Decyzje strategiczne w obszarze zakupowym podejmowane są przez wyższy szczebel zarządzania. Do wdrożeniowców należy jednak zapewnienie narzędzi niezbędnych do sprawnego realizowania założonych planów. W czasach pandemii koronawirusa sytuacja się komplikuje, dlatego dla działu zakupów ważne jest, aby mieć możliwie jak najprostsze, jak najszybsze i jak najbardziej niezawodne w obsłudze narzędzia poświęcone rozwiązaniom zakupowym. To do wdrożeniowców należy zadanie zaproponowania narzędzi wspierających zakupy, także podczas kryzysów.
Workflow bez flow
W czasach zagrożenia niezwykle ważny jest czas. Niekiedy powodzenie danego przedsięwzięcia zależy od kilku minut, od refleksu osoby decyzyjnej i skorzystania z konkretnej okazji. Nic dziwnego, że obecnie niewskazany jest „rozdmuchany” workflow, którego schemat powoduje, że każda decyzja musi być zatwierdzona na wielu poziomach. Zrobienie poszczególnych zakupów w takich warunkach angażuje wiele osób, które muszą rewidować decyzję kompetentnych przecież pracowników. To często wiąże tym ostatnim ręce i nie pozwala reagować wystarczająco szybko. Ludzie, którzy bezpośrednio zajmują się zakupami, nie powinni czekać na uzyskanie zbyt wielu akceptacji. Struktura firmy nie może więc przeszkadzać w byciu na bieżąco z sytuacją biznesową i korzystaniu z pojawiających się nagle możliwości. Niestety bywa, że od momentu zarejestrowania potrzeby zakupowej do ostatecznego jej zatwierdzenia może minąć nawet kilka czy wręcz kilkanaście dni.
Wdrożeniowiec nie zawsze jest w stanie wpłynąć na decyzje klienta, również kiedy zauważy, że proces zatwierdzania zakupów wydaje się zbyt skomplikowany. Wiele zależy jednak od zaufania do pracowników i samych fundamentalnych wartości firmy. Możliwe jest co najwyżej sugerowanie pewnych zmian w procesach. Jeżeli mimo to sugestie nie spotkają się z entuzjazmem klienta, wdrożeniowcy pracują w strukturze, która klientowi odpowiada i wydaje się satysfakcjonująca. W miarę możliwości staramy się namawiać do upraszczania schematów działań i przekonywać klientów, by wzięli pod uwagę możliwości wprowadzania zmian w swoich procesach i samych organizacjach.
Dywersyfikacja, czyli różnie znaczy bezpieczniej
Kolejną kwestią zakupową, która zyskuje na wadze w dobie COVID-19, jest dywersyfikacja źródła dostaw. Czy firmy zawsze powinny się skupiać na tym, by towar założonej jakości kupować jak najtaniej? Czy może jednak warto kupować nieco mniejsze wolumeny, ale od większej liczby dostawców? Takie podejście mogłoby pomóc zapewnić firmie funkcjonowanie nawet podczas sytuacji kryzysowych, takich jak choćby trwająca obecnie pandemia.
Pozostałe 71% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
