Od kilku lat świat działu zakupów przechodzi ogromne zmiany. Firmy ścigają się, aby dostosować się do nowego sposobu działania w obliczu przełomowych technologii: Internet rzeczy – IoT, RPA, czyli zrobotyzowana automatyzacja procesów, uczenie maszynowe, druk 3D, biodruk, sztuczna inteligencja, Internet kwantowy, Big Data… Lista jest długa.
Szybkość transformacji cyfrowych zmienia doświadczenia klientów, prowadzi do powstania nowych rynków, nowych typów klientów, a także nowych operacji i modeli biznesowych. Firmy, które wdrażają technologię cyfrową, stają się inteligentniejsze, szybsze i bardziej skalowane. Transformacja cyfrowa projektuje nowe sposoby robienia rzeczy, które generują nowe źródła wartości i strategie biznesowe.
Liderzy biznesu z nadejściem ery cyfrowej zmuszeni są więc do przemyślenia swoich dotychczasowych modeli biznesowych. Przykładem może być zmiana filozofii z „posiadam” na „używam” (carsharing, Uber, Airbnb, bilbord staje się blogiem firmowym, sprzedawca zmienia się w cyfrowego bota). Korzystamy z coraz bardziej inteligentnych cyfrowych rozwiązań, od urządzeń w domu (smart house) po rozrywkę.
Digitalizacja/cyfryzacja oznacza odejście od papieru i skierowanie się w stronę chmury, dzielenie się informacjami w czasie rzeczywistym, która integruje wszystkie elementy projektu. Digitalizacja informacji ułatwia dostęp do danych, ich kopiowanie, udostępnianie, przesyłanie i przetwarzanie.
Transformacja cyfrowa nie może być jednak domeną jednego konkretnego zespołu czy obszaru. Musi być integralną częścią całego biznesu na każdym jego etapie i poziomie. Cyfryzacja procesu biznesowego, poprzez właściwe wykorzystanie technologii, prowadzi do ulepszenia lub przekształcenia go w celu wygenerowania większych przychodów, wartości lub zmniejszenia kosztów. Jest kluczem do zapewnienia maksimum wartości zmian.
To dzięki transformacji cyfrowej dział zakupów zmienia swoją rolę z funkcji transakcyjnej (emisja zamówień, negocjacji i pilnowania dostawy na czas) na funkcję strategicznego partnera w całej organizacji. Jak pokazują doświadczenia firm, prawie 100 proc. zakupów typu direct – bezpośrednio do produkcji – dokonywane są przez dział zakupów, natomiast zakupy indirect – pośrednio do produkcji – są rozproszone po całej organizacji. Wydatki są często podzielone na wiele lokalizacji, jednostek biznesowych i kategorii, co utrudnia identyfikację i uchwycenie możliwości oszczędzania w skali całego przedsiębiorstwa. Od 2011 r. wydatki pośrednie rosną na całym świecie o około 7 proc. rocznie. Pojawia się nowa wizja zamówień pośrednich (indirect), możliwa nie tylko dzięki nowym technologiom, ale także dzięki radykalnemu zrozumieniu wartości, jaką może generować dział zakupów z zakupów pośrednich. Digitalizacja zakupów powoduje w większym stopniu centralizację dokonywania zakupów firmowych w jednym dziale. Pozostałe działy w firmie również mogą zamawiać towar po wynegocjowaniu warunków handlowych i akceptacji dostawcy przez dział zakupów. Kupiec musi angażować dostawcę w strategiczne decyzje firmy już na początkowym etapie planowania. Dostawcy stają się zatem integralną częścią każdego łańcucha dostaw i mogą odgrywać kluczową rolę w tworzeniu strategii zamówień. W niedalekiej przyszłości dostawcy będą mieli wgląd we wszystkie etapy cyklu zamówień, aby pomóc w uzyskaniu najlepszej ceny i zmniejszeniu ilorazu ryzyka.
