Informacja zarządcza w obszarze produkcyjnym

Informacje ogólne

Właściwa informacja zarządcza umożliwia prawidłowe wykonywanie bieżących i planowanie przyszłych działań operacyjnych oraz poprawia efektywność procesu podejmowania decyzji. Powinna być dopasowana do potrzeb odbiorców – zbyt duża ilość informacji, napływająca do menedżerów wyższych szczebli zarządzania, sprawia, że są oni zaangażowani w procesy decyzyjne, które mogłyby zostać zrealizowane przez kierowników komórek organizacyjnych niższych szczebli.

Informacja zarządcza w produkcji

Informacja zarządcza w obszarze produkcji może odnosić się zarówno do celów strategicznych (wybranie lokalizacji na budowę hali produkcyjnej, wybór technologii produkcji itp.), jak też do celów operacyjnych (budżetowanie, planowanie personelu i maszyn, sprawdzanie jakości itp.).

Aby uzmysłowić sobie, jakie informacje są istotne w kontekście zarządzania zakładem produkcyjnym, należy rozłożyć proces produkcyjny na czynniki pierwsze oraz wskazać te elementy, które są kluczowe na jego wybranych etapach. Efektem finalnym tego procesu są wyroby gotowe, które muszą zostać wytworzone w ściśle określonej technologii, w ramach zdefiniowanych kosztów oraz w określonym czasie.

W uproszczeniu proces produkcyjny polega na przetworzeniu surowców w wyroby gotowe i można go podzielić na etapy:

• przyjęcie zamówienia na wytworzenie określonego wolumenu wyrobów gotowych,
• sprawdzenie dostępności surowców na stanie magazynowym oraz złożenie dyspozycji zakupu brakujących ilości,
• zaplanowanie zasobów: pracownicy, maszyny i urządzenia na liniach produkcyjnych oraz specjalistyczne narzędzia,
• wyprodukowanie wyrobu gotowego w zaplanowanej wielkości i o określonych parametrach,
• sprawdzenie jakości wyprodukowanego asortymentu,
• przesunięcie wytworzonych ilości produktów do magazynu lub bezpośrednia wysyłka zamówienia do klienta.

Mając szczegółową wiedzę o procesie produkcyjnym, łatwiej odpowiedzieć sobie na pytania, jakich właściwie informacji potrzebują osoby odpowiedzialne za centra zysków i kosztów, aby skutecznie prowadzić zakład produkcyjny.

Przykładami decyzji biznesowych podejmowanych przez menedżerów w obszarze zarządzania zakładem produkcyjnym są m.in.:

• zakupić czy produkować we własnym zakresie,
• zastosować alternatywne rodzaje materiałów bezpośrednich bądź ich mieszanek,
• zastosować inne rodzaje technologii,
• przesunąć produkcję wybranych wyrobów gotowych na inne linie produkcyjne lub typy maszyn,
• zlikwidować stanowiska pracy, które mogą zostać zautomatyzowane lub zastąpione pracą mechaniczną (np. frezarka zamiast ręcznej obróbki).

Elementy informacji zarządczej

Przykładowe elementy informacji zarządczej w zakładzie produkcyjnym zostały przedstawione w tabeli 1.

Źródła pozyskania informacji zarządczej

Istnieje wiele źródeł, z których mogą zostać pozyskane informacje istotne w procesie podejmowania decyzji związanych z obszarem produkcyjnym.

1. System informacji zarządczej (Management Information System, MIS)

Bez odpowiednich narzędzi oraz wiarygodnych i aktualnych informacji menedżerowie nie są w stanie podjąć świadomej decyzji usuwającej niepożądany stan. Podejmowanie decyzji wiąże się w takich warunkach ze zwiększonym poziomem ryzyka wdrożenia środków, które nie przyniosą poprawy albo wręcz przyczynią się do osiągnięcia efektu odwrotnego do zamierzonego.

Dyrekcję zakładu produkcyjnego oraz menedżerów wydziałów produkcyjnych w codziennej pracy wspiera System Informacji Zarządczej (Management Information System, MIS). Oferuje on m.in. kilka podstawowych raportów:

• raport wyników rzeczywistych i zabudżetowanych zakładu produkcyjnego: przychody to iloczyn wielkości wyprodukowanej i skalkulowanych cen ewidencyjnych, natomiast w kategorii kosztów wyróżniamy: zużycie materiałów, wynagrodzenia bezpośrednie, koszty wydziałów działalności podstawowej i pomocniczej, amortyzacja narzędzi specjalistycznych itp.;
• raport syntetycznych i analitycznych kosztów rzeczywistych i zabudżetowanych: łącznie oraz według miejsc powstawania kosztów. Możliwe jest wygenerowanie pojedynczych księgowań. Planowane koszty zmienne w ciągu roku są przeliczone w budżecie elastycznym do rzeczywistej wielkości produkcji;
• raport personalny: przedstawia w ujęciu miesięcznym liczbę zatrudnionych pracowników według grup roboczych, zwolnienia i odejścia dobrowolne, nowe etaty.