Kiedy w firmie pojawia się hasło: „wdrożenie SAP”, dla większości pracowników nie oznacza to zupełnie nic. Są jednak tacy, którzy wiedzą, że czekają ich długie godziny wytężonej pracy projektowej. Jedno jest pewne – wdrożenie SAP to proces skomplikowany i narażony na wystąpienie błędów, szczególnie jeśli komunikacja na linii firma – firma wdrożeniowa nie przebiega sprawnie. W tekście podpowiadamy zatem, jak zorganizować służby informatyczne i jak współpracować z firmą wdrożeniową, aby projekt zamknął się w oczekiwanym czasie i uzyskał pozytywne referencje użytkowników końcowych.
Aby właściwie rozprawić się z postawionym problemem, należy odpowiedzieć sobie na kilka podstawowych pytań: kim jest konsultant SAP i jakie powinien mieć kompetencje? Jaką rolę pełni project manager? Kim są kierownicy projektu po stronie firmy wdrażającej rozwiązanie i jakimi cechami powinni się charakteryzować? Ale to jeszcze nie wszystko. W dalszej kolejności warto mieć świadomość, dlaczego symetria w organizacji obu zespołów projektowych jest kluczowa, do czego służą narzędzia komunikacyjne, a przede wszystkim, jak właściwie reagować na sytuacje kryzysowe.
Kim jest konsultant SAP i jak wygląda jego praca?
Częstym wyzwaniem w relacji firmy, która chce mieć wdrożone narzędzie informatyczne, z firmą wdrażającą jest przezwyciężenie braków w rozumieniu poszczególnych kompetencji i charakteru pracy konsultantów zajmujących się konkretnymi procesami biznesowymi. W większości przypadków konsultanci są przydzielani do poszczególnych zakresów kompetencyjnych i funkcyjnych. W przypadku SAP są to moduły obejmujące obszary takie, jak: finanse, controlling, logistyka CRM, HR.
Konsultant w zespole pełni rolę pierwszego kontaktu z zespołem wdrożeniowym po stronie klienta. Jego zadaniem jest zebranie informacji charakterystycznych dla danego biznesu w celu znalezienia optymalnego rozwiązania systemowego. Możemy sobie jednak już teraz wyobrazić, że po stronie klienta mamy osobę, która najlepiej zna procesy biznesowe związane z jego obszarem, np. finansami. W efekcie relacji dwóch specjalistów powstanie koncepcja wykorzystania funkcji modułu SAP przydatnej w danej jednostce gospodarczej. Zadaniem konsultanta SAP jest dokładne opisanie stanu aktualnego w ramach wdrożenia oraz zaproponowanie optymalnego rozwiązania na poziomie procesów SAP.
Przedsiębiorstwo, które przygotowuje się na wdrożenie, najczęściej otrzymuje portfolia konsultantów, którzy będą przeprowadzać wywiady i analizy w jego środowisku biznesowym. Warto więc, aby osoby decyzyjne zwróciły uwagę na następujące cechy i umiejętności po stronie potencjalnego konsultanta:
- umiejętność słuchania tego, co przedstawiciele firmy mają do powiedzenia,
- zdolność do przełożenia procesu biznesowego na język SAP, czyli zadania, które będą do wykonania bezpośrednio w systemie,
- umiejętność jasnego i zwięzłego przygotowania opisu rozwiązania i klarownego przekazania wytycznych dla programistów ABAP, jeżeli zajdzie taka potrzeba,
- elastyczność, aby w porę i właściwie reagować na zmienne wymagania (a takie zazwyczaj się pojawiają),
- wysoka merytoryczność w ramach obsługiwanego przez siebie modułu, np. w przypadku konsultanta SAP FI (finanse) ważna jest poszerzona wiedza o bieżących przepisach, w szczególności dotyczących podatku VAT.
Dobrze też wiedzieć, jak wygląda tryb pracy konsultanta. Poza zadaniami, które wykonuje w miejscu pracy, często pracuje też zdalnie z domu. Częścią jego pracy są także regularne wizyty w siedzibie firmy, w której wdrażany jest projekt (praca u klienta). Z tego względu warto zwrócić uwagę, czy wybrany konsultant ma zdolności związane z planowaniem i organizacją. Ważne też, by upewnić się, czy konsultant jest członkiem więcej niż jednego zespołu projektowego, ponieważ przy skomplikowanym wdrożeniu konieczna jest duża elastyczność i umiejętność szybkiego przełączania się pomiędzy projektami.
Słowniczek pojęć ról przy wdrożeniu rozwiązań SAP:
Project manager – osoba koordynująca całość projektu. Odpowiada za zakres projektu, zasoby oraz finansowe powodzenie przedsięwzięcia;
Konsultanci modułowi – eksperci w ramach danego modułu (FI, CO, SD, MM etc.), znający elementy ustawień charakterystycznych dla niego i możliwości ich dostosowywania do potrzeb klienta.
Programiści ABAP – programiści/deweloperzy tworzący obiekty w języku ABAP (języku programowania SAP), odpowiedzialni za powstawanie dodatkowych funkcjonalności biznesowych w tym języku programowania.
Testerzy – to przeważnie konsultanci modułowi odpowiedzialni za przeprowadzenie testów jednostkowych danego rozwiązania.
BASIS – zespół odpowiedzialny za poprawną instalację środowiska SAP oraz przestrzeganie reguł zarządzania i utrzymania systemu SAP.
Kompetencje project managera
Project manager jest główną osobą kontaktową pomiędzy firmą wdrożeniową a klientem na etapie realizacji projektu. Jest on odpowiedzialny za kompleksowe przygotowanie projektu, co oznacza:
- przygotowanie oficjalnej dokumentacji projektowej (karta projektu, lista otwartych zadań, rejestr prac dodatkowych – CR),
- identyfikację osób w projekcie po obu stronach wdrożenia (kto jest kim, dane personalne, numery telefonów, e-maile),
- ustalony plan projektu (harmonogram i fazy projektu uwzględniające urlopy członków zespołu),
- narzędzia, jakimi będziemy się posługiwać (komunikatory, e-mail, Sharepoint, Jira, Confluence),
- plan komunikacji (liczba i częstotliwość spotkań, także jej rodzaje: telekonferencje, e-maile, spotkania na żywo).
Project manager zarządza zespołem po stronie firmy wdrożeniowej oraz jest osobą zbierającą wymagania ze strony klienta. W przypadku konfliktów lub trudności jest pierwszą osobą informowaną przez klienta o nieprawidłowościach w projekcie. W zakresie własnych obowiązków jest odpowiedzialny za trzy obszary:
- Realizację zakresu projektu w wyznaczonym czasie;
- Zasoby przydzielone do projektu (role w projekcie);
- Wynik finansowy projektu.
Pozostałe 62% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
