Wybrane problemy przeprowadzania inwentaryzacji drogą spisu natury

Czy inwentaryzację środków pieniężnych w kasie należy zawsze przeprowadzać 31 grudnia?

Problem

Czy spis gotówki w kasie jednostki musi koniecznie odbywać się 31 grudnia? 31 grudnia 2023 r. wypada w dzień wolny (niedziela).

Rada

Ustalenie stanu gotówki w kasie na 31 grudnia nie oznacza, że czynność taka musi odbywać się koniecznie w tym dniu.

Uzasadnienie

Ustawa o rachunkowości wskazuje (art. 26 ust. 1 pkt 1 uor), że jednostki mają obowiązek przeprowadzić na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację m.in. aktywów pieniężnych (za wyjątkiem tych zgromadzonych na rachunkach bankowych) drogą spisu z natury. Oznacza to, że w przypadku jednostek, których rok obrotowy jest tożsamy z kalendarzowym, ustawa o rachunkowości nakazuje ustalenie stanu posiadanych środków pieniężnych w kasie na 31 grudnia. Nie oznacza to jednak, że proces ustalenia tego stanu musi odbywać się tego dnia. Jeśli 31 grudnia przypada w dzień wolny od pracy (a tak jest w 2023 r.), to ustalenia stanu środków pieniężnych należy dokonać:

1. ostatniego dnia roboczego przed 31 grudnia (w 2023 r. będzie to dla większości jednostek 29 grudnia – piątek),
2. w pierwszym dniu roboczym nowego roku (w 2024 r. będzie to dla większości jednostek 2 stycznia – wtorek).

Najlepiej oczywiście jest inwentaryzację taką przeprowadzić:

• na koniec dnia po zamknięciu kasy, jeśli przeprowadza się ją ostatniego dnia roboczego, lub
• przed rozpoczęciem pracy, jeśli zamierza się przeprowadzać ją pierwszego dnia roboczego nowego roku.

Istotne jest bowiem wykazanie w protokole inwentaryzacji stanu środków pieniężnych w kasie na dzień bilansowy (31 grudnia). W protokole tym należy wskazać „prawdziwą” datę i godziny przeprowadzenia inwentaryzacji – tak, by wiadomo było, że w czasie od jej przeprowadzenia a datą 31 grudnia nie zachodziły żadne operacje gotówkowe.

Podstawa prawna

art. 26 ust. 1 pkt 1 ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości – j.t. Dz.U. z 2023 r. poz. 120; ost.zm. Dz.U. z 2023 r. poz. 1598

Czy inwentaryzując składniki majątku drogą spisu z natury, można korzystać z wydruków z systemu magazynowego?

Problem

Ponieważ inwentaryzacja zajmuje w jednostce dużo czasu, często zespoły spisowe proszą o wydruki z systemu magazynowego, by szybko sprawdzić na ich podstawie istnienie (lub nie) określonych składników majątku.

Rada

Korzystanie z wydruków z systemu magazynowego w celu przeprowadzenia inwentaryzacji drogą spisu z natury raczej zdezorganizuje proces spisu z natury składników majątku, a nawet może zaburzać ustalenie rzeczywistego stanu zapasów.

Uzasadnienie

Korzystanie przez zespół spisowy z dostępu do systemu magazynowego w postaci wydruków z tego systemu może prowadzić do błędów. Skłania bowiem do bazowania na systemowych ilościach, zamiast na dokładnym, fizycznym zliczeniu zapasów. Wydrukowanie listy odpowiednich składników majątku (asortymentów) z systemu powoduje, że często jest zaburzona kolejność spisu, co może skutkować pomyłkami i pominięciem niektórych pozycji. Zespół spisowy jest bowiem bardziej skoncentrowany na szukaniu danych składników majątku niż na systematycznym ich spisywaniu. Taka metoda wiąże się również z ryzykiem podwójnego spisania tych samych składników majątku. Nie zastąpi w żaden sposób „prawidłowego” przeprowadzenia spisu z natury polegającego na fizycznym zliczeniu składników zgodnie z ich faktycznym rozmieszczeniem w magazynie. Tylko bowiem spisywanie składników majątku „metr po metrze” lub „obszar po obszarze” gwarantuje, że ustalony zostanie rzeczywisty (a więc kompletny) stan składników majątku będących w posiadaniu przedsiębiorstwa. Na podstawie tak przeprowadzonej inwentaryzacji łatwo ustalić ilości poszczególnych asortymentów, nawet jeżeli znajdują się w różnych miejscach spisowych. Wystarczy bowiem po zakończeniu spisu zsumować ich ilości.