Aplikacja analityczna HR Qlik Sense kluczem do efektywnego zarządzania i inwestowania w pracowników

Najlepsze praktyki w obszarze analiz HR – case study Securitas Polska

Securitas Polska jako propagator innowacji, jest dobrym przykładem jak w odpowiedni sposób wykorzystywać narzędzia do analizy danych w obszarze HR. Firma od wielu lat wykorzystuje do analiz biznesowych platformę business intelligence QlikView, wdrożoną przy współudziale wieloletniego partnera – firmy Hogart Business Intelligence. Jednak na potrzeby analiz HR, konsultanci Hogart wraz z menedżerami działów controllingu oraz HR przygotowali dedykowaną aplikację HR Qlik Sense. Aplikacja powstała w technologii Qlik Sense, będącej nową generacją silnika Qlik.

– Przygotowanie aplikacji HR Qlik Sense poprzedzone było zbieraniem i szczegółową analizą wymagań przyszłych użytkowników – na tej podstawie opracowaliśmy założenia projektu. Aby sprostać oczekiwaniom staraliśmy się od początku zaangażować stronę biznesową tak, aby była współautorem systemu, a nie jedynie odbiorcą – zaznacza Andrzej Dobiegała, leader projektu i konsultant w Hogart Business Intelligence.

HR Qlik Sense demo, dane przykładowe: Analiza składników wynagrodzeń Źródło: opracowanie własne

HR Qlik Sense wspiera kadrę zarządzającą oraz menedżerów firmy w podejmowaniu kluczowych decyzji związanych z zarządzaniem ludźmi. Aplikacja umożliwia m.in. lepsze wykorzystanie potencjału pracowników, a także optymalizację kosztów pracowniczych. Jak działa HR Qlik Sense? Za pośrednictwem aplikacji użytkownicy w ciągu kilku sekund mogą sprawdzić informacje w zakresie m.in.: wynagrodzeń, podwyżek, uprawnień pracowników, urlopów, wskaźników retencji i rotacji, stażu pracy czy też struktury zatrudnienia we wszystkich oddziałach Securitas w Polsce.

Ciekawym rozwiązaniem jest zintegrowanie aplikacji z modułem kadrowo-płacowym SAP oraz z danymi udostępnianymi przez Główny Urząd Statystyczny. Funkcjonalność ta umożliwia np. porównanie wynagrodzeń we wszystkich oddziałach Securitas oraz odniesienie ich do wynagrodzeń i stopy bezrobocia w poszczególnych województwach lub powiatach w Polsce. 

HR Qlik Sense, dane przykładowe: Stopa bezrobocia a wynagrodzenie w województwach i powiatach Źródło: opracowanie własne

Efekty wdrożenia aplikacji HR Qlik Sense

Przed wdrożeniem aplikacji HR Qlik Sense proces przygotowania danych do raportów i analizy danych HR zajmował sporo czasu, wymagał też pracy ręcznej, przez co generował istotne ryzyko błędu. Obecnie wszyscy menedżerowie oraz działy takie jak: controlling, HR i operacje mogą podejmować decyzje na podstawie tych samych aktualnych danych, przedstawionych w formie czytelnych wizualizacji. Dodatkowo, dzięki integracji aplikacji z danymi publicznymi z GUS, menedżerowie mogą na bieżąco analizować wszelkie odchylenia wynagrodzeń w działach Securitas. Przekłada się to na optymalizację kosztów zatrudnienia i wynagrodzeń.

– Z pomocą aplikacji HR Qlik Sense szukamy i identyfikujemy informacje, które są nieoczekiwane albo nie pasują do ogólnych założeń. Jeżeli przykładowo zidentyfikujemy, że wynagrodzenie pracownika wykracza poza średnią w regionie lub kraju, sprawdzamy z czego to wynika. (…) Wszelkie odchylenia analizujemy w celu optymalizacji kosztów płacowych i wykorzystujemy podczas ofertowania wynagrodzenia i negocjacji stawek godzinowych – mówi Tomasz Brandys, Menedżer Działu Controllingu.

