Controlling finansowy - jak będzie wyglądał w przyszłości?

AbbVie to firma biofarmaceutyczna, która podejmuje się najambitniejszych wyzwań związanych zopieką zdrowotną, nie tylko w kwestii produkcji leków. Jak wygląda praca w tak złożonej organizacji, w której społeczna odpowiedzialność biznesu jest jednym z priorytetów działalności?

Innowacje w ochronie zdrowia są wpisane w DNA AbbVie. Wiele osób pracujących w firmie ma wykształcenie medyczne oraz ścisłe, analityczne umysły. Znaleźli oni zatrudnienie w branży uregulowanej, pracują z poczuciem misji i działania na rzecz pacjenta. To jest najmocniejsza charakterystyka naszej firmy, w której wszystko musi być zaplanowane i gruntownie przemyślane, gdyż na końcu to zawsze pacjent, który stoi w centrum naszego zainteresowania, czeka na nasz lek.

Tworzymy leki innowacyjne, które wykorzystywane są w leczeniu wielu przewlekłych chorób. To wielka odpowiedzialność. Mamy bowiem poczucie, że musimy stanąć na wysokości zadania, aby dostarczać leki, które ratują zdrowie i życie ludzi na całym świecie. Skala prowadzonej przez nas działalności i fakt, że jesteśmy piątą co do wielkości firmą z sektora ochrony zdrowia na świecie, doskonale odzwierciedlają, w jaki sposób prowadzimy biznes – z poczuciem misji, jaką jest ratowanie życia pacjenta. Z dumą mogę powiedzieć, że pracownicy AbbVie czują tę misję.

Zarządza Pani Centrum Finansowym AbbVie na obszar Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki. Jak jest z tym poczuciem misji u pracowników z działów wsparcia, których w globalnej firmie jest ogromna liczba? Czy controllerzy z krakowskiego centrum mają poczucie działania z misją?

Jako dział wsparcia biznesu, w codziennej pracy działamy na danych i liczbach, za którymi stoi pacjent. Wszystko co robimy, przybliża AbbVie do wdrożenia nowych innowacyjnych terapii i zwiększenia dostępności do leków. Poczucie misji jest obecne w pracy każdego pracownika, choćby ze względu na charakter transakcji, którymi się zajmujemy, które księgujemy, analizujemy i raportujemy. Mówiąc wprost: każdy pracownik AbbVie, niezależnie od działu czy stanowiska, dostrzega to, że działamy na rzecz pacjentów, a nasza praca ma realne przełożenie na rzeczywistość.

Na szczególną uwagę zasługuje zaangażowanie AbbVie w rozwijanie własnych pracowników, wspieranie ich talentów i umiejętności. Wrażenie robią możliwości, jakie daje im wolontariat. Na czym on polega?

Kultura korporacyjna AbbVie oparta jest na transparentności i zaangażowaniu społecznym, co przekłada się na zrównoważony rozwój firmy. Dla naszych pracowników mamy celowane programy szkoleniowe i rozwojowe w obszarach ich zainteresowań zawodowych. Prowadzimy również liczne inicjatywy wspierające lokalne społeczności. Naszą dumą jest organizowany w każdym kraju Week of Possibilities, w ramach którego pracownicy na całym świecie angażują się w działania wolontariackie na rzecz wybranych fundacji i organizacji non profit. W tym roku w naszym krakowskim oddziale pomagaliśmy w Fundacji Ronalda McDonalda w Krakowie, która działa na rzecz rodzin dzieci hospitalizowanych przez długi czas, m.in. na oddziałach onkologicznych. Nasi pracownicy zapewnili im wsparcie w zakwaterowaniu i pobycie z dziećmi w krakowskim szpitalu. Na uwagę zasługuje fakt, że w 2022 roku globalnie w akcji Week of Possibilities udział wzięło blisko 15 tysięcy osób z AbbVie. Inicjatywa jest doceniana przez pracowników, którzy mają poczucie, że wspólnie robią coś dobrego, co sprzyja również ich integracji. Prowadzimy także program AbbVie Gives Back, w ramach którego Fundacja AbbVie podwaja darowizny pracowników na rzecz wybranych organizacji non profit z całego świata. Myślę, że takie inicjatywy mają wielką moc i pozwalają nam zaangażować się w jeszcze większym stopniu w pomoc lokalnym społecznościom.

