Przewiduje się, że w niedługiej perspektywie czasowej dostęp do funkcjonalności wspierających procesy w firmie będzie możliwy tylko i wyłącznie w postaci usługi chmurowej. Ten model wybrali dostawcy, bardzo mocno go promują i posiada on szereg zalet, zarówno od strony klienta, jak i samego dostawcy. Czas podejść bardziej świadomie do decyzji związanych z wykorzystaniem oprogramowania w chmurze, bo z pewnością będzie ono coraz szerzej i częściej wykorzystywane.
On-premises vs chmura
W przypadku podstawowych fukcjonalności rozwiązań wspierających controlling, analitykę, planowanie i budżetowanie nie widać zasadniczych różnic pomiędzy wdrożeniami on-premises i w chmurze. To użytkownicy i właściciele procesów, które oprogramowanie ma wspierać, powinni być kluczowi w podejmowaniu decyzji o wyborze systemu. Oprogramowanie, niezależnie od tego, w jaki sposób mamy do niego dostęp, powinno służyć wspieraniu konkretnych pomysłów i procesów. Jego wartość dla organizacji zależy od tego, w jaki sposób jest wykorzystywane.
IT, controlling, zarząd – zaangażowanie, strategie, rola
To controlling powinien podjąć decyzję, jakiego rodzaju procesy chce wspierać, jakiego rodzaju optymalizacja jest potrzebna, co można robić lepiej, sprawniej i inaczej, aby osiągać cele biznesowe. We wdrożeniach chmurowych udział IT może być minimalny, dostęp do oprogramowania poprzez usługę nie wymaga zaangażowania wewnętrznych służb informatycznych, budowy infrastruktury i wielu elementów, które w tradycyjnym rozumieniu stanowią działania IT. Jest to absolutna nowość, bo możemy się skoncentrować wyłącznie na biznesie i podejść do rozwiązywania problemów związanych ze wsparciem konkretnych procesów, a nie skupiać się na samej infrastrukturze, która jest do tego potrzebna. Ciężko wyobrazić sobie jakikolwiek biznes bez udziału IT, wiele przedsiębiorstw posiada model oparty o informatykę, więc warto powierzyć IT rolę partnera strategicznego w rozwoju rozwiązań chmurowych, co będzie nowym obszarem współpracy między tradycyjnie rozumianym biznesem a IT w firmie. Oczywistym jest, że projekty, które wspomagają lepsze zarządzanie w firmie wymagają również zaangażowania na szczeblu zarządu.
Jak patrzeć na koszty wdrożenia rozwiązań chmurowych
W przypadku wdrożenia on-premises, w którym kupujemy licencję i dostarczamy infrastrukturę, na której ta licencja będzie funkcjonowała, można założyć, że część kosztów poniesiemy na początku i już nie będą się zmieniać w czasie (Rysunek 1).
Przy takim podejściu każde rozwiązanie chmurowe, które na początku nie generuje kosztów, ale będzie obejmowało cykliczne opłaty subskrypcyjne za dostęp do niego, będzie w długiej perspektywie generowało większe koszty (Rysunek 2)
Jednak praktyka pokazuje, że wdrożenia on-premises zawsze wymagają dodatkowych kosztów, które obejmują m.in.: koszty związane z utrzymaniem licencji, infrastrukturą, energią do zasilania serwerów (Rysunek 3)
Dodatkowo pojawia się konieczność okresowego dopłacania do posiadanej infrastruktury, wynikająca m.in. z awarii, konieczności wymiany sprzętu, planów zwiększenia wydajności (Rysunek 4).
Ustalenie wzajemnej relacji kosztów on-premises oraz kosztów rozwiązania chmurowego wymaga każdorazowo indywidualnego podejścia oraz rozpatrzenia, co w danej sytuacji będzie lepsze i bardziej opłacalne.
Co należy uwzględnić w TCO?
Całkowity Koszt Posiadania rozwiązania w systemie on-premises powinien uwzględniać licencję, infrastrukturę sprzętową, oprogramowanie systemowe, bazy danych oraz część usług związanych z tym, żeby system uruchomić. Koszty stałe, które pojawiają się cyklicznie, to wszelkie koszty utrzymania oprogramowania oraz analogiczne koszty związane z infrastrukturą. Dodatkowo, należy uwzględnić koszty ewentualnych napraw, aktualizacji itp. W przypadku rozwiązań chmurowych najbardziej widoczne koszty generuje uruchomienie rozwiązania i nabycie wiedzy, cyklicznie ponosi się również opłaty za subskrypcję oprogramowania, natomiast nie pojawiają się koszty cykliczne związane z utrzymaniem i modernizacją infrastruktury. Ilość elementów uwzględnianych w TCO w przypadku rozwiązań chmurowych przemawia na korzyść rozwiązania chmurowego, oczywiście każdy przypadek należy analizować i rozpatrywać indywidualnie. Pomocą w analizie kosztów będzie zestawienie zawarte w Tabeli 1.
