E‑sprawozdania finansowe. Czy faktycznie przedsiębiorstwa są na nie przygotowane?

Zmiany prawne w Polsce w ostatnich kilku latach to niezmiennie gorący temat. I choć w 2018 r. produkcja prawa nieco zwolniła, zamykając rok z wynikiem 14 641 stron maszynopisu¹ nowych aktów prawnych najwyższej rangi, tj. ustaw i rozporządzeń, to wciąż liczba zmian jest zawrotna. Grant Thornton policzył, że by przeczytać wszystko, co uchwalono w Polsce w zeszłym roku, trzeba by poświęcić blisko dwie godziny dziennie każdego dnia roboczego. W zasadzie byłoby to rozsądne, gdyby było możliwe, bo wiele z tych zmian dotyczy prawa gospodarczego i podatkowego. Nakłada się na to postępująca i przyspieszająca cyfryzacja państwa, w tym właśnie podatków.

Cyfryzacja podatków i technologiczny chaos

Od cyfryzacji prawa i podatków nie ma odwrotu. To ogólnoświatowy trend, ale bynajmniej nie chodzi tu o modę. Rozwój technologii pozwala dziś na automatyzację wielu czynności w realizacji obowiązków prawnych. Wspiera też państwo w kontroli i walce z nieuczciwymi przedsiębiorcami, jakkolwiek oceniać jej zakres i skalę. To z jednej strony pozytywna zmiana dla wszystkich prowadzących swoją działalność zgodnie z prawem i niemających do tej pory wielkiego wpływu na nieuczciwe praktyki konkurentów. Jednak cały ten proces ma drugie dno – technologię. To newralgiczny element cyfrowej układanki, bez którego spełnienie nowych obowiązków podatkowych nie będzie w pełni możliwe. A o tym legislator, niestety, czasem zapomina. I o ile początek tej cyfrowej rewolucji był dość udany, bo wdrożenie JPK było zaplanowane z dużym wyprzedzeniem i przedsiębiorcy zdążyli dobrze przygotować się do tego nowego obowiązku, o tyle już proces wprowadzania e-sprawozdań finansowych odsłonił pewne pułapki, jakie niosą ze sobą zmiany na styku prawa, finansów i technologii. Okazało się, że z pozoru małe zmiany, dotyczące jedynie formy raportowania w postaci pliku xml – bo co do zasady samo raportowanie finansowe nadal przebiega według obowiązujących wcześniej przepisów – stały się przyczyną dość dużego zamieszania i niejasności, a w konsekwencji silnego stresu w działach księgowych.

W całym procesie implementacji pominięto bowiem etap przystosowania technologicznego przedsiębiorstw. Nowe przepisy o elektronicznych sprawozdaniach finansowych zaczęły obowiązywać od 1 października 2018 r. Jednak niezbędna dokumentacja z nimi związana, tj. publikacja tzw. struktur logicznych – podstawy do przygotowania sprawozdań, pojawiła się na stronie Krajowej Administracji Skarbowej dopiero na początku września. Struktury zostały opublikowane bez objaśnienia, bez pomocniczej dokumentacji, bez wyjaśnienia wzajemnych powiązań, co nie ułatwiło analizy oczekiwań. Struktur opublikowano ponad 40, budując z nich łącznie 13 podstawowych wersji sprawozdań finansowych w dwóch wariantach, tj. w PLN i w tys. PLN. Mimo mnogości struktur raportowych, a w konsekwencji skomplikowania wewnętrznej budowy oczekiwanego przez administrację pliku ze sprawozdaniem finansowym, początkowo wydawało się, że czasu jest dość. Ministerstwo Finansów uśpiło czujność przedsiębiorców, wyjaśniając, że decydujące znaczenie dla obowiązującej formy sprawozdania ma data dnia bilansowego przygotowującego je podmiotu. Te przypadające przed 1 października miały być obsłużone tradycyjną metodą. Jednak pod koniec października okazało się, że jest inaczej – nie dzień bilansowy, ale data fizycznego sporządzenia sprawozdania ma decydujące znaczenie dla obowiązującego formatu. W konsekwencji te przedsiębiorstwa, których rok obrotowy kończył się z dniem 30 września 2018 r., miały czas tylko do 31 grudnia 2018 r. na sporządzenie swojego sprawozdania w obowiązującym formacie pliku xml. Niestety, w praktyce nie miały tego jak dokonać bez specjalistycznego oprogramowania, które wówczas nie było jeszcze dostępne na rynku, bo wprowadzenie niezbędnych zmian do programów księgowych w kilka tygodni okazało się po prostu niemożliwe.

