Raport A3 pomocą w rozwiązywaniu problemów działu finansowego

Realizacje poszczególnych zadań i kontrola ich postępu mogą być wspierane przez rozwiązania cyfrowe, dostęp do nich możliwy jest na ekranie każdego urządzenia i w każdym momencie. Pracownicy czy menedżerowie trzymają wyniki na swoich urządzeniach i w komputerach, korzystając z nich, kiedy są potrzebne. Jednak kiedy nie są potrzebne, bywają niedostępne i zapomniane, nie dając również możliwości wglądu innym osobom, które są zaangażowane w dany temat. Raport A3 umożliwia integrację zarządzania w powyższych obszarach i stanowi nadal w pełni dostępne narzędzie dla wszystkich, którzy są zaangażowani w pracę nad rozwiązywaniem wewnętrznych problemów.

Raport A3 narodził się w japońskiej Toyocie. Należy do najskuteczniejszych narzędzi rozwiązywania problemów i do dziś cieszy się niesłabnącą popularnością wśród liderów i zespołów pracujących w duchu Lean Management.

Prostota w formie

Najważniejsze cechy raportu A3 to jego uniwersalne zastosowanie do rozwiązywania problemów różnego typu oraz określony rozmiar arkusza, na którym jest tworzony. Zastosowanie raportu i jego format to jednak dwie różne historie. Wymiar karty raportu wziął się z prozaicznego faktu – był to największy możliwy format papieru, jaki można było przesyłać wówczas faksem. Możliwość powielania raportu miało znaczenie dla komunikacji rozwiązań i raportowania poczynionych kroków. Uczenie się na błędach oraz dzielenie się spostrzeżeniami i rozwiązaniami to kluczowe cechy radzenia sobie z problemami w Toyocie i innych firmach, które działają w myśl filozofii ciągłego doskonalenia. Rozmiar karty A3 ma również wymiar psychologicznej i fizycznej bariery, utrzymując objętość raportu we wskazanych ramach, co automatycznie nakazuje jego zwięzłość i zawieranie w nim tylko niezbędnych informacji – prosta standaryzacja, lecz w dzisiejszym natłoku danych świetne rozwiązanie.

Samo zastosowanie raportu A3 leży z kolei w fundamencie kultury pracy w Toyocie – w zarządzaniu projektami, delegowaniu zadań, rozwiązaniach problemów, szkoleniach liderów czy zarządzaniu kompetencjami pracowników. Japońskie metody doskonalenia procesów zakładają również jak najefektywniejsze wykorzystywanie narzędzi, dlatego raport A3 stanowi narzędzie proste, skuteczne i o szerokim polu oddziaływania – na procesy, pracowników i podejmowane decyzje. Jego forma przypomina klasyczną tabelę z Excela, którą można stworzyć nawet odręcznie, dlatego narzędzie to nie wymaga specjalnego oprogramowania czy zaawansowanej wiedzy. Podobnie jak inne narzędzia zarządzania wizualnego, można je stworzyć własnym sumptem i dostosować dokładnie do własnych potrzeb, wykorzystując własną wiedzę, pomysłowość zespołu, długopis i papier. Samo jednak stosowanie raportu A3 nie jest proste. Umiejętność posługiwania się danymi w formie zwięzłej i obrazującej problemy, działania oraz rozwiązania wymaga ciągłego doskonalenia tych umiejętności.

Kompleksowość, elastyczność i prostota

Raport A3 to elegancka forma komunikacji z zespołem projektowym, operatorem biorącym udział w projekcie usprawnienia czy nawet pomiędzy kierownikami wyższego szczebla. Na jednym arkuszu papieru można w prosty sposób zintegrować działania wielu obszarów firmy, ujmując w kilku wymiarach rozpatrywaną problematykę.

