Korzystanie z zewnętrznych zasobów oraz know-how partnerów biznesowych, powszechnie znane jako outsourcing, od wielu lat stanowi skuteczną metodę wspierania działalności firmy. Wraz z dynamicznym rozwojem technologii zmieniają się dostępne formy działań w tym zakresie i pojawiają się nowe usługi, które mogą być przekazywane na zewnątrz firmy. Jakie korzyści odnosi się ze stosowania takiego modelu biznesowego? Na jakie elementy należy zwrócić szczególną uwagę, wybierając partnera? Czy outsourcing jest odpowiednim rozwiązaniem dla mojej firmy? To pytania, które zadaje sobie wiele osób zarządzających różnego rodzaju przedsiębiorstwami. Żeby w pełni wykorzystać potencjał outsourcingu, należy na nie odpowiedzieć.
Koncepcja zlecania zewnętrznym podmiotom podczas realizacji różnorodnych projektów oraz wykonywania poszczególnych zadań składających się na finalny produkt lub usługę ewoluowała przez ostatnie dekady. Początkowo obejmowała wyłącznie proste zadania w okrojonej formule. Stopniowo w zakres outsourcingu było włączanych coraz więcej usług. Obecnie jest on wykorzystywany w bardzo wielu branżach i na różnych poziomach prowadzenia biznesu. Możliwości korzystania z wiedzy, technologii i doświadczenia konkretnych firm specjalizujących się w danym obszarze sprawiają, że przedsiębiorcy widzą realne korzyści ze wzajemnej współpracy.
Kiedy warto sięgnąć po outsourcing?
Odpowiedź na to pytanie jest bardzo prosta – zawsze! Wielu przedsiębiorców zastanawia się, czy ich firma nie jest zbyt mała, żeby zlecać pewne procesy na zewnątrz lub korzystać z usług doświadczonych partnerów w danym obszarze. Takie podejście powinno zostać możliwie najszybciej zrewidowane. Outsourcing jest modelem współpracy biznesowej, który możemy zaadaptować w przedsiębiorstwach różnej wielkości, posiadających różne struktury, a także funkcjonujących w różnych branżach. Zmieniają się wówczas przesłanki stojące za wyborem tego rozwiązania, jednak idea pozostaje taka sama. Małe firmy, w tym np. start-upy, decydują się na rozwiązania outsourcingowe, ponieważ same nie są w stanie zapewnić obsługi wszystkich niezbędnych procesów – stąd wśród firm z sektora MŚP obserwujemy bardzo dużą popularność korzystania m.in. z usług księgowych. Z kolei duże firmy decydują się powierzyć profesjonalnym dostawcom pewnego rodzaju zadania, żeby uzyskać dostęp do wiedzy eksperckiej, technologii oraz zapewnić zgodność działań z obowiązującym prawem. Z jeszcze innych powodów po to rozwiązanie sięgają przedsiębiorstwa międzynarodowe, posiadające różnej wielkości oddziały na całym świecie. Poszukują one dostawców, którzy w ramach jednej umowy zapewnią w poszczególnych krajach ten sam zakres usług, jednolitość procesów i raportowania oraz wysoką jakość, niezależnie od skali działania w danym regionie świata.
Outsourcing – korzyści i zagrożenia
Dążenie do obniżenia kosztów operacyjnych to najczęściej wymieniany w różnych raportach motyw korzystania z rozwiązań outsourcingowych. Wśród bardzo często wskazywanych korzyści znajdują się także możliwość koncentracji na podstawowej działalności biznesowej firmy, dostęp do zewnętrznych zasobów i eksperckiego know-how oraz znaczne obniżenie ryzyka prawnego i biznesowego. Analitycy rynkowi i osoby z bogatym doświadczeniem w wydzielaniu różnorodnych procesów oraz usług „na zewnątrz” podkreślają także, że outsourcing przekłada się na usprawnienie działania firmy, lepszą jakość oraz wyższą efektywność bez konieczności ciągłego inwestowania.
