Prace badawcze i rozwojowe - podobieństwa i różnice pomiędzy regulacjami polskimi a międzynarodowymi

W polskiej praktyce coraz częściej mamy do czynienia z tym zagadnieniem, które dla większości księgowych jest nowością, dlatego najczęściej prace badawcze i rozwojowe są ujmowane jako prace rozwojowe bez głębszej analizy, do której z tych pozycji powinno się je przypisać. Choć te pojęcia mogą wydawać się synonimami, to nimi nie są i istotne jest prawidłowe przyporządkowanie prowadzonych prac do odpowiedniej kategorii. Dodatkowym problemem wydaje się być niewłaściwe zrozumienie prac badawczych/
/rozwojowych w kontekście otrzymywanych dotacji (np. z NCBR) i podpisanej umowy, w której instytucja finansująca zastrzega sobie prawo odpowiedniego ujmowania w księgach dotowanych nakładów i rozliczania w czasie.

Różnice w definiowaniu prac badawczych i rozwojowych wg MSR 38 oraz UoR

MSR 38 rozróżnia prace badawcze i rozwojowe. W zależności od tego, które prowadzi spółka, są one odmiennie ujmowane w księgach. W praktyce często występują trudności ze zidentyfikowaniem, które prace są prowadzone przez spółkę. Wg MSR 38 prace rozwojowe są „praktycznym zastosowaniem odkryć badawczych lub też osiągnięć innej wiedzy w planowaniu lub projektowaniu produkcji nowych lub znacznie udoskonalonych materiałów, urządzeń, produktów, procesów technologicznych, systemów lub usług, które ma miejsce przed rozpoczęciem produkcji seryjnej lub zastosowaniem”. Prace rozwojowe są więc szerokim katalogiem pojęć – mogą to być nie tylko technologie czy produkty, ale też materiały, urządzenia, a nawet usługi.

Natomiast prace badawcze są „nowatorskim i zaplanowanym poszukiwaniem rozwiązań, podjętym z zamiarem zdobycia i przyswojenia nowej wiedzy naukowej i technicznej”. Widząc definicje z łatwością dostrzegamy różnice pomiędzy tymi dwoma pojęciami. W praktyce jednak wielu księgowych ma problem ze sklasyfikowaniem prowadzonych u nich prac. Błędne przypisanie powoduje w konsekwencji nieprawidłowe ujęcie przeprowadzonych prac w księgach. Kluczowe jest więc rozpoznanie podejścia, które stosujemy w naszych księgach.

Przyjrzyjmy się podejściu polskich przepisów do tego zagadnienia. Najpierw należy przypomnieć, że polskie regulacje, w odróżnieniu od międzynarodowych standardów, nie definiują pojęcia prac badawczych, a jedynie prace rozwojowe.

Polska ustawa o rachunkowości (ustawa z dnia 29 września 1994 roku. DzU z 2023, poz. 120 ze zm., dalej: Ustawa) poświęca pracom rozwojowym jeden artykuł – art. 33, mówiący szerzej o wycenie wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z tym artykułem koszty zakończonych prac rozwojowych poniesione zanim jednostka rozpocznie produkcję lub zacznie używać wytworzonej technologii można zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych, gdy spełniają trzy poniższe warunki:

1. Koszty zakończonych prac rozwojowych zostaną pokryte przez przychody ze sprzedaży wytworzonych technologii/produktów.
2. Technologia/produkt są „ściśle ustalone”, a koszty prac rozwojowych są wiarygodnie ustalone.
3. Techniczna przydatność wytworzonego w wyniku tych prac rozwojowych produktu/technologii została stwierdzona i odpowiednio udokumentowana. Na podstawie tej dokumentacji spółka podejmuje decyzję o korzystaniu z technologii czy wytwarzaniu produktu.

Łatwo więc zauważyć, że te warunki nie są w ustawie precyzyjnie określone. Co rozumieć bowiem pod sformułowaniem, że koszty są „wiarygodnie ustalone”? Jednostka powinna mieć takie koszty szczegółowo udokumentowane i powiązane z danym produktem. Przed rozpoczęciem używania tego nowo wytworzonego produktu spółka powinna także dokonać analizy, prognozy ze spodziewanych przyszłych przychodów – przepływów z nowo wytworzonej technologii. Widzimy więc, że na podstawie powyższych warunków kluczowe jest posiadanie przez jednostkę odpowiedniej i prawidłowej dokumentacji, potwierdzającej poniesione koszty na wytworzenie danego produktu.