BPMN jako narzędzie wsparcia planowania finansowego

BPMN jest językiem współczesnego biznesu, który umożliwia odwzorowanie w środowisku informatycznym przebiegu procesu, co w konsekwencji pozwala na jego pełną symulację, tj. ukazanie:

• czasu, przez jaki trwają poszczególne elementy procesu;
• kosztu oraz zużytych zasobów;
• tzw. wąskich gardeł – etapów procesu, które są zaprojektowane niewłaściwie i wymagają optymalizacji.

Trzy wskazane wyżej elementy są podstawą skutecznego planowania finansowego, gdyż bezpośrednio wpływają na uzyskanie tzw. efektu skali przedsięwzięcia, tj. takiego rozmiaru wykorzystania zasobów, które daje racjonalne rezultaty finansowe.

Dzieje się tak dlatego, że tradycyjna analiza wykonywana za pomocą arkusza kalkulacyjnego nie uwzględnia wielu parametrów, które możliwe są do ujęcia w modelu BPMN. Do parametrów tych należą m.in. długość w czasie poszczególnych elementów procesu oraz czynniki, takie jak: zmienność kosztów wynikających ze zużycia zasobów, kolejkowanie zasobów w trakcie wykonywania czynności, a w rezultacie całego procesu, prawdopodobieństwo charakteryzujące kierunek przepływu pracy lub inne atrybuty, które go definiują, harmonogram czasowy, w którym odbywają się poszczególne czynności, jak też cały proces.

iGrafx – skuteczne narzędzie informatyczne

Czynnikiem wpływającym na skuteczność wykorzystania języka BPMN w planowaniu finansowym są narzędzia informatyczne – a jednym z bardziej efektywnych jest iGrafx 2017. To oprogramowanie pozwala na modelowanie procesów biznesowych za pomocą notacji BPMN. Umożliwia również symulację przebiegu dowolnego procesu biznesowego, czyli ukazanie przepływu pracy, który w trakcie symulacji utożsamiany jest z przebiegiem żetonu. Wykorzystanie koncepcji żetonu pozwala na ukazanie wykonania pracy, czyli zużycia zasobów, a środowisko informatyczne umożliwia wprowadzanie zmiennych do symulacji, dzięki czemu można ukazać wiele koncepcji wykonania danego procesu.

Dzięki funkcji symulacji iGrafx może być traktowany jako narzędzie aktywnego wsparcia controllingu, zwłaszcza w obszarze planowania finansowego, a w szczególności w obszarach:

• zaangażowanych zasobów (czas, koszt, wyposażenie itp.);
• tzw. wąskich gardeł, czyli potencjalnych obszarów tworzenia się kolejek lub zatorów procesu (utrata zasobów czasowych);
• optymalizacji procesu pod względem wykorzystanych zasobów.

Oprogramowanie pozwala na tworzenie zarówno prostych procesów opisujących funkcjonowanie jednej organizacji, jak też na modelowanie złożonych procesów wieloorganizacyjnych. Do modelowania procesów biznesowych wykorzystywana jest składnia BPMN, a oprogramowanie na bieżąco waliduje poprawność przygotowywanego modelu procesu biznesowego, pozwalając analitykowi na uniknięcie podstawowych błędów związanych z np. zastosowaniem niepoprawnej składni logicznej (błędne wykorzystanie bramki itp.).

Modelowanie procesów biznesowych, zgodnie z notacją BPMN, odbywa się poprzez wykorzystanie zdarzeń, czynności, bramek logicznych oraz artefaktów. Z punktu widzenia symulacji, która stanowi niezbędny element controllingu procesu, najbardziej istotna jest jednak możliwość charakterystyki procesu od strony jego kosztochłonności w kontekście zużycia zasobów i czynników pracy. iGrafx pozwala na przypisywanie do czynności będących elementem procesu takich zasobów, jak m.in.: pracownicy, wyposażenie, czas, koszt pracy, harmonogramy, godziny nadliczbowe itp. Umożliwia to wdrożenie czterech najważniejszych funkcji controllingu, czyli¹:

• planowania,
• sterowania,
• kontroli,
• analizy procesów zachodzących w przedsiębiorstwie.

Scenariusz – wsparcie procesu planowania

iGrafx, poza modelowaniem i symulacją procesu biznesowego, umożliwia również zarządzanie planowaniem ex ante przy wykorzystaniu scenariusza, co pozwala na zestawienie kilku potenacjalnych rozwiązań badanego procesu i porównanie tych wyników we wspólnym raporcie analitycznym. Można zatem stwierdzić, że tak wykonana analiza jest wypełnieniem koncepcji zarządzania finansami w duchu strategii AS IS – TO BE, co oznacza możliwość porównania kilku wersji realizacji danego planu finansowego lub zestawienia wyników przed- i powdrożeniowych².

Tego typu analizy są najbardziej popularną metodą prognozowania finansowego, gdyż pozwalają ukazać skutki przyszłych działań, a wykorzystanie zmiennych powoduje, że dane rozwiązanie może być testowane w zależności od stopnia zaangażowania zasobów niezbędnych do jego wykonania. Pełne wykorzystanie wymienionych funkcji programu iGrafx możliwe jest dzięki zastosowaniu modelu symulacji biznesowych. Funkcja ta pozwala na ukazanie (w czasie rzeczywistym) przepływu pracy między poszczególnymi elementami modelu, a w wyniku skojarzenia zasobów „podpiętych” pod konkretne czynności ze ścieżką przepływu żetonu pozwala na oszacowanie np. kosztochłonności planowanego procesu³.

W celu wizualizacji takiego rozwiązania na rysunku 1 przedstawiono prosty model procesu biznesowego, który został zaplanowany jako sekwencja trzech kroków oraz podjęcia prostej decyzji, wpływającej na kierunek przebiegu pracy (krok 2 lub krok 3).

Nieskomplikowany model procesu biznesowego, który przedstawiono na rysunku 1, może być rozwiązany na wiele sposobów, co implikuje dość sporą liczbę możliwych podsumowań, jeśli chodzi o jego efektywność finansową. Dzieje się tak dlatego, że każdy krok może w tym wypadku zostać sparametryzowany co do:

• zasobów, jakie zużywa;
• czasu, w jakim wykonywana jest poszczególna czynność;
• kosztów, jakie związane są z wykonaniem pracy.