Czy przy tych bardzo licznych atutach istnieją także zagrożenia? Zdecydowanie tak. W gruncie rzeczy mają one swoje źródło zazwyczaj już w początkowej fazie procesu – czyli na etapie wyboru odpowiedniego partnera. Zachodzi ryzyko, że postawimy na firmę, która nie posiada wystarczającego zaplecza w postaci doświadczonej kadry, bogatej wiedzy o procesach, obowiązujących przepisach oraz – co równie ważne – technologii. Taka firma nie podąża z duchem czasu, nie rozwija narzędzi oraz oferowanych usług, a przede wszystkim nie korzysta z nowoczesnych technologii i innowacyjnych rozwiązań. Z tego też względu wybór doświadczonego, sprawdzonego i nadal perspektywicznego dostawcy usług oraz procesów urasta do rangi najważniejszego wyzwania.
Od czego zacząć?
Jak w wielu różnych obszarach biznesowych, tak również w przypadku outsourcingu wszystko zaczyna się od pomysłu i potrzeby zwiększenia efektywności działań firmy. To właśnie dana potrzeba i pomysł na jej zagospodarowanie definiują w dalszych fazach zakres realizowanych aktywności i sposób ich wykonania. Niezależnie od rodzaju outsourcingu i jego skali cały proces nie uda sie, jeśli zaniedbamy początkowe etapy wprowadzania danej usługi. O pomyślności projektu wydzielenia funkcji biznesowych na zewnątrz decyduje zidentyfikowanie i zaangażowanie w działania wszystkich grup interesariuszy oraz uwzględnienie ich potrzeb w procesie. Niezwykle istotne są również analiza aktualnej sytuacji i wykorzystywanych rozwiązań, zidentyfikowanie słabych i mocnych stron funkcjonującego rozwiązania oraz nadanie wagi odpowiednim jego aspektom.
Po sumiennym wykonaniu tego etapu należy z optymizmem przystąpić do przygotowania zapytania ofertowego, opracowania założeń przetargu oraz określenia „kryteriów sukcesu”, na podstawie których będą rozpatrywane poszczególne oferty. Kolejnym krokiem jest już sam przetarg i wybór odpowiedniego dostawcy. W tej fazie niezwykle istotną rolę odgrywają szczegółowe rozpoznanie i analiza rozwiązań dostępnych na rynku, pozyskanie opinii i rekomendacji firm już korzystających z danych rozwiązań. Im lepiej odrobimy „pracę domową” na tym etapie, tym bardziej zminimalizujemy zagrożenie wyłonienia partnera, z którego działań nie będziemy później zadowoleni. Końcowym, aczkolwiek jeszcze nie ostatnim, etapem wdrażania projektu, są negocjacje i podpisanie umowy. W tej fazie należy zapewnić bezpieczeństwo wszelkim interesom firmy, cofając się do początku naszej drogi, gdy zdefiniowaliśmy ważne elementy outsource’owanego obszaru i określiliśmy zadowalające nas efekty.
Po zakończeniu wszystkich faz wstępnych i wyborze partnera biznesowego każdą firmę czeka etap wdrożeń – m.in. przebudowa istniejących procesów, implementacja narzędzi dostarczanych przez partnera oraz migracja danych i innych zasobów. Dopiero po sfinalizowaniu tych wszystkich czynności dostawca będzie mógł uruchomić usługę, stanowiącą przedmiot umowy (patrz rysunek).
Jakie zadania firmy outsourcują?
Rozpatrując tę kwestię, należy podkreślić, że niemożliwe jest przygotowanie klasyfikacji zadań oraz procesów, które standardowo są zlecane na zewnątrz przez poszczególne firmy. Skala outsourcingu oraz jego specyfika są uzależnione od wielu czynników, wśród których wymienić należy m.in. wielkość firmy, jej strukturę, uwarunkowania właścicielskie oraz rodzaj realizowanego biznesu. Niemniej jednak można wskazać pewne założenia i prawidłowości, wedle których postępują firmy.