Wraz z upodmiotowieniem dostawców konieczny staje się również właściwy plan oceny ich wydajności. Ten plan oznacza ukierunkowaną, inteligentną i skuteczną metodę pomiaru, analizy i poprawy wydajności dostawców, a tym samym obniżenia kosztów, zwiększenia wydajności, poprawy relacji z dostawcami, zwiększenia wydajności biznesowej, zapobiegania problemom z produktem i poprawy jakości łańcucha dostaw. Zapewnią to dane historyczne na temat wydajności dostawcy, które umożliwią kupcom dokładne i całościowe ustalenie profili ryzyka dostawców i przewidywanie zdarzeń. Przy wsparciu narzędzi cyfrowych, które automatyzują pracę kupca, dział zakupów będzie skupiać się na współpracy z siecią partnerów zewnętrznych i wewnętrznych. Dział zakupów to bowiem okno na świat, czyli dostęp do najnowszych technologii, innowacji i informacji. To doradca sprzedawców w swojej firmie, niosący innowację technologiczną w produkcji oraz ściśle współpracujący z finansami.
Dzisiaj redukcja kosztów już nie wystarcza. Firmy, aby być efektywne, muszą dążyć do poprawy wydajności i dostarczania wartości znacznie przekraczających redukcję kosztów. Według AT Kearney Assessment of Excellence in Procurement (AEP) znaczenie tworzenia wartości w zamówieniach rośnie dwa razy szybciej niż znaczenie redukcji kosztów. Mówimy zatem o nowym zarządzaniu dostawami, w którym strategiczny zakres wartości zamówień jest dostarczany poprzez innowacje, funkcję sieciową i koncentrację.
Narzędzia cyfrowe, połączone z technologiami uczenia maszynowego, wykorzystują zautomatyzowane algorytmy do klasyfikacji i kategoryzacji wydatków. Pełna przejrzystość możliwości analitycznych i statusu walidacji jest możliwa dzięki automatycznej ekstrakcji danych z systemów planowania zasobów przedsiębiorstwa (ERP) i baz danych. Koszty produktów i usług można obniżyć o 10 do 25 proc., podczas gdy wysiłek ręczny w zarządzaniu dostawcami może spaść o 30 do 50 proc. Wiodące firmy stworzyły katalog ofert B2B, który zawiera listę wszystkich rynków internetowych, usług dodatkowych i ofert dostawców. Platformy B2B online – takie jak Alibaba, Amazon Business i ThomasNet – są platformami elektronicznymi używanymi do oceny i selekcji dostawców, zamówień krzyżowych i śledzenia finansowego. Obniżki cen pozwalają zaoszczędzić od 6 do 15 proc., podczas gdy dostęp do rozszerzonego asortymentu eliminuje zależność firmy od pojedynczych dostawców. Firmy wdrażające zautomatyzowane P2P osiągnęły 15–25 proc. oszczędności w większości transakcji i skróciły czas przetwarzania z dni na minuty.
Dzięki technologiom samouczącym się, które eliminują ryzyko błędu ludzkiego i zastępują ludzi w powtarzających się zadaniach, tradycyjne gałęzie przemysłu zanikną. Prognozy przewidują, że 65 proc. dzieci w wieku szkolnym będzie w przyszłości pracować na stanowiskach, które jeszcze nie istnieją. Z kolei 50 proc. dzisiejszych miejsc pracy zniknie w ciągu najbliższych 25 lat. Zwiększy się zapotrzebowanie na „pracownika przyszłości”, który będzie łączyć umiejętności cyfrowe z kreatywnością i nowymi pomysłami. Osoby te muszą być przygotowane na ciągłe podnoszenie kwalifikacji i wielokrotne przeszkolenie. Koncepcja jednej pracy na całe życie staje się zatem przeszłością. W perspektywie krótko- i średnioterminowej prawdopodobnie nastąpi luka w umiejętnościach.
