Analiza przedwdrożeniowa to jeden z najważniejszych etapów w procesie implementacji nowych rozwiązań informatycznych, systemów zarządzania lub technologii w organizacji. Jest to faza, która poprzedza wdrożenie właściwego systemu i ma na celu dokładne zrozumienie potrzeb biznesowych, ocenę istniejących procesów oraz przygotowanie gruntu pod skuteczną realizację projektu.
Cel analizy przedwdrożeniowej
Celem analizy przedwdrożeniowej jest zebranie jak największej ilości informacji o strukturze organizacji, jej procesach oraz oczekiwaniach w stosunku do wdrażanego rozwiązania. Pozwala to na minimalizację ryzyka związanego z błędami projektowymi, opóźnieniami w harmonogramie oraz niespełnieniem kluczowych wymagań użytkowników.
Do najważniejszych zadań w tej fazie należą:
- Identyfikacja wymagań biznesowych – zrozumienie, jakie cele organizacja chce osiągnąć poprzez wdrożenie nowego systemu.
- Analiza istniejących procesów – ocena obecnych procedur i systemów, które będą miały wpływ na implementację nowego rozwiązania.
- Zdefiniowanie funkcjonalności systemu – określenie, jakie funkcje są niezbędne dla organizacji, aby system mógł spełnić swoje zadania.
- Oszacowanie kosztów i zasobów – prognozowanie, ile będzie kosztować projekt oraz jakie zasoby (np. ludzkie, czasowe) będą potrzebne.
Kluczowe elementy analizy przedwdrożeniowej
-
Warsztaty z interesariuszami
Analiza przedwdrożeniowa nie może być skuteczna bez zaangażowania kluczowych interesariuszy. Przeprowadzanie warsztatów i wywiadów z pracownikami na różnych szczeblach organizacji pozwala na pełne zrozumienie specyfiki funkcjonowania firmy oraz wyzwań, z jakimi się boryka. Ważne jest, aby uwzględnić zarówno menedżerów, jak i pracowników operacyjnych, którzy będą bezpośrednio korzystać z nowego systemu.
- Mapowanie procesów biznesowych
Kluczowym etapem analizy jest stworzenie mapy procesów biznesowych, które zostaną objęte zmianami. Często ujawnia to nieefektywności i redundancje w aktualnych procesach, które mogą być poprawione jeszcze przed wdrożeniem. Dzięki temu można lepiej dostosować nowe rozwiązanie do specyfiki organizacji i uniknąć problemów po wdrożeniu.
- Analiza technologiczna
Ważnym aspektem jest również ocena aktualnej infrastruktury technicznej oraz jej kompatybilności z planowanym rozwiązaniem. Czasem wdrożenie nowego systemu wymaga modernizacji sprzętu lub zmian w architekturze IT, co może wpływać na koszty i czas realizacji projektu.
- Ocena ryzyka
Każde wdrożenie wiąże się z pewnym poziomem ryzyka. W ramach analizy przedwdrożeniowej należy zidentyfikować potencjalne zagrożenia – takie jak problemy techniczne, opóźnienia czy brak akceptacji ze strony użytkowników – oraz opracować strategie ich minimalizacji.
Korzyści z przeprowadzenia analizy przedwdrożeniowej
Dokładna analiza przedwdrożeniowa daje firmom szereg korzyści, które mogą znacząco zwiększyć szanse na sukces projektu:
- Zrozumienie wymagań biznesowych – umożliwia lepsze dopasowanie systemu do realnych potrzeb organizacji.
- Oszczędność czasu i kosztów – pozwala uniknąć kosztownych błędów w późniejszych etapach wdrożenia.
- Redukcja ryzyka – identyfikacja potencjalnych problemów już na wczesnym etapie umożliwia podjęcie działań zapobiegawczych.
- Lepsza akceptacja użytkowników końcowych – uwzględnienie opinii i potrzeb pracowników zwiększa szanse na pozytywne przyjęcie nowego systemu przez zespół.
Podsumowanie
Analiza przedwdrożeniowa to kluczowy krok w procesie implementacji nowych systemów, który pozwala firmie dokładnie zrozumieć swoje potrzeby, zoptymalizować procesy oraz zminimalizować ryzyko niepowodzenia projektu. Bez tego etapu wdrożenie może być znacznie bardziej ryzykowne i kosztowne. Inwestycja czasu i zasobów w analizę przedwdrożeniową zwraca się wielokrotnie, zwiększając efektywność i zadowolenie z końcowego rozwiązania.
MINERAL MIDRANGE S.A. jest polską spółką konsultingową działającą na europejskim rynku informatycznym i świadczącą klientom korporacyjnym usługi w zakresie Business Intelligence, Planowania i Budżetowania, Analityki Finansowej i wykorzystania AI w procesach biznesowych. Partner firmy IBM z ogromnym doświadczeniem we wdrażaniu systemów Business Analytics. Klienci MM to ponad 100 rozwiązań klasy xP&A, Business Analytics na platformach IBM w Polsce i na świecie. Zespoły MINERAL MIDRANGE szkolą, świadczą suport produktowy oraz wdrażają rozwiązania wspólnie z Klientami. Firma specjalizuje się we wdrażaniu rozwiązań opartych na IBM Planning Analytics with Watson, IBM Cognos Analytics with Watson, Watsonx.ai.
www.mineralmidrange.com
Kontakt: sales@mineralmidrange.com
Źródło: Controlling i Rachunkowość Zarządcza nr 10/2024
