Zasady zarządzania finansami w projekcie

Planowanie finansów przeznaczonych na określony projekt należy rozpatrywać w bardzo szerokim ujęciu. Pierwszą, najistotniejszą, sprawą jest wyróżnienie rodzaju projektu. Należy odpowiedzieć na pytanie, czy projekt musi zostać zrealizowany, np. ze względu na wymogi sanitarne/prawne/ubezpieczeniowe, a może ma na celu usprawnienie i zwiększenie wydajności konkretnego procesu w przedsiębiorstwie? Jeśli zmiana ma wnieść wartość dodaną do firmy, w jaki sposób ją przekalkulować? A jeśli podjęliśmy decyzję o realizacji, to na kiedy ją najlepiej zaplanować? Liczba pytań, które musi sobie zadać zespół zarządzający stroną finansową danego projektu, jest naprawdę duża.

FAZA I

Krok 1. Rodzaj projektu

Aby móc najdokładniej określić zapotrzebowanie na środki finansowe, należy sprecyzować rodzaj realizacji projektu, biorąc pod uwagę następujące czynniki:

• horyzont czasowy, w którym realizowany będzie projekt;
• zaangażowanie podwykonawców lub własnej siły roboczej – ile jesteśmy w stanie wykonać w zakresie obowiązków naszych pracowników, a co będziemy musieli zlecić na zewnątrz;
• możliwa do przeprowadzenia częstotliwość kontroli kosztów i stopnia realizacji projektu;
• finansowanie – czy wystarczą nam własne środki, czy należy poszukać dodatkowego źródła finansowania;
• pożądane efekty projektu – zarówno policzalne (zyski), jak i niepoliczalne (np. zadowolenie pracowników).

Krok ten wydaje się trywialny i zupełnie podstawowy, jest jednak niezbędny. Poniżej prezentujemy przykładowe funkcje, jakie będą miały różnego rodzaju inwestycje:

• zakup dodatkowej powierzchni handlowej, od której oczekujemy zysków na określonym poziomie,
  • udział przedsiębiorstwa na targach branżowych, po których oczekujemy wzrostu zainteresowania i liczby klientów oraz wzrostu rozpoznawalności marki,
• wprowadzenie programu motywacyjnego dla pracowników, od którego oczekujemy wzrostu ich zadowolenia, a zatem zwiększonej wydajności i pozytywnej opinii o firmie jako o pracodawcy.

Każde z tych działań z pewnością nazwiemy inwestycją, jednak każde z nich ma przynieść całkowicie inny efekt, dla każdego w inny sposób będzie liczona zyskowność, efektywność i finansowanie.

Kiedy ten krok mamy za sobą, przechodzimy do obliczenia niezbędnych kosztów.

Krok 2. Prognoza przychodów i kosztów inwestycji

To z pewnością najbardziej czasochłonny, a jednocześnie wymagający największej odpowiedzialności etap. Przygotowanie kosztorysu wymaga umiejętności, wiedzy i doświadczenia. Warto wziąć pod uwagę fakt, że im dłużej będzie trwał czas realizacji danego projektu, tym prawdopodobnie większe będą odchyły od planu, dlatego z góry warto określić ich maksymalne i akceptowalne procentowe odchylenie. Warto również założyć możliwe różnice czasowe od planu podczas realizacji projektu. Dobrze przemyśleć, co się stanie, jeśli na przykład z powodu braków kadrowych nie uda się zrealizować w czasie danego projektu, jednocześnie mając na uwadze potencjalne koszty, jakie można ponieść z tego tytułu. Innym ujęciem czasu realizacji projektu jest moment jego rozpoczęcia – należy go jak najlepiej dopasować do rocznego planu finansowego oraz do generowanych przychodów (może mieć to kluczowy wpływ w przypadku przedsiębiorstw produkcyjnych, które często cechują przestoje, np. konserwacyjne).

Istnieje wiele podejść do prognozowania kosztów. Najpowszechniejsza jest metoda scenariuszowa, zakładająca kilka stopni odchyleń dodatnich oraz ujemnych od pożądanego planu przy jednoczesnym rozwiązaniu dla danego efektu. Stanowi wyliczenie niezbędnych nakładów, a także zestawienie możliwości oraz wyjść z sytuacji. Metoda scenariuszowa jest szacunkiem, który można wykorzystać na wczesnym etapie realizacji projektu.

Inną propozycją jest wykorzystanie metody porównawczej, czyli porównanie zaplanowanego projektu z innym, podobnym pod względem np. zaangażowania kapitałowego i jego rodzaju. Jeżeli sami nie dysponujemy zrealizowanym kosztorysem dla podobnego pomysłu, możemy się po niego zwrócić do firmy zewnętrznej, zidentyfikować etapy różniące się lub te, które chcemy zmodyfikować, i wyliczyć koszty różnicy adekwatnie do naszych oczekiwań. Ta metoda ograniczy słabe punkty, takie jak pomyłki, pominięcia – i będzie bardziej dokładna.

Po wstępnej analizie kosztów inwestycji warto zastanowić się nad stałymi kosztami eksploatacyjnymi, które będą ponoszone z tytułu utrzymania efektu inwestycji. Przyda się to, gdy będziemy szacować, czy dany projekt będzie opłacalny i jaką ewentualnie rezerwę finansową wygospodarować. Jeśli dana inwestycja ma nam przynieść jakiś dochód, niezbędne będzie obliczenie spodziewanego zysku, np. w ciągu 12 miesięcy od wykonania projektu, i skonfrontowanie otrzymanej kwoty z kosztami eksploatacyjnymi.