Firmy, które nie chcą pozostać w tyle za swoimi konkurentami, muszą się nieustannie zmieniać i dostosowywać do otoczenia. Jeśli zadowolą się status quo czy małą stabilizacją, będą przegrywać rywalizację na rynku, który dynamicznie się rozwija. Żeby dołączyć do grona liderów w swoich branżach, przedsiębiorstwa powinny postawić na optymalizację modelu zarządczego i stosowanych rozwiązań IT.
Jednym z kluczowych czynników warunkujących konkurencyjność firmy na rynku oraz efektywność jej działania jest wybór optymalnych modeli: biznesowego, organizacyjnego i zarządczego oraz wdrożenie odpowiedniego narzędzia klasy ERP.
Kiedy dokonać informatycznej metamorfozy?
Stosowane w przedsiębiorstwach systemy ERP pomagają lepiej kontrolować zewnętrzne i wewnętrzne procesy biznesowe, pozwalają uzyskać więcej informacji istotnych dla procesów decyzyjnych na różnych szczeblach, a także pełnią istotną rolę w usprawnianiu działania organizacji. Jednak, żeby maksymalnie wykorzystać możliwości, jakie daje oprogramowanie tej klasy, potrzebne jest dostosowanie ERP do ogólnej strategii biznesowej firmy.
Chodzi o to, żeby wdrożone rozwiązanie wspomagało realizację celów, które organizacja postawiła przed sobą w długofalowej perspektywie: jej misję i wizję funkcjonowania na rynku. By dobrze opracować strategię biznesową, należy spojrzeć na przedsiębiorstwo z odpowiedniej perspektywy – wtedy widoczne są jego ogólna sytuacja i miejsce na rynku. W strategii, poza misją firmy, warto uwzględnić zakres działalności organizacji, przewagę strategiczną, cele rozwojowe, a także funkcjonalne programy działania.
Podstawą ogólnej strategii biznesowej powinno być dopasowanie wszystkich istotnych działań prowadzonych przez firmę do głównego założonego celu. Dotyczy to również rozwiązań IT – dostosowanie ERP do strategii biznesowej i dostrojenie go do konkretnych celów przełoży się bowiem na wysoką skuteczność wsparcia, jakie to rozwiązanie dostarczy firmie. W tym procesie istotne będą dwa czynniki. Po pierwsze, jasne określenie, w jaki sposób ERP ma się wpisać w procesy firmowe i pomóc realizować główne cele firmy. Po drugie, szukanie rozwiązań, które dobrze wpisują się w potrzeby strategiczne organizacji, zamiast dopasowywania ERP „na siłę”. Warto bowiem pamiętać, że to system ERP ma być dostosowany do sposobu działania organizacji, a nie odwrotnie. Z tego powodu bardzo ważna jest elastyczność systemu, która pozwala uwzględnić w jego zakresie funkcjonalnym i sposobie działania specyfikę danej organizacji.
Wybór partnera na lata
Trzeba pamiętać, że wybór nowego systemu to przede wszystkim wybór dostawcy, partnera biznesowego, z którym będziemy blisko współpracować przez kolejne lata. System klasy ERP to bowiem takie rozwiązanie, które zazwyczaj trwale wpisuje się w działanie organizacji. Błędem jest zatem myślenie, że w przypadku tak rozbudowanego rozwiązania współpraca z dostawcą kończy się na wdrożeniu i wsparciu przy uruchomieniu systemu. Przecież decyzje o gruntownej modernizacji użytkowanego systemu klasy ERP zapadają w firmach stosunkowo rzadko – średnio co kilka lat. Jeszcze rzadsze są projekty mające na celu zastąpienie posiadanego systemu innym.
Wdrożenie ERP to inwestycja długoterminowa, a więc współpraca na linii klient – dostawca też powinna być traktowana jako długoterminowe partnerstwo. Start produkcyjny systemu to tylko przejście do kolejnej, dużo dłuższej i rozłożonej w czasie fazy współpracy. Firmowe środowisko ERP musi rozwijać się wraz z organizacją, inaczej bardzo szybko okaże się, że wdrożone niedawno oprogramowanie przestaje odpowiadać faktycznym jej potrzebom, w miarę jak zmienia się otoczenie biznesowe i model działalności. W takich przypadkach w firmie często pojawiają się zastępcze, niezależne i często kosztowne aplikacje. To marnotrawienie potencjału dokonanych inwestycji w ERP. Trzeba pamiętać, że wdrożenie ERP nie kończy rozwoju tego oprogramowania w firmie.
