Faktury korygujące są często występującym dokumentem, który jest wystawiany z uwagi na pojawiające się różnego rodzaju okoliczności po wystawieniu faktury pierwotnej. Sytuacje, w których występuje konieczność wystawienia faktury korygującej, oraz zasady jej rozliczenia zostały obszernie opisane w ustawie o podatku od towarów i usług.
Kiedy i w jaki sposób wystawiamy faktury korygujące?
Ustawodawca w art 106j ust. 1 ustawy o VAT wskazuje konkretne przypadki, w których podatnik jest zobowiązany do wystawienia faktury korygującej. W przypadku, gdy po wystawieniu faktury:
- podstawa opodatkowania lub kwota podatku wskazana w fakturze uległa zmianie,
- dokonano zwrotu podatnikowi towarów i opakowań,
- dokonano zwrotu nabywcy całości lub części zapłaty, o której mowa w art. 106b ust. 1 pkt 4,
- stwierdzono pomyłkę w jakiejkolwiek pozycji faktury
– podatnik wystawia fakturę korygującą.
Należy przy tym pamiętać, że prawo do wystawienia korekty do faktury ma wyłącznie podatnik, który wystawił fakturę pierwotną. Prawidłowo wystawiona faktura powinna zawierać:
- wyrazy „FAKTURA KORYGUJĄCA" albo wyraz „KOREKTA";
- numer kolejny oraz datę jej wystawienia;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura korygująca;
- przyczynę korekty;
- jeżeli korekta wpływa na zmianę podstawy opodatkowania lub kwoty podatku należnego – odpowiednio kwotę korekty podstawy opodatkowania lub kwotę korekty podatku należnego;
- w pozostałych przypadkach – prawidłową treść korygowanych pozycji.
W pozostałych przypadkach, takich jak np. omyłka w danych kontrahenta, jest możliwość wystawienia noty korygującej. Dokument ten nie może jednak zmieniać danych wpływających na wyliczenie podatku, takich jak np. zmiana ceny, korekta stawki VAT lub kwota podatku. Notę korygująca wystawia podmiot dokonujący zakupu danej usługi lub towaru. Sprzedawca powinien zaakceptować poprawność takiej noty. Nota korygująca powinna zawierać:
- wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA”;
- numer kolejny i datę jej wystawienia;
- imiona i nazwiska lub nazwy podatnika i nabywcy towarów lub usług oraz ich adresy i numer, za pomocą którego podatnik jest zidentyfikowany na potrzeby podatku, a także numer, za pomocą którego nabywca towarów lub usług jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej;
- dane zawarte w fakturze, której dotyczy faktura;
- wskazanie treści korygowanej informacji oraz treści prawidłowej.
Faktura korygująca in minus – sprzedawca
Korekta „in minus” jest to faktura korygująca zmniejszająca kwotę netto i podatek VAT należny. Wystawienie takiej korekty może powstać w wyniku pomyłki, dokonanego zwrotu, udzielonego rabatu lub reklamacji.
Na gruncie podatku dochodowego istotna jest przyczyna korekty. Jeśli korekta in minus wynika z omyłki na fakturze pierwotnej, wówczas podatnik powinien cofnąć się do momentu sprzedaży i w tym okresie rozliczyć korektę. Jeżeli natomiast faktura korygująca wynika z ustaleń z kontrahentem i wynika z udzielonego rabatu, zwrotu towaru czy udzielonej reklamacji – to wówczas należy rozliczyć ją w dacie wystawienia faktury korygującej.
W świetle podatku VAT, w myśl art. 29a ust. 13 ustawy wskazano, że w przypadku opustu, zwrotu towaru, zwrotu płatności przed dokonaną sprzedażą, obniżenia podstawy opodatkowania, w stosunku do podstawy określonej w wystawionej fakturze pierwotnej z wykazanym podatkiem, dokonuje się za okres rozliczeniowy, w którym podatnik wystawił fakturę korygującą. Warunkiem rozliczenia faktury korygującej jest posiadanie przez podatnika dokumentacji, z której wynika, że uzgodnił on z nabywcą towaru lub usługobiorcą warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług określone w fakturze korygującej oraz warunki te zostały spełnione, a faktura ta jest zgodna z posiadaną dokumentacją. W przypadku, gdy w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura korygująca, podatnik nie posiada odpowiedniej dokumentacji, obniżenia podstawy opodatkowania dokonuje za okres rozliczeniowy, w którym dokumentację tę uzyskał.
Podobna sytuacja jest w przypadku, gdy doszło do stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze i wystawiono fakturę korygującą in minus do faktury pierwotnej.
Wymogu posiadania odpowiedniej dokumentacji do korekt in minus nie stosuje się do:
- eksportu towarów i wewnątrzwspólnotowej dostawy towarów;
- dostawy towarów i świadczenia usług, dla których miejsce opodatkowania znajduje się poza terytorium kraju;
- sprzedaży: energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, gazu przewodowego, usług dystrybucji energii elektrycznej, cieplnej lub chłodniczej, usług dystrybucji gazu przewodowego, usług telekomunikacyjnych oraz usług wymienionych w poz. 24–37, 50 i 51 załącznika nr 3 do ustawy o VAT;
- wystawienia faktury korygującej w postaci faktury ustrukturyzowanej.