Wymogi prawne i regulacyjne
Większość wymogów regulacyjnych związanych z systemami w chmurze: ogólnoprawnych lub typowo branżowych została do obecnego momentu uregulowana. Problem może się pojawić, gdy firma działa w szczególnie specyficznym, regulowanym obszarze (np. instytucje finansowe). Drugi obszar, który historycznie najbardziej wpływał na ostrożność wobec rozwiązań chmurowych to bezpieczeństwo – szczególnie w sytuacjach, w których wdrażany system obejmuje dane, które powinny zostać tajemnicą dla konkurencji, rynku itp. Powinniśmy jednak mieć świadomość, że dane w chmurze są bezpieczniejsze niż dane, które wysyłamy drogą mailową, a inwestycje w bezpieczeństwo, szyfrowanie danych, redundancję sprzętu oraz możliwość automatycznego przenoszenia danych w różne lokalizacje ze względów bezpieczeństwa są przez dostawców rozwiązań chmurowych realizowane na skalę, na którą pojedyncza firma nie będzie w stanie sobie pozwolić. Wykorzystując chmurę „dosiadamy” się do kogoś, kto inwestuje bardzo dużo czasu i energii w to, żeby dane były bezpieczne. Tradycyjnie najsłabszym ogniwem łańcucha bezpieczeństwa pozostaje człowiek, bo jeżeli ktoś ma prawo do dostępu do określonych informacji i chce je wykorzystać w sposób niewłaściwy, to niezależnie czy dane będą dostępne w chmurze czy z poziomu systemu on-premises, będzie w stanie to zrobić.
Specyfika systemów w chmurze
Wdrożenie chmurowe ułatwia centralizację i przejęcie kontroli nad całym procesem – procesy controllingowe, analityczne, decyzyjne czy budżetowe są spójnie przetwarzane i zarządzane. Gdy Excel stanie się miejscem, w którym zaczniemy się komunikować ze sobą, wymieniać dużo informacji, tworzyć kolejne wersje zestawień – prędzej czy później zacznie wymykać się spod kontroli i jego elastyczność zamieni się w problem. Chmura zakłada, że oczekiwanym sposobem pracy jest dostęp do usługi, a nie kolejne wdrożenie systemu, nad którym sprawujemy pełną kontrolę. W takim systemie zdecydowanie łatwiej realizować projekty, zdecydowanie łatwiej jest zorganizować go wokół działu controllingu, który organizuje całość procesów w oparciu o rozwiązanie chmurowe. System chmurowy jest, w porównaniu do systemów on-premises bardziej elastyczny i skalowalny. Istnieje np. możliwość zapewnienia większej mocy obliczeniowej na kwartał, w którym budżetujemy, a w kolejnych okresach monitorowania realizacji przy mniejszych zasobach sprzętowych. Co więcej, chmura pozwala na bardziej „miękką” integrację między systemami ze względu na to, że są one przystosowane do tego, żeby konsumować i łączyć mniej ustrukturyzowane dane, które mogą nas zaskakiwać wartościami, nie są tak przygotowane i oczyszczone jak dane wymagane przez systemy on-premises. Chmura, jako dostęp do oprogramowania poprzez usługę ma też pewne ograniczenia, wśród których można wyróżnić m.in. możliwość customizacji systemu. Rozwiązania on-premises lepiej nadają się do wymagań specyficznych, unikalnych i sytuacji, gdy chcemy modyfikować system, dopasowywać go do naszych wymagań, przerabiać i rozszerzać na dużą skalę. To, że system nie jest u użytkownika, ale u dostawcy, może powodować dyskomfort związany z tym, że nie mamy wpływu na to, w jaki sposób jest zmieniany sam system i jak wygląda dostęp do poszczególnych jego funkcjonalności. Z drugiej strony natomiast nie mamy problemu z instalacją kolejnych wersji, poprawek – wszystko to dzieje się w tle, w trakcie dostarczania takiej usługi. Przykład realnych korzyści z wdrożenia w chmurze dla firmy technologicznej prezentuje Rysunek 5.
W przypadku podejmowania decyzji o tym, czy wybrać system on-premises czy w chmurze, na korzyść rozwiązań chmurowych przemawia mniejsza ilość elementów, które należy brać pod uwagę, jeśli chodzi o czas, koszty czy wymagania. Natomiast każdorazowo należy mieć na uwadze, jakie możliwości, korzyści i koszty są specyficzne dla każdego z rozwiązań oraz uwzględnić specyfikę branży, prowadzonej działalności oraz oczekiwania właścicieli procesu. Czas i ilość wymaganych operacji zdają się przemawiać na korzyść rozwiązań chmurowych i pozwalają nabrać większego apetytu na wdrożenia w chmurze, które zaczynają się objawiać jako coraz prostszy i łatwiejszy sposób dostępu do oprogramowania.
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
