Czym są dowody księgowe?

Dowodami księgowymi nazywamy jedynie te dokumenty, które podlegają dekretowaniu, zarejestrowaniu w odpowiednim programie finansowo-księgowym jednostki gospodarczej. Art. 20 o rachunkowości pt. „Dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej” stanowi, iż²:

( 1 ) Do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należy wprowadzić, w postaci zapisu, każde zdarzenie, które nastąpiło w tym okresie sprawozdawczym.

( 2 ) Podstawą zapisów w księgach rachunkowych są dowody księgowe stwierdzające dokonanie operacji gospodarczej, zwane dalej „dowodami źródłowymi” (zewnętrzne obce – otrzymane od kontrahentów; zewnętrzne własne – przekazywane w oryginale kontrahentom; wewnętrzne – dotyczące operacji wewnątrz jednostki).

( 3 ) Podstawą zapisów mogą być również sporządzone przez jednostkę dowody księgowe: zbiorcze – służące do dokonania łącznych zapisów zbioru dowodów źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione;

→ korygujące poprzednie zapisy;

→ zastępcze – wystawione do czasu otrzymania zewnętrznego obcego dowodu źródłowego;

→ rozliczeniowe – ujmujące już dokonane zapisy według nowych kryteriów klasyfikacyjnych.

( 4 ) W przypadku uzasadnionego braku możliwości uzyskania zewnętrznych obcych dowodów źródłowych, kierownik jednostki może zezwolić na udokumentowanie operacji gospodarczej za pomocą księgowych dowodów zastępczych, sporządzonych przez osoby dokonujące tych operacji. Nie może to jednak dotyczyć operacji gospodarczych, których przedmiotem są zakupy opodatkowane podatkiem od towarów i usług oraz skup metali nieżelaznych od ludności.

( 5 ) Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera za równoważne z dowodami źródłowymi uważa się zapisy w księgach rachunkowych, wprowadzane automatycznie za pośrednictwem urządzeń łączności, informatycznych nośników danych lub tworzone według algorytmu (programu) na podstawie informacji zawartych już w księgach, przy zapewnieniu, że podczas rejestrowania tych zapisów zostaną spełnione co najmniej następujące warunki:

( 1 ) uzyskają one trwale czytelną postać zgodną z treścią odpowiednich dowodów księgowych;

( 2 ) możliwe jest stwierdzenie źródła ich pochodzenia oraz ustalenie osoby odpowiedzialnej za ich wprowadzenie;

( 3 ) stosowana procedura zapewnia sprawdzenie poprawności przetworzenia odnośnych danych oraz kompletności i identyczności zapisów;

( 4 ) dane źródłowe w miejscu ich powstania są odpowiednio chronione, w sposób zapewniający ich niezmienność, przez okres wymagany do przechowywania danego rodzaju dowodów księgowych.