Aplikacja HR Qlik Sense jest także istotnym wsparciem w zakresie wdrażania efektywnego programu retencji pracowników. Dzięki aplikacji możliwe jest ograniczenie rotacji i targetowanie odpowiednich osób na rynku pracy. Przekłada się to wprost na redukcję kosztów związanych ze szkoleniami wstępnymi oraz wyposażeniem nowo zatrudnionych pracowników. Pośrednio ma to również wpływ na poziom satysfakcji klientów Securitas Polska.

– Jeśli na podstawie danych w aplikacji HR Qlik Sense uzyskujemy informacje świadczące o wysokiej rotacji określonej grupy pracowników w Securitas Polska (na poziomie segmentu rynku lub regionu geograficznego), wtedy tak kierujemy rekrutacją, aby pozyskać pracowników o najniższym ryzyku rotacji. Informacje te uzyskujemy na podstawie przekrojowej analizy danych historycznych. W aplikacji HR Qlik Sense mamy dostęp do wszystkich zdarzeń kadrowych, jakie wystąpiły w SAP w ciągu ostatnich 4 lat, zakres możliwych analiz i korelacji jest więc ogromny – podkreśla Tomasz Brandys.

HR Qlik Sense jest rozwiązaniem klasy business intelligence, wykorzystywanym na każdym poziomie hierarchii organizacyjnej. Aplikacja dostarcza danych potrzebnych do realizacji działań operacyjnych, analizuje strukturę zatrudnienia porównując parytet płci kobiety – mężczyźni, daje szybki dostęp do informacji o uprawnieniach pracowników, kwalifikacjach, dopuszczeniu do używania broni, wynagrodzeniach w podziale na regiony geograficzne lub obiekty. Aplikacja HR Qlik Sense, opracowana przez Hogart Business Intelligence, jest przy tym intuicyjnym i prostym w obsłudze narzędziem BI.

– Qlik Sense to jedno z lepszych narzędzi informatycznych, na których mam okazję pracować. System jest prosty w obsłudze i pozwala na łatwe skorelowanie wszystkich źródeł danych, bez względu na ich ilość i wielkość – mówi Marek Skowronek, COO i Członek Zarządu Securitas.

Aplikację HR Qlik Sense opracowało dwóch konsultantów Hogart Business Intelligence wraz z menedżerami działów Controllingu oraz HR firmy Securitas Polska, w zaledwie 27 dni. Aplikacja powstała na bazie jedenastoletniego doświadczenia Hogart, we współpracy z międzynarodowymi firmami farmaceutycznymi. Hogart był gwarantem wysokiej jakości prac, dostępu do zespołu doświadczonych konsultantów Qlik, a także stosowania najlepszych praktyk projektowych, zwiększających efektywność kosztową projektu.

HR Qlik Sense demo, dane przykładowe: Analizy rotacji: przyjęcia, odejścia, przyczyny odejść Źródło: opracowanie własne

HR Qlik Sense – w jakich obszarach wspiera menedżerów?

• Analiza kosztów płacowych
• Analiza danych kadrowych
• Planowanie i zarządzanie ścieżkami karier
• Zarządzanie nieobecnościami i zastępstwami
• Kształtowanie polityki premiowej
• Negocjacje wynagrodzeń
• Przeciwdziałanie nierównościom
• Zarządzanie różnorodnością wśród pracowników
•  Ofertowanie i negocjacje z klientami 

HR Qlik Sense – korzyści dla firmy:

• Szybki i łatwy dostęp do aktualnych danych HR, na dowolnym poziomie szczegółowości
• Odciążenie pracowników, zmniejszenie ryzyka błędu ludzkiego poprzez zautomatyzowane tworzenie analiz i ich dystrybucji
• Czytelna prezentacja danych HR, dostosowana do poszczególnych grup użytkowników
• Możliwość przekrojowego spojrzenia na dane HR i porównania ich z danymi statystycznymi z GUS
• Skrócenie czasu reakcji na zdarzenia biznesowe
• Optymalizacja kosztów pracowniczych
• Redukcja ryzyk związanych z fluktuacją kadr
• Krótkie wdrożenie