Polska jest ważną lokalizacją w strategii firmy, ponieważ tutaj, w Krakowie, ulokowano jedno z kilku centrów finansowo-kadrowych AbbVie. Zespół istnieje od 2014 r. Czy po tym czasie może Pani stwierdzić, że taki model operacyjny, oparty na centrum usług wspólnych, się sprawdza?

Z naszych doświadczeń wynika, że przyjęty przez AbbVie model sprawdza się doskonale. Nasze centrum jest bardzo wyspecjalizowane ze względu na posiadane funkcje controllerskie, a jego zadaniem jest niezależna od krajów, które obsługujemy, analiza i interpretacja danych finansowych, sporządzanie budżetów oraz analiz odchyleń od planu dla dyrektorów finansowych, z którymi współpracujemy bezpośrednio każdego dnia. Ulokowanie centrum finansowo-kadrowego w Europie umożliwia efektywniejszą komunikację ze spółkami europejskimi.

Krakowskie centrum odpowiada za obszar europejski i w ramach struktury europejskiej dostarcza danych, które uwzględniają ryzyka biznesowe charakterystyczne dla naszego regionu oraz specyficzne uwarunkowania prawne i proceduralne. Na ten moment mamy około 90 spółek w samej Europie i naszym celem jest zapewnienie spójności stosowania przez nie standardów księgowych oraz raportowania finansowego. Bez sprawdzonych i wiarygodnych danych z Europy, jak i reszty świata, nie byłoby możliwe notowanie naszych akcji na amerykańskiej giełdzie oraz dostarczanie prawidłowych danych dla inwestorów. Na bieżąco korzystamy z amerykańskich standardów US GAAP oraz standardów lokalnych wyznaczanych przez aktualne przepisy prawne, a także standardów IFRS, które są dostosowywane do wymagań konkretnego kraju.

Umiejscowienie wszystkich zadań w ramach centrum usług finansowych pozwala na zachowanie niezależności, lepszą kontrolę nad procesami oraz korzyści ekonomii skali. W jednym centrum obsługujemy kilkadziesiąt krajów, co umożliwia większą kontrolę nad raportowaniem oraz lepsze skoordynowanie strategicznych zmian w trakcie m.in.: fuzji, przejęć czy migracji danych. Dzięki naszemu centrum dyrektorzy finansowi z każdego kraju są w stanie zaoszczędzić czas, a członków naszego zespołu traktują jako swój zespół, co pozwala im zlecać przygotowanie analiz z różnych obszarów, zarówno tematycznych, jak i regionalnych. Ułatwia to komunikację oraz skuteczny i spójny przepływ informacji. W praktyce skupiamy się nad kwestią poprawności i warstwą merytoryczną danego tematu księgowego, sprawdzając, czy spełnia on wymogi kontroli firmy, odblokowując przy tym moce dyrektora finansowego do zadań bardziej krytycznych z biznesowego punktu widzenia. Jako AbbVie wyszliśmy z modelu, w którym każdy kraj miał swoją funkcję controllingową na rzecz modelu scentralizowanego, a model bazujący na centrach usług finansowych bardzo dobrze sprawdził się w firmie.

Jakie są największe wyzwania stojące obecnie przed centrami usług wspólnych?

Żyjemy w szalenie dynamicznym świecie, a rzeczywistość gospodarcza, doświadczenia z pandemii COVID-19, presja inflacyjna oraz rosnące koszty stawiają przed biznesem kolejne wyzwania. Jednym z nich, specyficznym dla centrów usług wspólnych niezmiennie od długiego czasu, jest utrzymanie kluczowych pracowników oraz zarządzanie talentami. Nie jest korzystne dla biznesu, aby ktoś, kto przychodzi do firmy, odszedł po dwóch latach – zwłaszcza w naszej branży, która bez wątpienia bazuje na talentach i doświadczeniu. W naszym przypadku nie każdy może być zastąpiony, a dużego znaczenia nabiera tzw. business partnering. Konieczne jest posiadanie przez wydelegowaną na dany rynek osobę kompetencji umożliwiających odniesienie tematu, nad którym pracuje, do realnych wymagań danego rynku, zderzenie go z polityką finansową i księgową grupy, pracę w danym standardzie i oczywiście w zgodzie z procedurami raportowania w ramach grupy. Co ważne, osoba ta musi efektywnie opracować dane i przedstawić na ich podstawie rekomendacje dla dyrektora finansowego, niejednokrotnie w trybie „dziś pytanie – jutro odpowiedź”, które w naturalny sposób wprowadza podejście agile w całej firmie.