Oprogramowanie biznesowe podlega ciągłym zmianom, podobnie jak firma, sposób jej działania i otoczenie. Praktyka pokazuje na przykład, że w miarę jak użytkownicy przyzwyczajają się do systemów klasy ERP i zaczynają doceniać ich możliwości, następuje wzrost zaangażowania całej organizacji w dalszy rozwój oprogramowania. Kolejne pomysły racjonalizatorskie pojawiają się coraz częściej, a ich wdrożenie często niesie za sobą wymierne korzyści w postaci usprawnień drobnych, ale przydatnych w praktyce, bo opartych na doświadczeniach użytkowników.
W takich sytuacjach nieocenione okazuje się wsparcie ze strony konsultantów wdrożeniowych, zdalna pomoc techniczna czy szybkie konsultacje telefoniczne. Regularne szkolenia i seminaria oraz pomoc we wdrażaniu aktualizacji to niektóre przykłady innych, cennych usług dodanych.
Strategia wdrożenia ERP. Usprawnienie czy innowacja?
System ERP można wykorzystać zarówno jako element usprawnienia sposobu działania organizacji, jak i wprowadzenie innowacji w jej funkcjonowaniu. Wynika to z etapu życia, na którym znajduje się firma. Tuż po fazie początkowej innowacji, związanej z założeniem firmy, rozpoczęciem produkcji lub świadczenia usług, pozyskania i skutecznej obsługi pierwszych klientów, następuje stabilizacja. Jednak w pewnym momencie skala bieżącej działalności przekracza możliwości kilku osób, często założycieli. W przedsiębiorstwie pojawiają się nowi pracownicy, którzy nie posiadają wiedzy o tym, jak firma działała wcześniej. Konieczne staje się przekazanie tych informacji i uprawnień decyzyjnych, a jednocześnie utrzymanie kontroli nad działalnością przez dotychczasowy zarząd.
W takiej sytuacji wdrożenia ERP należy przeprowadzać w trybie usprawnienia. Celem jest eliminacja odchyleń w procesach organizacyjno-administracyjnych. Ponieważ produkty czy usługi oferowane przez firmę trafiły w potrzeby rynku (o czym świadczy rozwój), pracownicy powinni skupiać się na pozyskiwaniu nowych i poznawaniu klientów obecnych (a nie na ręcznym wypełnianiu dokumentów) – na osobistych wycieczkach do innych działów, by poznać szczegóły ważne w kolejnej transakcji, na liczeniu paczek z gotowymi wyrobami, by mieć pewność, że pozyskane zamówienia zostaną w terminie zrealizowane.
Wdrożenia ERP w trybie usprawnienia polegają na ustaleniu, a następnie powtarzalnemu uzyskaniu wartości wskaźników odnoszących się do wymiaru organizacyjnego firmy (np. szybkości przepływu informacji, czasu zatwierdzania dokumentów) lub do pojedynczych działów (np. czasu przetwarzania faktury w dziale finansów, szybkości przygotowania oferty dla klienta w dziale sprzedaży). Firma w swojej działalności przechodzi przez różne cykle. Na etapie rozwoju funkcjonuje stabilnie. Posiada kilku stałych klientów, zapewniających regularne przychody. Znaczenie wdrożenia ERP ma wtedy walor motywujący.
