Wprowadzenie do BPMN

Wbrew powszechnym opiniom nie wymaga ono zakupu specjalistycznego oprogramowania. Nieprawdą jest również twierdzenie, że zwykle wpływa głównie na sferę IT. Co ciekawe, największe korzyści z modelowania procesów biznesowych często wcale nie wynikają z dużych modyfikacji istniejącego przebiegu procesów. W artykule zaprezentowano podstawowe informacje o BPMN w odniesieniu do małych i średnich przedsiębiorstw.

Czym jest i do czego służy BPMN?

Jak wspomniano na wstępie zarządzanie procesami biznesowymi wymaga ich modelowania, a więc prezentacji w formie schematów, często nazywanych mapami procesów. Właśnie BPMN umożliwia przełożenie procesów biznesowych – zachodzących w przedsiębiorstwie – na mapy, a dzięki temu także ich późniejszą analizę i modyfikację. BPMN można zatem rozumieć jako pewien ustandaryzowany, graficzny język służący do modelowania procesów. Jego standaryzacja jest bardzo istotna z punktu widzenia zrozumienia przez potencjalnych odbiorców, ponieważ zapewnia, że dana mapa procesu zostanie zrozumiana w ten sam sposób przez każdego, kto go zna. Posługuje się on elementami graficznymi, takimi jak strzałki, zaokrąglone prostokąty, romby czy kółka. Komunikat wyrażony językiem obrazkowym jest łatwiejszy do zrozumienia i przyswojenia, a odbiorcy map korzystają z nego niemal intuicyjnie.

BPMN jest najpopularniejszym językiem służącym do modelowania procesów biznesowych. Powszechnie używa się też EPC (ang. Event-driven Process Chain), będącego częścią metody ARIS. W języku EPC, jak i innych, można uzyskać równie satysfakcjonujące rezultaty, ale fakt, że BPMN jest najbardziej rozpowszechniony, stanowi jego wyraźną zaletę. Jeśli organizacja zatrudnia nowego pracownika, który zetknął się już z modelowaniem procesów biznesowych, to najprawdopodobniej był to kontakt właśnie z BPMN.

Za pomocą BPMN przedstawia się proces biznesowy, czyli układ pojedynczych czynności zachodzących w organizacji, służących realizacji pewnego celu. Przytoczona definicja procesu biznesowego jest na tyle szeroka, że pozwala zamodelować wszystko, co dzieje się w organizacji. Proces biznesowy i składające się na niego kroki powinny przybliżać przedsiębiorstwo do osiągnięcia założonych celów. Należy zauważyć, że często nie wszystkie czynności, wykonywane w przedsiębiorstwie, w istocie przybliżają je do realizacji wyznaczonych celów. Odnajdywaniu i eliminowaniu tego typu sytuacji ma służyć właśnie mapowanie procesów. Płynących z mapowania korzyści jest jednak znacznie więcej, dlatego została im poświęcona osobna część artykułu.

Standardowy przebieg mapowania procesów biznesowych z wykorzystaniem BPMN jest dwuetapowy. Pierwszy jest poświęcony przedstawieniu stanu obecnego, tzw. stanu „jest” (ang. as-is). Polega na ustaleniu aktualnego, rzeczywistego przebiegu procesów na podstawie wywiadów z pracownikami. Następnie przebieg tych procesów jest prezentowany na mapach, które analizuje się pod kątem poszukiwania usprawnień. Jeśli projekt powstaje we współpracy z firmą doradczą, ważne, żeby zewnętrzny ekspert – zamiast przekonywać do własnych koncepcji ulepszeń – raczej inspirował członków organizacji do wspólnego poszukiwania rozwiązań. One bowiem, tworzone samodzielnie, mają większą szansę na wdrożenie z sukcesem. Rezultatem przeprowadzonych analiz są mapy procesów docelowych, które uwzględniają wypracowane rozwiązania, tzw. stan „będzie” (ang. to-be).