyść przyjęcia danego rozwiązania.

Planowanie wdrożenia innowacji w naszym przedsiębiorstwie powinno zostać poprzedzone przyjęciem mniej skomplikowanych i tańszych, ale przynoszących równie cenne korzyści rozwiązań. Należy pokazać pracownikowi, że on i jego zaangażowanie są potrzebne, wręcz niezbędne firmie w celu realizacji QCD. Proste metody działania oparte na sprawdzonych schematach są podstawą sprawnego, efektywnego i niskokosztowego zarządzania stabilnymi procesami. Nie chodzi tu wyłącznie o branżę produkcyjną. Metody te dzięki uniwersalności stosowania doskonale sprawdzają się również w sektorach usługowych, bankowości czy pracy biura. Jednym z takich rozwiązań jest narzędzie 5S. Czym jest ta metoda i czego dotyczą poszczególne jej filary?

5S. Dlaczego mamy zapotrzebowanie na takie metody?

Schludne i czyste środowisko umożliwiające sprawne funkcjonowanie to kluczowy element zdrowego i komfortowego życia. To samo można powiedzieć o miejscu pracy. To, w jakim otoczeniu wykonujemy naszą pracę, jakiego rodzaju czynności wykonujemy, w dużym stopniu decyduje o sprawności i stabilności całego procesu. Przekłada się to bezpośrednio na jakość oferowanych wyrobów lub usług. Każdy pracownik ma na to realny wpływ. Wdrożenie metody 5S jest efektywnym sposobem na wprowadzanie regularnych porządków. W tym miejscu warto zatrzymać się na chwilę, by przeanalizować słowo „porządek”. Wiele osób, śmiem nawet twierdzić, że większość, które miały do czynienia z 5S lub słyszały o tej metodzie, kojarzy ją głównie ze sprzątaniem miejsca pracy. Nic bardziej mylnego! 5S to narzędzie, w którym głęboko zaszyta jest idea wprowadzania pozytywnych nawyków, takich jak współdziałanie i ciągłe doskonalenie oraz bezustanna praca nad stabilizacją procesów. Ostatnie dwa filary wzbogacają metodę o nadanie procesom odpowiednich standardów oraz ułatwiają ich regularne przestrzeganie. Gdyby utrzymanie porządku było głównym celem, narzędzie to uwzględniałoby jedynie trzy pierwsze filary (3S). Taka postać, bez obrania odpowiednich standardów, stałaby się zupełnie nieefektywna i bezużyteczna.

Metoda 5S wywodzi się z japońskiej filozofii kaizen, której głównym założeniem jest dokonywanie drobnych zmian o charakterze ciągłym. Kaizen kładzie także duży nacisk na pracę człowieka, jego zaangażowanie, pracę zespołową oraz samodyscyplinę. Podejście przez pryzmat ciągłego doskonalenia skłania pracowników do procesowego myślenia. Dobra znajomość procesów jest niezwykle ważna, ponieważ to one dostarczają nam niezbędnych informacji o stanie i kondycji przedsiębiorstwa. Poprawę wyników możemy osiągnąć tylko dzięki udoskonalaniu procesu, stąd tak ważne jest jego gruntowne przebadanie i poznanie.

5S zakłada projektowanie i udoskonalanie schludnych, czystych i sprawnie działających stanowisk, na których wykonywana jest praca. Według koncepcji kaizen niepoprawnie zaprojektowane stanowisko w dużym stopniu wpływa na wzrost marnotrawstwa, co idzie w parze ze wzrostem kosztów. Celem wdrożenia metody 5S jest redukcja ponoszonych strat w firmie, będących wynikiem ogólnie pojętej mudy. W skład procesu produkcyjnego powinny wchodzić jedynie czynności, które przynoszą wartość dodaną, czyli realnie przyczyniają się do stworzenia produktu lub usługi. Inne czynności należy traktować jako marnotrawstwo. 5S pomoże nam to wyeliminować.

Istota 5S

W większości przedsiębiorstw chcących działać zgodnie z zasadami kaizen pierwszy krok to zazwyczaj wdrożenie 5S. To dobra decyzja, gdyż metoda ta odnosi się do najbardziej podstawowych aspektów działania procesu. Pionier w dziedzinie dbania o doskonałość operacyjną przedsiębiorstw, Masaaki Imai, na łamach swojej książki Gemba Kaizen, skłania menedżerów do wykorzystania 5S na gruncie własnej firmy: „Czy mamy wszystko, co potrzebne jest w obrębie gemba? Czy potrzebujemy wszystkiego, co mamy w obrębie gemba? Jeżeli odpowiedź na którekolwiek z tych pytań brzmi «nie», to należy zastosować kaizen”.