Podróże służbowe pracowników w księgach rachunkowych

Czym różni się podróż służbowa od delegacji?

W celu wskazania różnic podróży służbowej od delegacji, najlepiej jest powołać się na poszczególne akty prawne. Cechy podróży służbowej zostały opisane w art. 77 § 1 Kodeks pracy, w myśl którego to przepisu – podróż służbowa wyróżnia się tym, iż odbywa się poza miejscowością, w której mieści się siedziba pracodawcy albo poza stałe miejsce pracy.

Co ważne, tego typu podróż jest tymczasowa, tzn. ma charakter incydentalny. Można więc śmiało rzec, iż to jedynie pewnego rodzaju odstępstwo od standardowych obowiązków pracownika. W związku z podróżą służbową pracownikowi należą się diety i zwroty kosztów związanych z przejazdami.

W przypadku delegacji – mówi się o niej, kiedy zmiana miejsca świadczenia pracy została wskazana w zawartej z pracownikiem umowie. Co istotne, w takiej sytuacji obowiązują przepisy wewnątrzzakładowe w zakresie dodatkowych świadczeń, w tym m.in. regulamin wynagradzania, w którym określa się kwestię wypłaty pracownikowi odpowiednika diety czy zwrotu kosztów dojazdu.

Zasady odbywania i rozliczania podróży służbowych

Delegowanie pracownika w podróż służbową dokonywane jest na podstawie zleconego przez pracodawcę polecenia wyjazdu służbowego.

Polecenie wyjazdu powinno zawierać następujące dane:

1. imię i nazwisko pracownika,
2. cel podróży służbowej,
3. miejsce rozpoczęcia i zakończenia delegacji,
4. nazwę miejscowości docelowej, 
5. czas trwania podróży służbowej,
6. środek lokomocji.

Kwestie warunków odbywania i rozliczania takich podróży zdefiniowane zostały przez Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 29 stycznia 2013 r. w rozporządzeniu w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, w której określone są zasady przyznawania i wysokość diet. Za czas podróży służbowej, w której przebywał pracownik przysługują diety, które przeznaczone są na pokrycie wydatków związanych z wyżywieniem podczas wyjazdu służbowego. Powyższe rozporządzenie ma zastosowanie również do podróży służbowej pracownika, który zatrudniony jest u innego pracodawcy niż wyżej wymieniony, o ile w układzie zbiorowym pracy, regulaminie pracy, regulaminie wynagradzania albo w umowie o pracę nie zdefiniowano odmiennych zasad odbywania i rozliczania delegacji. Należy mieć na uwadze, że postanowienia te nie mogą ustalać diety za dobę podróży służbowej na obszarze kraju oraz poza granicami kraju w wysokości niższej niż zawarte w powołanym rozporządzeniu.

W rozporządzeniu w sprawie należności z tytułu podróży służbowej znajdujemy wysokość oraz warunki ustalania należności przysługujących pracownikowi z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju i poza granicami kraju, a w szczególności wysokość diet, z uwzględnieniem czasu trwania wyjazdu służbowego, a w przypadku podróży poza granicami kraju – również walutę, w jakiej zostanie ustalona dieta oraz limit na nocleg w poszczególnych państwach, a także warunki zwrotu kosztów przejazdów, noclegów i innych wydatków.

Pracownik odbywający podróż służbową – poza obligatoryjnie przysługującymi dietami, ma również prawo do zwrotu kosztów z tytułu:

• przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem;
• noclegu lub ryczałtu za nocleg;
• dojazdów środkami komunikacji miejscowej;
• innych udokumentowanych wydatków.