Ważne jest zbudowanie takiej kultury, która wspiera pracownika od początku, dostarcza mu atrakcyjne narzędzia pracy, motywuje do działania oraz kształtuje ścieżkę rozwoju dopasowaną do jego potrzeb. Pracownik, który czuje, że się rozwija, a nie stoi w miejscu, związuje się z firmą na dłużej.

Jak wpływa na centra usług wspólnych popandemiczna konieczność zmiany modelu pracy – od w 100% stacjonarnej, przez zdalną, po hybrydową?

To zdecydowanie kolejne duże wyzwanie, aby wypracować odpowiednią kulturę pracy hybrydowej w centrum usług finansowych. Oferując z jednej strony elastyczność dla naszych pracowników, szanując ich indywidualizm i potrzeby, musimy jednocześnie dbać o kulturę firmy, co jest utrudnione w sytuacji pracy zdalnej, bo nie taki model biznesowy firma przyjęła i nie taki model biznesowy stosuje, a przynajmniej stosowała jeszcze dwa lata temu. Żeby ze sobą współpracować, trzeba ze sobą rozmawiać – oczywiście mamy narzędzia pracy zdalnej, które znacząco są w stanie ułatwić komunikację. Jednak nic nie zastąpi spotkania twarzą w twarz – bez tego tracimy ważny wymiar relacji z drugą osobą. W centrach usług wspólnych ma to szczególne znaczenie przy wdrażaniu nowych pracowników, a zwłaszcza nowych menedżerów, których stanowiska wymagają interakcji z innymi. Jako branża musimy przejść przez tę ewolucję – od pracy w biurze, poprzez wykonywanie zadań w 100% zdalnie, po modele hybrydowe. Obecnie próbujemy znaleźć złoty środek i optymalne rozwiązanie. Z jednej strony ważna jest elastyczność, wyjście naprzeciw potrzebom pracowników – z zachowaniem poszanowania ich potrzeb, z drugiej pielęgnowanie kultury panującej w firmie. To naprawdę duże wyzwanie.

Czy rynek centrów usług wspólnych jest nadal tak samo atrakcyjny, jak był jeszcze kilka lat temu?

Wyzwaniem jest obecnie wspieranie rozwoju rynku centrów usług wspólnych oraz utrzymanie jego atrakcyjności w Polsce i na świecie. Zarówno pod względem kosztowym, w obliczu ogromnej presji inflacyjnej, jak i gwarancji dopływu talentów i utrzymania pracowników, pozostaje wiele do zrobienia. Oczywiście, równolegle do tych działań, cały czas rozwijamy się, w szczególności w kierunku zaawansowanych usług dla biznesu. Ten z kolei wymaga zaawansowanych kompetencji, zarówno tych twardych, jak i miękkich oraz ukierunkowania na prawdziwe wsparcie dla biznesu, jakim jest business partnering. W AbbVie stale gwarantujemy naszym controllerom warunki do rozwoju potrzebnych kompetencji, dzięki którym stają się partnerami biznesu.

Wszystko, co jest transakcyjne, powtarzalne, rutynowe i ma odpowiedni wolumen, możemy zastąpić robotyzacją w ramach ekonomii skali. Jednak nie w każdym obszarze jesteśmy w stanie to zrobić. Nasi controllerzy muszą podejmować decyzje na podstawie danych z raportów, opracowywać dane wedle standardów sprawozdawczych, polityki księgowej i raportowania firmy oraz tłumaczyć techniczne kwestie na język biznesu. Wymaga to od każdego z nas połączenia umiejętności analitycznych, zdolności zarekomendowania opcji wyboru i przetłumaczenia naszej rekomendacji na język, który będzie zrozumiały dla odbiorcy. Jest to niezbędne w prowadzeniu biznesu, a robotyzacja nie zastąpi w tym zakresie doświadczonego controllera.

Czym zajmuje się dział Record to Report w AbbVie? Jaki jest zakres obowiązków pracowników?