Dział zakupów przedsiębiorstwa będzie odgrywał ważną funkcję w zakresie minimalizacji ryzyka i kosztów w całym łańcuchu dostaw. Agregacja i zrozumienie ogromu danych z wielu źródeł będzie wymagać wykwalifikowanych analityków danych, lepszego zarządzania informacjami, tworzenia olbrzymich baz danych, które obejmą każdą część systemu. Żyjemy w świecie spamu informacyjnego, ciągle zmieniającego się świata. Żyjemy w świecie VUCA. VUCA to akronim wprowadzony przez amerykańskich wojskowych strategów na określenie sytuacji: Volatility (zmienność, ulotność), Uncertainty (niepewność), Complexity (złożoność) i Ambiguity (niejednoznaczność). Świat VUCA wymaga zwracania uwagi na otaczające nas zmiany oraz kompetencji menedżerskich w obszarze zarządzania nim. Awaria linii produkcyjnej, wstrzymanie dostaw, kluczowy klient, który w ostatniej chwili wycofuje się z transakcji i tym samym skazuje nas na zaprzepaszczenie kilku miesięcy intensywnej pracy, wojna cenowa, brexit… Zmienność otoczenia, jak również zmiany zachowań pokoleniowych. Pojawienie się konkurencji z nieoczekiwanych miejsc (usługi przez Internet). Właśnie tego typu przypadki opisuje środowisko VUCA. Sytuacje, które nas spotykają są zaskakujące i właściwie niemożliwe do przewidzenia. Są też na tyle złożone i niejednoznaczne, że trudno jest szybko na nie zareagować. Coraz bardziej globalne powiązania zaopatrzeniowe oznaczają, że musimy skupić się na wszystkim, od lokalnych uwarunkowań po ważne aspekty zrównoważonego rozwoju, bezpieczeństwa i praktyk pracy.
Do 2025 r. 20 proc. pracowników działu zakupów będzie ekspertami w dziedzinie danych, a 70 proc. oszczędności będzie generowanych przez analizę danych.
68 proc. kupców robi samodzielne poszukiwania towarów w sieci, w grupach zakupowych, przez algorytmy i hashtagi.
Na koniec zatrzymajmy się jeszcze na narzędziach Internetu rzeczy, które przyczyniają się do ułatwienia pracy w dziale zakupów i dodatkowo pozwalają zwiększyć zyski firmie.
- Maszyny wydające – to inteligentne maszyny, które łączą się między sobą, same dokonują analizy zakupów, raportów zużycia oraz zamawiają. Rola kupca sprowadza się tylko do sporządzenia umowy z dostawcami.
Korzyści:
- Czynne 24/7 bez zwiększenia zatrudnienia;
- Ograniczenie zapasów magazynowych o 33 proc.;
- Monitoring przepływów produktów oraz pełna ewidencja dystrybucji;
- Podgląd zamówień online;
- Zmniejszenie zużycia produktów o 40 proc. w wyniku kontroli;
- Brak marnotrawstwa i nadużyć – na przykład spadek zużycia rękawic o 53 proc.;
- Oszczędność czasu pracy pracownika zakupów i produkcyjnego;
- Brak pomyłek i „awaryjnych zakupów”;
- Brak uczestnictwa osób z magazynu (możliwość redukcji etatów magazyniera);
- Uproszczenie prac działu zakupów;
- Redukcja kosztów przestoju, oczekiwania oraz administracji;
- Eliminacja dodatkowych szafek pracowniczych;
- Oszczędności w zakresie kosztów za środki ochrony osobistej, części zamienne do maszyn, narzędzia;
- Kontrola legalizacji i wzorcowania narzędzi pomiarowych;
- Nadzór nad certyfikacją materiałów spawalniczych.
- „Cyfrowy bliźniak” (digital twin) odnosi się do cyfrowej repliki fizycznych obiektów, procesów i systemów. Bazą tego pojęcia jest koncepcja wirtualnego ekwiwalentu świata fizycznego.
Korzyści:
- Ciągłe doskonalenie procesów. Procesy wizualizowane są w środowisku wirtualnym, aby później było możliwe ich zastosowanie w świecie rzeczywistym. Cyfrowa wersja procesów jest poddawana analizie i badaniom oraz na bieżąco korygowana, co pozwala poznać nowe możliwości. Fizyczna wersja jest dzięki temu lepsza.
- Oszczędność kosztów. Projektanci i inżynierowie mogą tworzyć i doskonalić produkt w wirtualnym środowisku, zamiast budować fizyczne prototypy, których koszt jest wyższy.
- Zapobieganie usterkom. Wszelkie problemy możemy zidentyfikować, zanim wystąpią, i w ten sposób uniknąć przestojów w działalności spowodowanych koniecznością dokonania napraw urządzeń lub modyfikacji procesów – spadek kosztów o 30 proc. w przypadku stosowania konserwacji predykcyjnej.