Na etapie konkurencyjnego skoku spada dynamika wzrostu przychodów. W tym momencie wdrożenie ERP powinno mieć na celu jakościową zmianę funkcjonowania firmy, wyraźnie odczuwalną i niełatwą do skopiowania przez konkurencję. Wówczas wdrożenie ERP ma charakter innowacji i może być wprowadzone w dowolnym obszarze: procesów produkcyjnych, ofert marketingowych czy obsługi klienta. Dzięki systemowi ERP zaimplementowanie innowacyjnego pomysłu w sieć procesów organizacyjnych przebiega sprawnie i zapewnia, że firma odniesie z tego faktyczne korzyści. W dalszej perspektywie firma przechodzi ponownie do etapu stabilizacji, eliminując odchylenia i wyciągając maksimum wartości z konkurencyjnego skoku, dopóki inne firmy nie podążą tą drogą.
Modernizować czy jednak wymienić na nowy?
Rola systemu ERP w firmie powoduje, że jest to jedno z nielicznych rozwiązań biznesowych, które firmy muszą rozwijać w miarę rozwoju swojej działalności. Oprogramowanie ERP, które nie jest w stanie podołać zmieniającym się realiom biznesowym, kwalifikuje się do modernizacji lub całkowitej wymiany.
Cykl życia typowego systemu ERP w firmie to 7-15 lat. Obecnie widać jednak, że cykl ten systematycznie się skraca. Takie zjawisko wynika przede wszystkim z postępujących zmian rynkowych, szybkiego rozwoju technologii oraz pojawiających się oczekiwań użytkowników. Z drugiej strony, praktyka pokazuje, że modernizacja systemu ERP może prowadzić do zwiększenia efektywności procesów biznesowych choćby za sprawą większej produktywności pracowników czy dostępności nowych funkcji branżowych.
Systemy ERP od lat są doskonalone. O ile ich fundamentalne funkcjonalności – jak mechanizmy MRP – podlegają dziś jedynie kolejnym optymalizacjom, o tyle nowoczesne rozwiązania ERP zyskują nowe możliwości odpowiadające obecnym potrzebom biznesowym. Nowoczesne systemy klasy ERP mają wbudowane funkcje raportowania oraz analizy danych, narzędzia ułatwiające wykorzystanie oprogramowania przez pracowników różnych szczebli, funkcjonalności wyspecjalizowane branżowo czy mechanizmy pozwalające korzystać z aplikacji biznesowych w sposób mobilny. Wielu z takich rozwiązań próżno szukać w systemach sprzed kilku lat.
Punktem wyjścia do każdej modernizacji środowiska ERP powinna być szczegółowa analiza potrzeb. Modernizacja przestarzałego rozwiązania może okazać się bowiem procesem zbyt kosztownym.
System ERP to kompleksowe rozwiązanie, które pomaga menedżerom wszystkich szczebli zarządzać całym przedsiębiorstwem. Decyzja o jego wymianie powinna zatem wynikać z pobudek biznesowych. Oto trzy przykładowe powody, które powinny sygnalizować konieczność inwestycji w nowe ERP:
- Oferty handlowe powodują kłopoty w innych działach.
- Aktualny system przestał przynosić korzyści.
- Zmiana priorytetów zarządu: cena kontra elastyczność.
Narzędzia informatyczne, po które warto sięgnąć
Dzisiejszą sytuację rynkową w dużym stopniu kształtują: duża dynamika zmian biznesowych, złożoność procesów, wysoka konkurencyjność i wyśrubowane oczekiwania klientów. Efektywne zarządzanie firmą w takich realiach wymaga szybkiego podejmowania racjonalnych decyzji. Niezbędna staje się też pomoc wyspecjalizowanych narzędzi informatycznych. Jakich?
Dziś rynek oferuje użytkownikom biznesowym szereg narzędzi wspomagających zarządzanie firmą – od systemu ERP, przez aplikacje wspierające zarządzanie doświadczeniami klienta, po nowoczesne rozwiązania mobilne, gwarantujące szybki dostęp do potrzebnych danych.
Rolę centralnego rozwiązania informatycznego w większości firm pełni – mniej lub bardziej rozbudowany – system do obsługi finansowo-księgowej i sprzedażowej. To wokół tych dwóch obszarów najczęściej budowane są rozwiązania kompleksowo wspierające zarządzanie firmą. Odrębną kategorię stanowią rozwiązania wspomagające zarządzanie relacjami z klientami (CRM) czy też – będące ich rozszerzeniem – systemy pozwalające dbać o pozytywne doświadczenia klientów (CEM). Nie sposób pominąć tu także roli systemów analitycznych klasy BI, które poza oczywistymi funkcjami raportowania coraz częściej umożliwiają wykonywanie prognoz oraz analizowanie powiązań czy zdarzeń, co pozwala dużo szybciej identyfikować zagrożenia i inne zdarzenia istotne dla danego biznesu.