Dokumentacja, o której mowa jest w ustawie, może być np. w formie aneksu do umowy, korespondencji handlowej, dowodem zapłaty. Z dokumentacji powinno wynikać, że kupujący jest w pełni świadomy otrzymanej korekty i ją akceptuje.
Korekta in plus – sprzedawca
Korekta „in plus” jest to faktura korygująca zwiększająca kwotę netto i podatek VAT należny. Wystawienie takiej korekty może powstać w wyniku pomyłki, podwyższenia ceny.
Zasada rozliczenie korekt in plus w podatku dochodowym jest analogiczna do korekt in minus. Kwestią jest uzgodnienie przyczyny korekty. Omyłka przy fakturze pierwotnej wymusza konieczność cofnięcia się do daty rozliczenia pierwotnej faktury, natomiast w pozostałych przypadkach rozliczenie następuje w dacie korekty.
W myśl art. 29a ust. 17 ustawy o VAT w przypadku gdy podstawa opodatkowania zwiększyła się, korekty tej podstawy dokonuje się w rozliczeniu za okres rozliczeniowy, w którym zaistniała przyczyna zwiększenia podstawy opodatkowania.
Interpretując powyższy zapis, jeżeli przyczyną korekty jest sytuacja, która powstała w momencie wystawienia faktury pierwotnej, wówczas podatnik powinien cofnąć się do tej daty w celu rozliczenia faktury korygującej. Taka sytuacja może mieć miejsce, gdy doszło np. do pomyłki w fakturze sprzedaży.
Faktura korygująca u nabywcy
Faktury korygujące u nabywcy w świetle podatku dochodowego rozliczane są na podobnej zasadzie jak w przypadku sprzedawcy. Jeżeli korekta jest w wyniku omyłki, należy cofnąć się do okresu rozliczenia pierwotnej faktury bez względu na to, czy korekta jest in plus, czy in minus. W pozostałych przypadkach, takich jak upust, zmiana ceny, rabat itp., należy rozliczyć fakturę korygującą w dacie jej wystawienia.
Faktury korygujące kosztowe u nabywcy korygowane in minus powinny zostać rozliczone na gruncie podatku VAT w okresie, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania zostały uzgodnione ze sprzedawcą. Należy również pamiętać, że korektę faktury ujmuje się jedynie w przypadku ujęcia w rozliczeniu faktury pierwotnej.
Zgodnie z art. 86 ust. 19a ustawy o VAT w przypadku obniżenia podstawy opodatkowania lub stwierdzenia pomyłki w kwocie podatku na fakturze nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały uzgodnione z dostawcą towarów lub usługodawcą, jeżeli przed upływem tego okresu rozliczeniowego te warunki zostały spełnione. W przypadku gdy warunki obniżenia podstawy opodatkowania dla dostawy towarów lub świadczenia usług lub kwoty podatku wykazanego na fakturze zostały spełnione po upływie okresu rozliczeniowego, w którym te warunki zostały uzgodnione, nabywca towaru lub usługi jest obowiązany do zmniejszenia kwoty podatku naliczonego w rozliczeniu za okres, w którym te warunki zostały spełnione. Jeżeli podatnik nie obniżył kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego określonego w fakturze, której korekta dotyczy, a prawo do takiego obniżenia mu przysługuje, zmniejszenie kwoty podatku naliczonego uwzględnia się w rozliczeniu za okres, w którym podatnik dokonuje tego obniżenia.
W przypadku korekt in plus na gruncie podatku VAT nabywca rozlicza je na zasadach takich jak w przypadku zwykłej faktury zakupowej.
Przykład 1.
Spółka XYZ wystawiła fakturę sprzedaży za usługi wykonane 31.08.20XX na kwotę 2000 zł netto plus 460 zł VAT. Faktura została rozliczona w podatku dochodowym oraz podatku VAT w sierpniu. We wrześniu spółka zorientowała się, ze doszło do omyłki w cenie i w związku z tym wystawiła fakturę korygującą in minus w kwocie 500 zł netto i 115 zł VAT. We wrześniu dokonała też zwrotu pieniędzy wynikających z faktury korygującej. Ze względu na charakter korekty rozliczenia faktury korygującej Spółka dokonała w okresie:
- na gruncie podatku VAT – w sierpniu dokonując korekty rozliczenia JPK VAT,
- na gruncie podatku dochodowego – w sierpniu korygując zaliczkę na podatek dochodowy.
Przykład 2.
Spółka ABC 31.08.20XX otrzymała fakturę VAT zakupu za usługi wykonane w sierpniu. Spółka ujęła fakturę w kosztach za sierpień i w tym okresie obniżyła kwotę podatku VAT do zapłaty. We wrześniu w wyniku otrzymanego rabatu, który został uzgodniony w korespondencji handlowej, spółka otrzymała fakturę korygującą in minus. Spółka powinna rozliczyć fakturę w podatku dochodowym, jak i w podatku VAT w dacie faktury korygującej, czyli we wrześniu.
Źródło: Controlling i Rachunkowość Zarządcza nr 10/2024