- Wzrost wydajności. Symulacja może pomóc przedsiębiorstwom skrócić aż o 50 proc. czas potrzebny na wprowadzenie produktu na rynek (time-to-market) i zwiększyć wydajność o 20 proc.
- Planowanie przyszłości. Analiza danych i symulacja umożliwiają przewidywanie zachowań i wprowadzanie innowacji we wszystkich procesach, co z kolei pozwala firmie wyprzedzić konkurencję.
- Monitorowanie decyzji. Wszystkie procesy są wzajemnie połączone, a tym samym komunikują się ze sobą w czasie rzeczywistym, dzięki czemu można podejmować decyzje na podstawie rzetelnych i aktualnych danych.
- Wirtualna rzeczywistość (VR, Virtual Reality) kreuje zupełnie nowy, cyfrowy świat. Rzeczywistość taka oddziałuje na wszystkie zmysły – w zależności od zastosowanych rozwiązań i celu efekty wizualne możemy uzupełnić o dźwięk, zapach czy działanie sił dynamicznych.
Technologia VR pozwala na tworzenie modeli symulacyjnych i prezentacyjnych, dzięki którym możemy dokładnie zobaczyć, jak będzie wyglądał dany element czy projekt, jeszcze zanim zostanie stworzony i oddany do użytku. Eliminuje niepotrzebne ryzyko, zmniejsza wydatki i przyspiesza proces szkoleniowy lub produkcyjny.
Im bardziej skomplikowana usługa, tym większe prawdopodobieństwo, że technologia VR uprości proces. Możliwość współpracy ze zdalnymi kolegami zmniejsza koszty podróży i liczbę osób wymaganych na miejscu.
Korzyści:
- Szybszy zwrot nakładów inwestycyjnych – czas podejmowania decyzji może zostać skrócony nawet o 30 proc., ponieważ wszystkie prace nad projektem, na każdym etapie jego powstawania, są konsultowane z klientem;
- Szybsza weryfikacja projektu – dane projektowe są dostępne na możliwie wczesnym etapie powstawania projektu;
- Lepsza komunikacja z klientem – zastąpienie rysunku 2D interaktywnym modelem przestrzennym;
- Zwiększenie konkurencyjności – efektowna wizualnie prezentacja produktu z możliwością konfiguracji wzbogaca proste przeglądanie danych;
- Większa skuteczność – łatwość i szybkość wprowadzania ewentualnych zmian w projekcie oraz uzyskanie od klienta ich akceptacji pozwalają zaoszczędzić czas i pieniądze;
- Uzyskanie dużego stopnia realizmu symulacji;
- Symulacja wielu różnych scenariuszy w kontrolowanych warunkach;
- Realistyczne przedstawienie skutków popełnionych błędów, na przykład wybuch metanu;
- Tworzenie zaawansowanych aplikacji szkoleniowych umożliwiające wyrobienie prawidłowych nawyków bez narażania na ryzyko osób szkolonych.
- Rozszerzona rzeczywistość (Augmented Reality, AR)
Korzyści:
- Praca zespołowa – podczas wspólnej pracy zespołu, korzystającego z tych samych narzędzi, projektów czy modeli;
- Projektowanie – model cyfrowy w rzeczywistości rozszerzonej wystarczy stworzyć na komputerze (również w skali 1:1) i umieścić w dowolnej przestrzeni (niekoniecznie za każdym razem tej samej);
- Kontrola jakości – porównanie wyprodukowanego elementu z zapamiętanym wzorcem pozwala szybko wychwycić ewentualne wady produktu i jego niedoskonałości;
- Szkolenia z procedur i obsługi urządzeń;
- Projektowanie wnętrz – możliwość umieszczania dowolnych, wygenerowanych cyfrowo przedmiotów w przestrzeni, a następnie modyfikowania ich wielkości i przestawiania z miejsca na miejsce;
- Logistyka – załadunek – czy paczki, kontenery zmieszczą się w odpowiednim miejscu;
- Diagnostyka, serwis, usuwanie awarii – specjalista z poziomu komputera może pokierować osobę mającą na sobie okulary do rozszerzonej rzeczywistości, wyświetlając mu instrukcje lub wydając komendy.
- Egzoszkielety pozwalające uzyskać znacznie większą sprawność fizyczną znalazły zastosowanie w obsłudze linii produkcyjnej, medycynie i w wojskowości.
