Informacja zarządcza w przedsiębiorstwie

Potrzeba informacji zarządczej

Informacja nazywana jest zarządczą, jeśli wspomaga proces zarządzania, w tym podejmowania decyzji co do dalszych działań organizacji. W praktyce jest szerokim pojęciem, ponieważ obejmuje wiele obszarów działalności organizacji, jak również ma cechy specyficzne, charakterystyczne dla tej, a nie innej firmy. W szczególności system informacji zarządczej jest uzależniony od:

• potrzeb odbiorców informacji,
• specyfiki organizacji, w tym jej kultury organizacyjnej, struktury geograficznej, produktowej, stosowanych polityk i procedur,
• posiadanych systemów informatycznych.

Punktem wyjścia informacji zarządczej są dane historyczne, ponieważ nie da się zarządzać w próżni, bez solidnej podstawy w postaci wiedzy o już zaistniałych zdarzeniach. Na tej podstawie można wyciągać wnioski i starać się świadomie wpływać na przyszłość organizacji. Można czasami spotkać się ze stwierdzeniem, że ktoś kieruje się intuicją w prowadzeniu biznesu. Oczywiście taka intuicja jest ważna, niemniej jednak ona również wynika z posiadanej już wiedzy i doświadczeń. Dlaczego informacja zarządcza jest tak ważna i jak ją pozyskać? Istotnym czynnikiem ograniczającym ryzyko funkcjonowania firmy jest dysponowanie i wykorzystywanie odpowiednich informacji, w związku z tym racjonalne kierowanie firmą niewątpliwie wymaga odpowiedniej wiedzy. Informacje pochodzące z systemu finansowo-księgowego (FK), dostosowanego przede wszystkim do potrzeb zewnętrznej sprawozdawczości, w praktyce nie pozwalają na efektywne zarządzanie firmą ze względu na swoje ograniczenia.

Przykładowo dane z systemu FK nie dostarczą informacji umożliwiających odpowiedź na pytania dotyczące przyczyn (nie)osiągnięcia oczekiwanego poziomu zysku czy zwrotu z zainwestowanego kapitału. Rachunkowość finansowa dostarcza zagregowanych informacji o tym, jak podjęte wcześniej decyzje wpłynęły na sytuację finansową na dzień bilansowy; informacja podana jest w formacie wymaganym przez ustawę o rachunkowości/Międzynarodowe Standardy Sprawozdawczości Finansowej. Sprawozdania finansowe dostarczają informacji o wzroście lub spadku przychodów ze sprzedaży, natomiast nie wskazują na przyczyny tego zjawiska. Brak informacji o przychodach i kosztach w podziale na te, które generują wpływy lub wydatki pieniężne, i te, których konsekwencją będą przyszłe płatności, nie ułatwia prognozowania przyszłych przepływów środków pieniężnych. Zysku księgowego nie można traktować jako zysku zrealizowanego kasowo, a więc takiego, który faktycznie jest do dyspozycji organizacji. Stosowane w rachunkowości finansowej rozwiązania w zakresie rachunku kosztów powodują, że informacja o kosztach wytworzonych i sprzedanych wyrobów czy usług jest nieadekwatna dla potrzeb podejmowania decyzji. Techniczny koszt wytworzenia (TKW) produktów i usług w tradycyjnej rachunkowości jest wykorzystywany w procesie ustalenia kosztu własnego sprzedanych produktów i usług w rachunku zysków i strat oraz wyceny zapasów w bilansie, ale nie dostarcza informacji w zakresie nośników kosztów. Bezpośrednią przyczyną zużywania zasobów firmy jest przecież wykonywanie działań, a nie wyłącznie fakt wytworzenia pojedynczego produktu/jednostki usług.

Na osiągane przez firmę wyniki oraz szanse na kontynuację działalności w przyszłości ma przecież wpływ wiele czynników, takich jak np. jakość produktów, satysfakcja klienta, czas dostarczenia wyrobów/realizacji usług, elastyczność, innowacyjność, a nie tylko historyczne dane w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym. Niedocenianie wagi informacji zarządczej ma wpływ na wzrost niepewności w funkcjonowaniu organizacji, ryzyk wynikających ze zmieniających się dynamicznie warunków funkcjonowania, rosnącej konkurencji i nasilających się trudności w pozyskaniu i utrzymaniu silnej pozycji rynkowej oraz osiąganiu zadowalających, umożliwiających rozwój wyników finansowych. Z tych powodów warto zainwestować w dobrze funkcjonujący system informacji zarządczej, na to nigdy nie jest zbyt późno.