[S]uper[A][P]ower

Porozmawiajmy o zarządzaniu finansami w firmie. Jakie moduły systemu SAP mogą nam w tym względzie pomóc?

Na co dzień zauważam, że firmy doskonale radzą sobie z gromadzeniem danych, lecz problemy zaczynają się pojawiać, kiedy te dane trzeba zinterpretować, wyciągnąć wnioski i podjąć działania. Owszem, wiele firm korzystających z SAP-a gromadzi w nim dane, ale wszystkie późniejsze analizy dokonuje już w Excelu, choć SAP to bardzo przydatny instrument, oferujący wiele użytecznych w tym względzie modułów. Kiedy mówimy o narzędziach finansowych SAP-a, mówimy przede wszystkim o tzw. module Fi/Co, na który składa się moduł finansowy (Fi) i controllingowy (Co). Żeby w pełni wykorzystaćjego możliwości, konieczne jest jak najwierniejsze odwzorowanie firmy w tych modułach, w tym ustalenie jej company code (na jego poziomie są wprowadzane, zapisywane i szacowane transakcje finansowe firmy) oraz controlling area (czyli jednostki organizacyjnej w firmie, która stanowi zamknięty system używany do celów rozliczania kosztów). Obszar kontrolny może zawierać jeden lub więcej kodów firmowych, działających w różnych walutach, jeśli jest to konieczne). Trafne i jak najbliższe rzeczywistości skonfigurowanie danej firmy w SAP-ie pozwala widzieć wszystkie operacje, które zostaną przeprowadzone, i w pełni panować nad kwestiami finansowymi w firmie. Natomiast aby w pełni korzystać z modułu controllingowego, konieczne jest wyodrębnienie w naszej firmie tzw. cost centers, czyli miejsc powstawania kosztów, i profit centers (miejsc generowania zysków). Tu bardzo przydatny okazuje się też moduł Co-PA (Costing-based Profitability Analysis), gdzie możemy dokładnie prześledzić rentowność naszych produktów w różnych przekrojach (pod kątem klientów, zamówień czy produktów itd.). Wszystkie te funkcjonalności – ale i wiele innych – daje nam SAP. Dodatkowo, jeśli nasza firma ma rozproszoną strukturę i składa się na nią kilka różnych ośrodków w regionie czy w kraju (także za granicą), możemy dokonywać ich konsolidacji na poziomie SAP-a. Oznacza to, że możliwe jest tworzenie raportów finansowych nie tylko dla jednego company code, lecz dla wielu i to w jednym widoku. To pozwala analizować nie tylko pojedynczą spółkę, ale też kilka spółek w grupie.

Czy poszczególne moduły w ramach SAP są produktami skończonymi i zamkniętymi, czy może SAP oferuje rozszerzenia usprawniające działanie podstawowych funkcjonalności?

Tutaj dochodzimy do następnej bardzo ważnej korzyści z SAP-a – SAP to system naczyń połączonych, w którym każdy moduł czerpie z pozostałych. Oznacza to, że do modułu finansowego, o którym była mowa, w czasie rzeczywistym spływają dane z innych modułów, które potem przetwarzamy i analizujemy. Otrzymujemy więc informacje o każdej operacji w magazynie i generowanych dokumentach finansowych, które przecież mają przełożenie na finalne wyniki firmy. Dane te możemy później analizować w przekroju, uwzględniając linie produktów, same produkty, kanały ich dystrybucji, klientów itd. Ta modułowość i komplementarność to zasadnicze zalety SAP-a. Co więcej, są firmy, które nie korzystają tylko z SAP-a, ale też z innych rozwiązań, np. fakturowych, i tu wyłania się kolejna jego zaleta – SAP pozwala na scalanie danych z różnych systemów. Oprócz tego zapewnia raportowanie poprzez hurtownie danych, tzw. Business Workhouse, co pozwala w łatwy sposób udostępniać te dane innym.

