Wielu osobom plan projektu kojarzy się z harmonogramem projektu (wykresem Gantta), w którym określone są zadania projektowe, przypisana odpowiedzialność za ich realizację, terminy początku i końca, powiązania pomiędzy zadaniami. Takie skojarzenie ma jednak tylko częściowe uzasadnienie, ponieważ dobry plan projektu jest znacznie szerszym pojęciem. Zanim przyjrzymy się, jak zrobić dobry plan projektu i z czego powinien się składać, zastanówmy się, dlaczego jest potrzebny i z jakiego powodu jest aż tak ważny.
Planowanie i realizacja
Jedna z najbardziej popularnych metodologii zarządzania projektami, Prince2, mówi, że każdy projekt musi mieć przynajmniej dwie logiczne fazy: planowania i realizacji. Krótko mówiąc, nie da się zarządzać skutecznie fazą realizacji, jeśli nie mamy punktu odniesienia, czyli planu. W końcu zanim wydamy pierwsze pieniądze na realizację projektu, jesteśmy zmuszeni do przemyślenia tego, co chcemy zrobić.
Im głębiej jesteśmy w procesie planowania, tym więcej pojawia się nowych informacji i detali, które odpowiednio uwzględnione w planie wpłyną pozytywnie na późniejszy sukces projektu. Plan pomaga lepiej skoordynować i podzielić pracę wśród członków zespołu projektowego. Umożliwia także lepszą komunikację z interesariuszami projektu. Wreszcie to plan pozwala nam stwierdzić, czy zdążymy z realizacją projektu, czy zrealizujemy go w założonych kwotach, czyli pozwala nam dobrze zarządzać fazą jego realizacji.
Przeczytałem w jednej z uznanych książek o zarządzaniu projektami ciekawą wypowiedź: „(…) w naszej firmie najczęściej przynajmniej dwa razy robimy ten sam projekt, bo nie lubimy spędzać czasu nad jego dobrym zaplanowaniem. (…) Wolimy rozwiązywać problemy w trakcie, niż zapobiegać ich powstawaniu (…)”.
Planowanie jest zajęciem absorbującym intelektualnie i dlatego często jest robione „po łebkach”. To zresztą typowe dla ludzkiej natury. Wolimy działać, mieć poczucie „wiatru we włosach”, a nie spędzać godzin i dni na żmudnym planowaniu. W zarządzaniu projektami daje to wrażenie, że pracujemy w sposób mądry. Niestety, słabo przygotowany plan (lub tym bardziej jego brak) powoduje szereg problemów różnej natury w trakcie realizacji projektu. Problemów, których z pewnością można było uniknąć.
Jak wygląda dobry plan projektu?
Stworzenie dobrego planu projektu warto podzielić na dwie fazy. Pierwsza to stworzenie ramowego lub też wysokopoziomowego planu projektu – opracowanie tzw. karty projektu. Druga faza to opracowanie szczegółowego planu projektu składającego się z harmonogramu, budżetu, zasobów, ryzyk oraz planu komunikacji.
Faza 1. Ramowe zdefiniowanie projektu, czyli opracowanie karty projektu
Na początku warto określić ramowe założenia projektu:
- Przypisanie do projektu menedżera projektu i sponsora.
- Efekty/produkty projektu – zdefiniowanie, co chcemy osiągnąć w wyniku zrealizowania projektu, jakie mają być jego finalne produkty końcowe, najważniejsze kamienie milowe oraz jego zakres. Definiując zakres projektu, warto powiedzieć, co w ten zakres nie wchodzi. Opis produktów oraz zakres projektu nie powinny być zbyt lakoniczne. Powinny być na tyle precyzyjne, aby osoby, które będą akceptować przejście projektu do fazy szczegółowego planowania, a potem do fazy realizacji, dokładnie wiedziały, na co się decydują i co za kilka tygodni lub miesięcy zespół projektowy dostarczy.
- Uzasadnienie biznesowe projektu, czyli tzw. business case – tutaj zastanawiamy się, na jakie problemy lub szanse organizacji projekt ma odpowiedzieć. Jakie są szacowane i oczekiwane efekty biznesowe projektu? Nie wystarczy wiedzieć precyzyjnie, co chcemy zrobić. Równie ważna (o ile nie ważniejsza) jest precyzyjna wiedza o tym, po co chcemy to zrobić. W wielu przypadkach warto określić tzw. mierniki sukcesu projektu (Key Performance Indicators, KPI), które w odpowiednim czasie po jego zakończeniu zostaną policzone i pozwolą nam faktycznie stwierdzić, czy projekt osiągnął założone cele biznesowe. Dlaczego warto takie mierniki zdefiniować już na etapie planowania? Otóż KPI są wyrażone liczbowo, przez co dość precyzyjnie definiują biznesowe oczekiwania wobec projektu.
- W przypadku projektów strategicznych stwierdzenie, jakie cele strategiczne będzie wspierał projekt.
- Określenie ramowego budżetu projektu – warto zastanowić się nad przedziałem, w jakim budżet powinien się zmieścić. Na tym etapie nie musimy jeszcze rozbijać budżetu na miesiące lub poszczególne pozycje budżetowe.
- Zdefiniowanie najważniejszych ryzyk projektowych.
- Zdefiniowanie głównych faz, z jakich projekt ma się składać.
- Określenie zasobów i kompetencji wymaganych do tego, aby projekt zrealizować.
Fragment przykładowej karty projektu przedstawia Rysunek 1.
Pozostałe 68% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