Z jednej strony, decydują się na outsourcing prostych zadań, stosunkowo tanich, przy których dysponują możliwością łatwej oceny dostawcy. W tej kategorii możemy wymienić m.in. sprzątanie czy ochronę budynków. Outsourcing znacznie redukuje wówczas koszty i wiąże się z małym ryzykiem, a także pozwala zredukować zbędne części organizacji.
Z drugiej strony przedsiębiorstwa chętnie outsource’ują także skomplikowane i drogie zadania, które znacznie przerastają daną organizację. Outsourcing jest wówczas niezastąpionym narzędziem redukcji ryzyka biznesowego i jedynym sposobem na uzyskanie dostępu do drogich kompetencji eksperckich. Wśród tego rodzaju procesów wyróżnić możemy m.in. doradztwo prawne, złożone badania i analizy oraz usługi kadrowo-płacowe i zarządzanie kapitałem ludzkim, w których specjalizuje się ADP Polska.
Co może wydawać się zaskakujące, przedsiębiorstwa stosunkowo rzadko decydują się na outsourcing umiarkowanie trudnych, a zarazem ważnych procesów, które są możliwe do prowadzenia w organizacji. Wówczas outsourcing nieznacznie zmniejsza ryzyko i dubluje kompetencje wykonywane wewnątrz firmy.
Outsourcing a specyfika firm usługowych
W świadomości wielu osób, również tych aktywnie uczestniczących w procesach biznesowych, outsourcing jest powiązany zdecydowanie mocniej z sektorem produkcyjnym. Kojarzy się go ze zleceniami wykonywania różnych podzespołów czy części, z których korzystają duże przedsiębiorstwa przy wytwarzaniu swoich produktów. Co jednak niezwykle istotne, firmy usługowe w żaden sposób nie ustępują sektorowi produkcyjnemu pod względem zakresu dostępnych rozwiązań outsourcingowych oraz powszechności korzystania z nich. Jest to szczególnie widoczne w obszarze kadrowo-płacowym. Warto jednak podkreślić, że często ze względu na zaawansowanie technologiczne, jak i dostęp wszystkich pracowników do narzędzi informatycznych firmy usługowe chętniej wdrażają u siebie różnego rodzaju platformy samoobsługowe. Rozproszona struktura wielu firm często skłania je do wyboru takich dostawców, którzy w ofercie posiadają rozwiązania doskonale dopasowane do specyfiki tego rodzaju przedsiębiorstw. Wśród takich mechanizmów warto wymienić m.in. usługę ePersonel ADP, dzięki której menedżerowie liniowi (np. kierownicy placówek) mogą zdalnie zarządzać procesami kadrowymi.
Outsourcing kadrowo-płacowy: jak to wygląda w praktyce?
W zależności od potrzeb firma może zdecydować się na powierzenie zewnętrznej firmie zarządzania płacami swoich pracowników, administrowania kadrami i rozliczania czasu pracy czy też analizy danych i procesów HR. Wielu klientów rozpoczyna współpracę w podstawowym zakresie, sukcesywnie poszerzając jej obszar o kolejne usługi i dostrzegając wymierne korzyści płynące z rozwiązania.
Zlecanie zewnętrznym firmom zadań, za które do tej pory odpowiedzialne były wewnętrzne działy kadr, i wynajmowanie ekspertów do realizacji danego projektu staje się coraz bardziej popularne. Świadczą o tym statystyki. Jak pokazują badania przeprowadzone przez firmę IDC na zlecenie ADP Polska, rok do roku o 6-10% rośnie rynek outsourcingu w obszarze kadrowo-płacowym. W 2009 r. jego wartość była oceniana na 304 mln zł. Z kolei z międzynarodowego badania przeprowadzonego przez Heliview Research na zlecenie ADP (wśród firm liczących od 50 do 2,5 tys. pracowników) wynika, że w Polsce największym zainteresowaniem cieszy się outsourcing w zakresie szkoleń i rozwoju (korzysta z niego 29% podmiotów) oraz w zakresie BHP (25%). Popularny jest także outsourcing w obszarze rekrutacji – 19% firm korzysta z takiego rozwiązania, za to usługa naliczania płac cieszy się powodzeniem u 10% badanych respondentów. Najrzadziej firmy decydują się na outsourcing: zarządzania wynikami – jedynie 4% przedsiębiorstw. W tym samym badaniu respondenci zapytani zostali o plany w zakresie outsourcingu HR. Wyniki okazały się niezwykle obiecujące – aż 40% firm aktualnie wydzielających na zewnątrz co najmniej jedną funkcję HR rozważa w ciągu 1-2 lat outsourcowanie kolejnych funkcji. Z kolei wśród firm jeszcze niekorzystających z outsourcingu HR aż 48% planuje jego wprowadzenie.