Jakie możliwości daje SAP w zakresie zarządzania finansami firmy? Czy firmy efektywnie wykorzystują w swej codziennej pracy wszystkie funkcjonalności, jakie dają im poszczególne moduły oraz produkty SAP?

Możliwości są ogromne, ale zależą od struktury i charakteru firmy, zaimplementowanych modułów i znajomości systemu przez jego użytkowników. SAP to system naczyń połączonych, przez co daje nam kompleksowe informacje o każdej operacji finansowej odbywającej się w firmie, dzięki czemu pozwala nam nimi zarządzać i je analizować. Możemy robić to na różnych poziomach analizy w zależności od naszych potrzeb. Moje doświadczenie pokazuje jednak, że możliwości systemu w wielu firmach nie są w pełni wykorzystywane. Ważne jest, aby SAP przestał być traktowany jako miejsce alokacji danych, ale żeby służył również ich analizie. Obecnie nieczęsto tak się dzieje. W wielu firmach wciąż króluje Excel, co jest czasochłonne i mało efektywne, bo to, co trzeba manualnie zrobić w Excelu, SAP wykona przy wykorzystaniu swoich mechanizmów obliczeniowych. Odbywa się to szybko i wydatnie usprawnia pracę, a zaoszczędzony czas można wykorzystać na wyciąganie wniosków i podejmowanie strategicznych decyzji. SAP umożliwia ponadto ustawienie automatycznego systemu ostrzegania, który będzie informował nas za każdym razem, gdy wychwyci anomalię. Dla przykładu: SAP, jak każdy inny system, obsługują ludzie, a tam, gdzie czynnik ludzki odgrywa jakąś rolę, tam mogą zdarzyć się błędy i pomyłki. Ktoś, na przykład, może postawić przecinek w nieodpowiednim miejscu, pomylić metr z kilometrem, co da nam za duże odchylenia w zapasach produktów lub w przychodzie. Możemy się przed tym uchronić, konfigurując w SAP-ie specjalną formułę, która wygeneruje raport i wyśle go na maila lub zapisze na dysku komputera za każdym razem, gdy wartość w systemie osiągnie niespotykany dotąd wynik (czyli uzna go za anomalię). W ten sposób otrzymujemy dokładne informacje o tym, że coś się wydarzyło, i możemy wówczas szybko zareagować i skorygować błąd, zanim zacznie on nas zbyt drogo kosztować.

Jakie błędy z powodu niewłaściwego lub nieumiejętnego użytkowania systemu SAP zdarzają się najczęściej? Jak można się ich wystrzegać i czy zawsze winę ponosi czynnik ludzki?

Czynnik ludzki ma tu szczególne znaczenie, bo bardzo często błędy spowodowane są brakiem odpowiedniego zrozumienia tego, co się robi. Dzieje się tak, na przykład, gdy wiedza na temat obsługi systemu przekazywana jest nowemu pracownikowi przez tego, kto właśnie odchodzi. Z każdym takim transferem osób trochę się traci, bo nowy pracownik otrzymuje tylko tyle wiedzy, ile jest mu niezbędne, a zanim zdobędzie nowe umiejętności, miną miesiące. Biegłość w obsłudze SAP-a będzie zależeć też od tego, na ile nowa osoba ma zacięcie i chęci, by drążyć i zdobywać wiedzę zamiast wykonywać jedynie suche procedury. Bez względu na to, czy obsługujemy SAP-a, Excela, czy inny system, musimy też wykazać się zrozumieniem działania danego systemu i jego wpływu na procesy odbywające się w firmie. Dochodzimy tu do kolejnej kwestii, czyli szkoleń z obsługi systemu, żeby wiedza w tych kluczowych elementach przechodziła w należyty sposób między pracownikami danej organizacji. Tylko w ten sposób możemy do minimum ograniczyć niebezpieczeństwo występowania błędów.