Działalność naszego centrum w obszarze Record to Report wiąże się z odpowiedzialnością za poprawność i integralność sprawozdań finansowych przygotowywanych zgodnie ze standardami US GAAP. Controllerzy procesu R2R to doświadczeni eksperci, którzy wspierają jednostki komercyjne i niekomercyjne, koordynują i nadzorują wszelkie procesy księgowe w ramach procesu. Co szczególnie istotne, stanowią oni pierwszy punkt kontaktu we wszystkich sprawach dotyczących procesu R2R we wszystkich kwestiach wymagających technicznej wiedzy księgowej na podstawie standardów amerykańskich dla dyrektorów finansowych danych krajów. Nasz zespół zajmuje się koordynowaniem procesu zamknięcia finansowego, przygotowaniem analiz księgowo-finansowych oraz bieżącymi sprawami operacyjnymi związanymi ze standardami raportowania, a także ze standardami operacyjnymi w firmie. Przygotowujemy również cyklicznie plany finansowe dla biznesu.

Pracuje Pani z wieloma controllerami finansowymi. Nie sposób nie zapytać o to, jakie cechy powinien mieć controller finansowy, który ma obecnie największe szanse na odniesienie sukcesu?

Bazując na doświadczeniach z naszej firmy, wiem, jak istotne jest posiadanie przez controllera wiedzy technicznej związanej z rachunkowością i księgowością. Nasze usługi to złożone procesy o wysokim poziomie zaawansowania. Jeżeli mamy zapewnić spójność i wiarygodność danych, wiedza techniczna z obszaru rachunkowości i księgowości jest dla nas niezwykle istotna. Controllerami finansowymi najczęściej zostają u nas absolwenci rachunkowości, finansów przedsiębiorstw czy rewizji finansowej, a także osoby, które zdobyły doświadczenie finansowe w księgowości, raportowaniu i audycie finansowym. Pożądane jest u nas posiadanie certyfikatu ACCA, CIMA czy kwalifikacji biegłego rewidenta, które są potwierdzeniem umiejętności twardych, technicznych.

Ponadto wymagamy od naszych controllerów wysoko rozwiniętych umiejętności analitycznych, wyciągania wniosków z posiadanych danych oraz przełożenia ich na język biznesu. To z kolei wymaga nie tylko wiedzy, jak wyciągnąć dane z systemu, ale też zderzenia z działalnością operacyjną i zrozumieniem, jak dany kraj działa – znajomością lokalnej specyfiki rynku i odpowiedniego zaprezentowania tych danych. Szalenie istotna jest również umiejętność krytycznego myślenia, która sprawia, że controller może wejść na wyższy poziom specjalizacji i poprzez analizę zbudować rekomendacje dla dyrektora finansowego. Liczy się również ciekawość, umiejętność wnikania w szczegóły, bo nasza branża jest bardzo zdyscyplinowana, a każdy raport jest wielokrotnie czytany i przetwarzany. Dlatego tak ważne jest, aby umieć zagłębić się w szczegóły i odpowiedzieć na pytania z nim związane. To też implikuje wysokie wymagania w zakresie etyki zawodowej: dane muszą być uzgodnione, sprawdzone i rzetelne, co gwarantuje ich wiarygodność.

Ważna jest również samodzielność – pracując dla konkretnego kraju, nasi controllerzy sami planują swoją pracę w porozumieniu z działami finansowymi. Praca controllera jest coraz bardziej dynamiczna – controller dzisiaj musi być otwarty na zmiany biznesowe i zmiany procesów, odpowiednio dostosować swoje zadania – bez sztywnych, narzuconych zadań, powtarzalności i rutyny. W AbbVie praktycznie codziennie stajemy przed nowymi wyzwaniami, jedyne sztywne ramy stanowi często zamknięcie miesiąca czy roku. Oczywiście liczy się także komunikatywność, umiejętność zbudowania dobrej relacji z dyrektorem finansowym oraz efektywnego przekazywania informacji popartej wiarygodnością controllera. To on buduje markę osobistą, która jest gwarancją sukcesu w branży.

Czym będzie się zajmował controller za kilka lat?

Myślę, że w perspektywie kilku lat controller będzie się zajmował business partneringiem. To dotyczy wszystkich CFOs, nowoczesnych dyrektorów finansowych, controllerów. Kiedyś funkcje działu finansowego ograniczały się w znacznej mierze do działań z obszaru regulatory, to wszystko będzie nadal obecne, ale stanowić będzie jedynie najbardziej podstawową część działalności. W przyszłości od CFO oczekiwane będzie opracowywanie strategii dla biznesu, czyli analizowanie przeszłości na bazie danych zaksięgowanych, wypracowywanie rekomendacji dla przyszłości firmy i wsparcie w procesach decyzyjnych. W AbbVie dział finansowy bardzo mocno wspiera biznes, doradzając innym działom firmy i uczestnicząc w strategicznych decyzjach. Controlling przyszłości będzie kładł nacisk na dostarczanie wartości, a tą wartością jest doradztwo podczas restrukturyzacji, wdrożenia nowych produktów, zmian kadrowych, inwestycji czy innych strategicznych z biznesowego punktu widzenia kwestii.

