Inwentaryzacja zapasów w praktyce

Poprawne przeprowadzenie i rozliczenie inwentaryzacji jest niezwykle istotne, aby w sprawozdaniu finansowym prawidłowo wykazany został stan aktywów danej jednostki i upewnić się, że przygotowane sprawozdanie finansowe będzie przedstawiać rzetelny obraz sytuacji majątkowej i finansowej danej jednostki. Inwentaryzacja jest procesem rozumianym jako ogół czynności rachunkowych zmierzających do sporządzenia szczegółowego spisu składników majątku na określony dzień. Polega na ustaleniu stanu faktycznego składników majątku i wyjaśnieniu różnic pomiędzy stanem stwierdzonym po przeliczeniu a stanem, który wynika z ksiąg rachunkowych.

Kwestie inwentaryzacji są ściśle powiązane z prowadzeniem wykazu składników aktywów i pasywów, czyli inwentarza – w myśl art. 13 ust. 1 pkt 5 ustawy o rachunkowości (dalej: UoR). Wykaz ten ma postać tzw. pomocniczych ksiąg rachunkowych, które zwane są księgami inwentarzowymi. Każdy ze składników majątku powinien posiadać unikalne oznakowanie, takie jak kod kreskowy czy numer inwentarzowy. Utrudniona identyfikacja składników majątku oraz ich powiązanie ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych stanowi najczęściej występujący problem podczas przeprowadzania inwentaryzacji, zatem warto mieć na uwadze szczegółowe oznaczenie każdego z posiadanych przez jednostkę składników majątku. Każdy ze składników majątku musi mieć unikalne oznakowanie, takie jak np. numer inwentarzowy czy kod kreskowy. Jednym z najczęściej występujących utrudnień podczas prowadzenia inwentaryzacji jest właśnie identyfikacja składników majątku oraz powiązanie ich ze środkami ujętymi w księgach rachunkowych. Problem ten utrudnia wyjaśnienie różnic inwentaryzacyjnych, co w konsekwencji może uniemożliwić rozliczenie inwentaryzacji. Głównym celem przeprowadzanej inwentaryzacji jest m.in. uzgodnienie zapisów księgowych ze stanem rzeczywistym, rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzony im majątek, dokonanie oceny przydatności gospodarczej składników majątku objętych spisem, przeciwdziałanie stwierdzonym w czasie spisu nieprawidłowościom w gospodarce składnikami majątku.

Terminy przeprowadzenia inwentaryzacji

Kwestia związana z terminem przeprowadzenia inwentaryzacji została uregulowana w art. 26 ust. 1-3 UoR – w myśl którego to przepisu, co do zasady, jednostki przeprowadzają inwentaryzację na ostatni dzień każdego roku obrotowego:

1. aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), papierów wartościowych w postaci materialnej, rzeczowych składników aktywów obrotowych, środków trwałych oraz nieruchomości zaliczonych do inwestycji, z zastrzeżeniem pkt. 3, a także maszyn i urządzeń wchodzących w skład środków trwałych w budowie – drogą spisu ich ilości z natury, wyceny tych ilości, porównania wartości z danymi ksiąg rachunkowych oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;
2. aktywów finansowych zgromadzonych na rachunkach bankowych lub przechowywanych przez inne jednostki, w tym papierów wartościowych w formie zdematerializowanej, należności, w tym udzielonych pożyczek, z zastrzeżeniem pkt. 3, oraz powierzonych kontrahentom własnych składników aktywów – drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanego w księgach rachunkowych jednostki stanu tych aktywów oraz wyjaśnienia i rozliczenia ewentualnych różnic;