Kompleksowość narzędzia A3 polega przede wszystkim na tym, że świetnie sprawdza się w każdym obszarze przedsiębiorstwa, jest dostępny dla pracownika niezależnie od zajmowanego stanowiska oraz może stanowić ustandaryzowany w całej organizacji sposób rozwiązywania problemów. Dlatego jego kompleksową funkcję można opisać jako:

• możliwość usprawniania dowolnych obszarów w przedsiębiorstwie. Dzięki elastycznej formie i dostosowaniu do zasad pracy zespołów, procesów zachodzących w organizacji i metodologii rozwiązywania problemów raport A3 może być wyśmienitym narzędziem zarówno o szerokim spektrum zastosowania, jak też dla pracowników różnego szczebla czy specjalizacji;
• angażowanie wszystkich członków zespołu biorących udział w projekcie usprawniającym. Dzięki wizualizacji każdego z elementów (problemu, rozwiązania, mierników) pozwala zrozumieć uczestnikom sens i znaczenie podejmowanych działań. Jego fizyczna, namacalna forma jest zawsze dostępna, możliwa do modyfikacji, nie potrzebuje ekranów i oprogramowania, przez co sprawia poczucie utożsamienia członków zespołu z koniecznością znalezienia najlepszego rozwiązania i osiągnięcia wspólnego celu;
• standard rozwiązywania problemów w organizacji, ponieważ charakteryzuje się jasnymi i ustalonymi zasadami oraz służy jako narzędzie do komunikowania się pomiędzy wszystkimi zaangażowanymi osobami. Dzięki ustalonym zasadom i układowi strony oraz stosowaniu sprawdzonych narzędzi do analizy czy wizualizacji może być łatwo wdrażany i skalowany na różnych poziomach w przedsiębiorstwie. Nauka zasad jego stosowania trwa bardzo krótko, a ustalone reguły łatwo jest zrozumieć i przekazywać kolejnym użytkownikom.

Pomimo że układ raportu A3 można stworzyć w formie cyfrowej, nie nadaje się on do zastosowania jako narzędzie na monitorze czy ekranie tabletu. Jego zadaniem jest integrowanie członków zespołu i zapewnianie interakcji pomiędzy ich pomysłami i spostrzeżeniami, dlatego musi pozostać namacalny i w łatwo edytowalnej formie. Jego kompleksowość nie może również oznaczać, że będzie stosowany do rozwiązywania wszystkich problemów w przedsiębiorstwie. Ocenia się, że jeśli jesteś w stanie problem rozwiązać samemu lub w bardzo krótkim czasie, to stworzenie raportu A3 będzie już marnotrawstwem czasu i papieru. Z kolei duże projekty, realizowane na przestrzeni długiego okresu i wielu wydziałów, powinny być prowadzone za pomocą bardziej zaawansowanych narzędzi. Raport A3 świetnie sprawdza się w środkowym zakresie wielkości zadań – dla małych zespołów projektowych rozwiązujących problemy we własnym zakresie i mogących spotykać się, aby wspólnie omawiać rozwiązania i wyniki.

Metodologia i budowa raportu

Raport A3 to nieskomplikowane narzędzie, lecz nie dajmy się zwieść jego prostocie. Dzięki temu, że jest łatwe w konfiguracji i stoi za nim cała metodologia Lean Management, do jego budowy można zaprząc profesjonalne i precyzyjne rozwiązania służące planowaniu, kontroli i analizie. Raport A3 to bardzo metodyczny sposób działania, w którego sercu leży filozofia ciągłego doskonalenia i cykl PDCA – esencja kaizen. Cykl PDCA składa się z czterech etapów (Plan – Do – Check – Act) i myślenie zgodnie z nim zapewnia trwałe rozwiązywanie problemów poprzez dogłębną analizę, kontrolowane wdrożenie rozwiązania, a następnie jego standaryzację. Dlatego też układ prawidłowo skonstruowanego raportu powinien korespondować z czterema krokami PDCA. Jednak struktura tych kroków zależy już od charakteru organizacji i sposobu rozwiązywania w niej problemów czy charakteru pracy zespołu projektowego. Na Rysunku 1 przedstawiono dwa przykładowe układy raportu A3. Wersja A może być stosowana do projektów o długiej fazie planowania i zbierania dużej ilości danych, po czym następuje szybka faza realizacji. Wersja B z kolei zalecana jest dla problemów już znanych w organizacji, których rozwiązania nie są skomplikowane i można je dość szybko opracować.