Wykorzystanie wspomnianych wyżej rozwiązań nabiera dodatkowego znaczenia w kontekście integracji danych. Czasy działających w całkowicie odrębny sposób systemów wyspowych przeminęły. Dziś poszczególne rozwiązania często bazują na łącznych lub wręcz identycznych zbiorach danych, zasilając je jednocześnie dodatkowymi informacjami. Integracja na poziomie danych lub aplikacji biznesowych umożliwia łatwe powiązanie wspieranych procesów oraz korelację obserwowanych w różnych obszarach działalności zjawisk biznesowych.
Zintegrowany system IT sposobem na lepsze wykorzystanie firmowego know-how
Łatwiejszy dostęp do informacji o przebiegu procesów i wbudowane narzędzia wspierające wymianę wiedzy między pracownikami sprzyjają rozwojowi organizacji i podnoszą efektywność przedsiębiorstwa. Zintegrowany system IT, pełniąc rolę centralnego elementu firmowej infrastruktury aplikacyjnej, stanowi podstawę działania nowoczesnej organizacji biznesowej. Obejmując swoim zasięgiem większość, jeśli nie wszystkie, procesy biznesowe, staje się także prawdziwą skarbnicą wiedzy na temat realnego funkcjonowania firmy. Kluczową rolę odgrywa tu ścisła integracja poszczególnych, zwykle modularnych funkcjonalności, w jakie w danej organizacji wyposażony został system IT.
Ogromną zaletą zintegrowanych systemów jest swoboda przepływu informacji pomiędzy poszczególnymi obszarami działania organizacji. Taki system IT daje możliwość wyeliminowania wielu przestojów związanych z koniecznością ręcznego pozyskania informacji, przykładowo pozostających w gestii innego działu biznesowego. Raz wprowadzone do systemu dane pozostają w nim i podlegają zróżnicowanym operacjom przetwarzania i agregacji – po to, żeby stać się łatwymi do użycia we wszystkich innych obszarach, w których potencjalnie są lub dopiero mogą być potrzebne.
Specyfika zintegrowanych systemów polega również na tym, że sam proces gromadzenia informacji biznesowych odbywa się niezauważalnie dla użytkowników, równolegle z realizowanymi funkcjami biznesowymi. Pozwalają one też w sposób zautomatyzowany łączyć cząstkowe, ale wzajemnie powiązane dane w spójne zasoby informacyjne. Za sprawą wbudowanych narzędzi analitycznych i wskaźników biznesowych dzisiejsze systemy klasy ERP ogromnie ułatwiają zrozumienie zależności pomiędzy poszczególnymi działami, funkcjami biznesowymi czy procesami. Pozwalają też łatwo korelować gromadzone zwykle w różnych działach informacje o klientach, partnerach, płatnościach i dostawach.
Podsumowując, wybór nowoczesnego narzędzia ERP to decyzja długofalowa, która wiąże klienta z dostawcą na wiele lat. Wdrożenie oprogramowania musi być poprzedzone skrupulatną analizą strategicznych potrzeb i biznesowych celów przedsiębiorstwa. Ważne, żeby rozwiązanie IT było elastyczne, ponieważ wymaga tego zmieniające się jak w kalejdoskopie otoczenie gospodarcze. Sam moment wyboru i wdrożenia innowacyjnego systemu ERP powinien być wypadkową przyjętej koncepcji rozwoju firmy i podniesienia jej konkurencyjności, szczególnie w sytuacji przedłużającej się stagnacji spowodowanej stosowaniem tradycyjnych narzędzi zarządczych. Tylko nowoczesne, zintegrowane systemy klasy ERP, wspomagające zarządzanie procesowe dają gwarancję sukcesu w biznesie.
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