Aby wprowadzić w oprogramowaniu księgowo-finansowym zmiany prawne typu e-sprawozdania finansowe, standardowo potrzeba około pół roku. To czas niezbędny na przeanalizowanie nowych przepisów, przełożenie ich na konkretne funkcje w programach. Dużo czasu zajmuje testowanie nowej wersji, tak aby działała bezbłędnie. Wreszcie niezbędne jest przekazanie programu użytkownikom i uruchomienie w firmach oraz w biurach rachunkowych. Ostatnio jednak ze względu na intensywną cyfryzację prawa okres na przystosowanie technologii do nowych przepisów skrócił się do kilkunastu tygodni. To zbyt krótko, by kompleksowo i bez błędów wynikających z szalonego tempa przygotować narzędzia informatyczne, a tym bardziej przedsiębiorców do nowych obowiązków.

W efekcie pierwsze komercyjne rozwiązania były dostępne na rynku w drugiej połowie grudnia, co dla wielu przedsiębiorców stanowiło poważny problem. Kilka dni wcześniej, na początku grudnia swoją aplikację udostępniło Ministerstwo Finansów. Niestety, była ona bezużyteczna dla tych, którzy najbardziej jej potrzebowali, bo z założenia obsługiwała jedynie osoby fizyczne, czyli podatników PIT. Takie jednostki mają z zasady rok obrotowy zgodny z kalendarzowym, zatem problem przyśpieszonego przygotowania sprawozdań w nowej formie w ogóle ich nie dotyczył, mają czas na przygotowanie sprawozdań do końca marca, tj. trzy miesiące od dnia bilansowego, czyli od 31 grudnia. Obecnie jest już dostępnych na rynku wiele narzędzi do przygotowania sprawozdań finansowych w formacie xml. Różnią się one zakresem obsługiwanych wersji sprawozdań, ale wciąż niewiele obsługuje komplet 14 wersji – niedawno Ministerstwo Finansów opublikowało jeszcze jedną strukturę przeznaczoną dla emitentów papierów wartościowych, przygotowujących prospekt emisyjny. Rozwiązania różnią się również automatyzacją procesów pobierania danych źródłowych z systemów finansowo-księgowych. W najmniej zaawansowanych wszystko trzeba wpisać ręcznie, łącznie z formułami sumującymi, różnią je również mechanizmy kontroli poprawności pliku.

Kontrola poprawności jest niezwykle ważna z perspektywy automatyzacji procesu raportowania danych finansowych oczekiwanych przez administrację. Wyróżniamy dwa poziomy poprawności: pierwszy – techniczny, realizowany bezpośrednio przez sprawdzenie zgodności wynikowego pliku e-sprawozdania w formacie xml ze schemą. Plik niezgodny zostanie zablokowany podczas wczytywania u odbiorcy danych, czyli KRS lub KAS zależnie od tego, czy składa je podmiot prawny, czy osoba fizyczna. Ciekawszy jest jednak drugi poziom poprawności merytorycznej. Plik e-sprawozdania może zawierać błąd oczywisty dla księgowych, np. brak zgodności sumy bilansowej aktywów i pasywów bilansu, który nie jest weryfikowany na poziomie technicznym. Na tego rodzaju błędy księgowi muszą zwrócić szczególną uwagę.