Odpisy aktualizujące w księgach rachunkowych

Odpisy aktualizujące są narzędziem, które występuje w przypadku konieczności zmniejszenia wartości należności wykazanych w bilansie w stosunku do ich wartości nominalnej.

Tworzenie odpisów aktualizujących wartość należności pozwala na urealnienie wartości aktywów, które wykazywane są w księgach rachunkowych i w sprawozdaniu finansowym. W myśl art. 28 ust. 7 ustawy o rachunkowości – trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części lub w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Okoliczność ta uzasadnia dokonanie odpisu aktualizującego doprowadzającego wartość należności wynikającą z ksiąg rachunkowych do jej realnej wartości, czyli wartości prawdopodobnej do ściągnięcia. Innymi słowy – odpisy aktualizujące tworzy się w odniesieniu do należności, które w znaczącym stopniu są zagrożone brakiem zapłaty.

Głównym celem dokonywania odpisów aktualizujących jest urealnienie wartości należności do kwot najbardziej prawdopodobnych do ściągnięcia. Obowiązek związany z koniecznością dokonywania odpisów aktualizujących wynika z zasady ostrożnej wyceny wynikającej z polskiego prawa bilansowego. Zasada ostrożności nakazuje aktualizację należności, w jakich są one wykazywane w księgach rachunkowych i sprawozdaniu finansowym, do ich wartości możliwej do odzyskania, jeżeli są one niższe od wartości wykazywanych w księgach rachunkowych na dzień bilansowy.

Utrata wartości należności – w jakich przypadkach występuje konieczność utworzenia odpisu?

Co do zasady, na dzień powstania należności – w księgach rachunkowych ujmowana jest wartość należności w kwocie nominalnej. Wartość nominalna odzwierciedla wartość przychodów ze sprzedaży, powiększoną o podatek VAT. Natomiast na dzień bilansowy należności wyceniane są w kwocie wymaganej zapłaty, z zachowaniem zasady ostrożności, co wynika z art. 28 ust. 1 pkt 7 ustawy o rachunkowości.

Zastosowanie do wyceny należności zasady ostrożnej wyceny wynika z literalnego brzmienia art. 7 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości – który mówi o tym, że w bilansie wykazuje się ich realną wartość, czyli uwzględniającą zmniejszenie ich wartości na skutek braku zapłaty w całości bądź części, to znaczy uwzględniającą stopień prawdopodobieństwa utraty przyszłych korzyści ekonomicznych.

W świetle ustawy o rachunkowości – trwała utrata wartości zachodzi wtedy, gdy istnieje duże prawdopodobieństwo, że kontrolowany przez jednostkę składnik aktywów nie przyniesie w przyszłości w znaczącej części albo w całości przewidywanych korzyści ekonomicznych. Utrata wartości uzasadnia zatem dokonanie w księgach rachunkowych odpisu aktualizującego, który doprowadza wartość należności wynikającą z ksiąg rachunkowych do ich realnej wartości, czyli prawdopodobnej do ściągnięcia kwoty.

Jednostka w celu oceny związanej z zasadnością dokonania odpisu i jego wysokości – powinna przeanalizować wszelkie informacje o dłużniku, tj. między innymi ocenić jego sytuację płatniczą, sprawdzić historycznie jak wyglądał czas zalegania z zapłatą, ocenić przebieg współpracy z kontrahentem.

Na podstawie zebranych przez jednostkę informacji – kierownik jednostki powinien określić stopień prawdopodobieństwa spłaty należności oraz podjąć decyzję o utworzeniu odpisu aktualizującego daną należność.