Ten rynek cały czas dynamicznie się rozwija. Takie rozwiązania najchętniej wybierają firmy z zagranicznym kapitałem, ale wśród rodzimych przedsiębiorstw również widać coraz większe zainteresowanie. Polscy pracodawcy przekonują się do tego rodzaju usług i dostrzegają tego rodzaju zalety jak wiedza ekspercka i doświadczenie, dostęp do nowoczesnych technologii, jakość i terminowość, odpowiedzialność po stronie dostawcy usługi oraz efekt skali, który pozwala na optymalizację kosztów przy jednoczesnym zachowaniu wysokiego poziomu realizowanych usług. Mimo że z outsourcingu kadrowo-płacowego korzystają często większe przedsiębiorstwa czy też korporacje z zagranicznym kapitałem, taki system może się również z powodzeniem sprawdzić w rodzimych małych i średnich przedsiębiorstwach. Mniejsze firmy często nie mogą sobie pozwolić na zainwestowanie w nowoczesne technologie i wdrożenie kosztownego systemu informatycznego, zatrudnienie na etat doświadczonych specjalistów czy wykonanie drogiej ekspertyzy. Firmy outsourcingowe oferują gotowe, wypracowane rozwiązania i posiadają certyfikaty bezpieczeństwa. To, ile zaoszczędzimy jest kwestią indywidualną i zależy od specyfiki firmy oraz wybieranych usług i skali przedsięwzięcia. W przypadku jednej firmy oszczędności mogą sięgać nawet 50%; a w przypadku innej będą porównywalne ze stanem wyjściowym, gdy funkcjonował w niej tradycyjny dział HR, jednak wartością dodaną okaże się na przykład wyższa jakość, bezpieczeństwo i utajnienie danych czy optymalizacja procesów wewnątrz przedsiębiorstwa.
Korzyści płynące z outsourcingu kadrowo-płacowego są widoczne również w poziomie zatrudnienia w tzw. Nowoczesnej Gospodarce, w firmach, które stale usprawniają bieżącą działalność m.in. poprzez korzystanie z nowoczesnych technologii i outsourcingu. Wdrażają one innowacyjne rozwiązania, a jednocześnie mogą skupić się na swojej podstawowej działalności, powierzając część zadań zewnętrznym partnerom biznesowym. W efekcie przyjętej strategii przedsiębiorstwa Nowoczesnej Gospodarki są liderami w swoich branżach – rozwijają działalność, pozyskują klientów i zwiększają zatrudnienie. Wyznaczają standardy, stanowiąc awangardę świata biznesu, a ogół rynku bierze z nich przykład. Z wyników ostatniej edycji badania ADP Polska „Zatrudnienie w Nowoczesnej Gospodarce Q4 2016” wynika, że firmy Nowoczesnej Gospodarki nadal utrzymują wyższą dynamikę zatrudnienia niż ogół polskich przedsiębiorstw i napędzają gospodarkę – odnotowany przez nie ponad pięcioprocentowy wzrost zatrudnienia w IV kwartale 2016 r. jest o niemal 2 punkty procentowe wyższy niż u ogółu polskich przedsiębiorstw, badanych przez Główny Urząd Statystyczny.
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
