Wymogi AML w kontekście prowadzenia biura rachunkowego

Data wejścia w życie i podmioty objęte przepisami

Ustawa z dnia 1 marca 2018 r. o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zaczęła obowiązywać od 13 lipca 2018 r. Ustawodawca 30 marca 2021 r. rozszerzył katalog podmiotów zobowiązanych do stosowania procedur AML. Podmioty, które muszą stosować wewnętrzną procedurę AML, to tzw. instytucje obowiązane. Do instytucji tych zaliczamy banki, instytucje płatnicze, firmy inwestycyjne, zakłady ubezpieczeń, przedsiębiorców, których podstawową działalnością gospodarczą jest świadczenie usług polegających na sporządzaniu deklaracji, prowadzeniu ksiąg podatkowych, czyli najogólniej mówiąc dotyczy to też biur rachunkowych. Oczywiście katalog podmiotów obowiązanych jest znacznie szerszy i każda instytucja finansowa powinna zweryfikować, czy przywołana ustawa jej dotyczy.

Biuro rachunkowe w świetle procedury AML

Ustawodawca wskazuje, że każda z instytucji powinna indywidualnie tworzyć procedurę. Choć można korzystać z gotowych wzorów, każde biuro rachunkowe powinno dopasować procedury pod swoją działalność. Należy zwrócić uwagę na takie aspekty, jak rozmiar biura oraz obszar geograficzny na którym znajduje się instytucja. W przypadku biur rachunkowych trudno jednoznacznie zdefiniować obszar geograficzny działania, ponieważ świadczą one często usługi zdalnie. Co więcej procedura AML musi być spójna z oceną ryzyka AML. Same dokumenty to nie wszytko, ważne jest podejmowanie realnych działań w celu przeciwdziałanie praniu pieniędzy i finansowaniu terroryzmu. W każdym biurze powinna być wyznaczona osoba odpowiedzialna za czuwanie nad właściwym respektowaniem przepisów o AML. Ustawa jasno określa, że powinna być to osoba z kadry zarządczej oraz pracownik na stanowisku kierowniczym. Jeśli biuro rachunkowe jest prowadzone przez jedną osobę, to ona będzie wykonywać zadania kadry zarządzającej oraz pracownika wyższego szczebla. Taki pracownik jest zobowiązany do przekazywania zawiadomień do Generalnego Inspektora Informacji Finansowej.

Ocena ryzyka AML

Biura rachunkowe mają obowiązek tworzenia dokumentu tzw. oceny ryzyka. Może ona być sporządzona w formie papierowej lub elektronicznej. W dokumencie tym biuro dokonuje identyfikacji i oceny ryzyka związanego z praniem pieniędzy i finansowaniem terroryzmu. Ocena ryzyka powinna zawierać także wskazanie, jakie środki zostaną podjęte w celu obniżenia danego ryzyka. Dokument ten musi być aktualizowany minimum co dwa lata.

Biuro będzie zobowiązane do aktualizacji oceny ryzyka także w przypadku pozyskania nowego klienta, wprowadzenia nowej usługi (np. usług prawnych, których wcześniej w ofercie biura nie było), nowego kanału dystrybucji czy geograficznego rozszerzenia działalności. O geograficznym rozszerzeniu mówimy na przykład gdy biuro pozyskuje nowego klienta z Niemiec, podczas gdy dotychczas biuro obsługiwało tylko krajowe podmioty. Sporządzając ocenę ryzyka, biuro rachunkowe powinno uwzględnić czynniki ryzyka związane z:

• klientami,
• państwami i obszarami geograficznymi działania,
• oferowanymi produktami i usługami,
• realizowanymi rodzajami transakcji,
• kanałami dostaw produktów, usług i poszczególnych rodzajów transakcji.

Biuro rachunkowe przy tworzeniu swojej dokumentacji oceny ryzyka może korzystać z krajowej oceny ryzyka. Zawiera ona np. metodykę oceny ryzyka, opis zjawisk związanych z praniem pieniędzy oraz finansowaniem terroryzmu, opis obowiązujących regulacji, wskazanie poziomu ryzyka wraz z uzasadnieniem oraz wnioski wynikające z oceny ryzyka.