Co dla AbbVie oznacza innowacyjność w finansach?

Innowacyjność w finansach – w procesach księgowych – oznacza stosowanie nowoczesnych narzędzi i procedur, dających możliwość efektywnego przekazywania sprawdzonej informacji dla procesów decyzyjnych. Mamy ten komfort, że dysponujemy zaawansowanymi narzędziami i jedną platformą SAP w jednej wersji, więc nie musimy robić uzgodnień systemu do systemu. W wielu centrach usług wspólnych pracuje się na różnych wersjach systemu, co już samo w sobie generuje problemy. Cały czas towarzyszy nam idea continuous improvement, którą realizujemy w aspekcie eliminowania wszelkich zbędnych aktywności. Wdrożyliśmy i na bieżąco wdrażamy usprawnienia procesów. W ramach samego procesu Record to Report skróciliśmy cykl zamknięcia z 5 dni do 3,5, wyeliminowaliśmy wiele niepotrzebnych procesów, a czynności rutynowe i powtarzalne oddelegowaliśmy do naszego BPO. Staramy się również redukować księgowania, w przypadku niektórych spółek z zamknięć miesięcznych przeszliśmy na zamykanie kwartalne – wszystko po to, aby zwiększyć efektywność naszej pracy. Wszędzie tam, gdzie jest to możliwe, wprowadzamy optymalizacje, standaryzujemy procesy i mierzymy ich dojrzałość. Chcemy zaoszczędzić czas naszych controllerów oraz dyrektorów finansowych i uwolnić ich moce w kierunku tego, co jest najbardziej istotne – decyzji strategicznych.

HANNA PIWOWARCZYK

Dyrektor Centrum Finansowego AbbVie na obszar Europy, Bliskiego Wschodu i Afryki, proces RTR AbbVie

Odpowiedzialna za zarządzanie usługami centrum finansowego w procesie księgowości Record to Report dla wewnętrznych klientów (głównie dyrektorów finansowych afiliacji AbbVie) z ponad 65 krajów. Odpowiada za poprawność danych finansowych, spójność raportowania według standardow grupowych US GAAP oraz przepisów lokalnych, jakość kontroli wewnętrznych, raportowanie VAT oraz globalną księgowość międzyspółkową. Pracuje z zespołem 80 utalentowanych osób, w 10 lokalizacjach, z siedzibą główną w Krakowie. Współtwórca globalnego programu rozwoju dla kobiet w działach finansowych AbbVie – PowerHer.

Ukończyła Wydział Finansów Akademii Ekonomicznej w Krakowie (specjalność: rewizja finansowa) oraz podyplomowe studia z zarządzania w ochronie zdrowia na Uniwersytecie Ekonomicznym w Katowicach.

Członek ACCA (Association of Chartered Certified Accountants).

Misją AbbVie jest odkrywanie i dostarczanie innowacyjnych leków odpowiadających zarówno na współczesne, złożone problemy zdrowotne, jak i przyszłe wyzwania medyczne. Firma dąży do znaczącej poprawy jakości życia ludzi w kilku kluczowych obszarach terapeutycznych: immunologii, onkologii, neurologii, okulistyce, wirusologii, zdrowiu kobiet i gastroenterologii. Ponadto, w ramach portfolio Allergan Aesthetics, AbbVie oferuje produkty i usługi w obszarze medycyny estetycznej.

AbbVie jest 5. największą firmą działającą w sektorze ochrony zdrowia na świecie – według Forbes Global 2000 (2022). Jednym z kluczowych elementów nowego modelu operacyjnego firmy AbbVie jest Organizacja Finance Shared Services (FSS), ustanowiona w celu zapewnienia dokładnej, rzetelnej i spójnej informacji finansowej dla wszystkich podmiotów i jednostek biznesowych. Centrum pełni funkcję księgową i kontrolną dla oddziałów i jednostek produkcyjnych w regionie EMEA, zapewniając wsparcie w zakresie księgowości USGAAP, podatków, sprawozdawczości finansowej oraz wybranych procesów FP&A i OTC.