- System lokalizacji urządzeń w czasie rzeczywistym – każde urządzenie i maszyna jest podłączona do Internetu. Dzięki temu zastosowaniu możemy przeanalizować, ile czasu obiekty/pojazdy spędzają w różnych obszarach zakładu. Maszyna czy urządzenie samo informuje dział utrzymania ruchu o istotnych naprawach i konserwacjach przed wskazaną datą.
- Chatboty – to programy komputerowe, które wchodzą w interakcje z użytkownikiem za pomocą naturalnego (ludzkiego) języka. Wyróżniamy:
- Chatboty leadowe – służą do pozyskania (generowania) kontaktów, chętnie udzielają informacji, odpowiadają na pytania i zachęcają do pozostawienia adresu e-mail. Poprzez dialog chatboty prowadzą klienta przez cały lejek sprzedażowy, aż do finalnej transakcji.
- Chatboty promocyjne/eventowe – w przyszłości zastąpią klasyczne newslettery. Zamiast na e-maila kupony zniżkowe trafiają do klientów na Messengerze. Wystarczy zgodzić się na otrzymywanie powiadomień. Doskonale sprawdzają się również w promocji wydarzeń, zwiększając między innymi liczbę rejestracji.
- Chatboty konkursowe – coraz chętniej wykorzystywane przez marki, ponieważ znacznie upraszczają zasady udziału w zabawach i grach. Wystarczy odpowiedzieć na kilka prostych pytań konkursowych i czekać na wygraną.
- Chatboty w e-commerce – umożliwiają zakup produktów i usług bezpośrednio od wirtualnego asystenta, zmieniając typowe transakcje w bardziej osobiste relacje.
Zastosowanie chatbota:
- Doradzanie w doborze produktu w sklepie internetowym;
- Śledzenie przesyłek;
- Zgłaszanie reklamacji;
- Informowanie o produktach;
- Rezerwowanie biletów, miejsc w restauracji;
- Udzielanie odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania (FAQ);
- Kupowanie produktów i usług bezpośrednio w oknie rozmowy (tak jak kupowanie produktu via call center, tylko bez udziału człowieka po stronie firmy);
- Lokalizowanie punktów obsługi klienta;
- Wydawanie dyspozycji przez klienta (po prostu mówi chatbotowi, czego oczekuje);
- Generowanie leadów sprzedażowych;
- Zbieranie informacji od klienta potrzebnych do zawarcia umowy czy wykonania usługi;
- Onboarding nowych klientów.
Technologie, które będą miały wpływ na dział zakupów:
- MOOC (Massive Online Open Courses) – masowe otwarte kursy, szkolenia;
- Wearables – odzież naszpikowana technologią;
- BioStamp – cyfrowe tatuaże, chipy;
- Roboeksperci, na przykład dermatolog stanie się zanikającym zawodem, przejmowanym przez roboty;
- Blockchain i smart kontrakty;
- Komputery kwantowe i Internet kwantowy;
- Biologia syntetyczna – programowalne bakterie;
- Sekwencjonowanie genomu – medycyna personalizowana;
- Biodruk 3D – transplanty do przeszczepów;
- Wąska sztuczna inteligencja (Artifical Narrow Intelligence) – głębokie sztuczne sieci neuronowe;
- Nowa energetyka jądrowa;
- Elektromobilność;
- Kolej próżniowa – Hyperloop;
- Lab-on-a-chip – miniaturowe układy.
Przyszłość jest za rogiem, nadszedł czas, aby dział zakupów zdefiniował jasną strategię zakupów i mapę drogową, aby objąć i wykorzystać przełomowe technologie. Uzbrojeni w automatyzację, zaawansowaną analitykę i sztuczną inteligencję kupcy będą zarządzać bardziej złożonymi kategoriami w celu odblokowania nowych obszarów wartości przy jednoczesnym zachowaniu płynnych i skutecznych działań transakcyjnych. Struktura robocza działu zakupów ewoluuje od organizacji funkcjonalnej do sieci opartych na projektach. Rozwój rzeczywistości spersonalizowanej przyczyni się do rozkwitu branż, w których fizyczna obecność pracownika nie będzie mieć kluczowego znaczenia.
Możesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
