Poznanie całej struktury firmy, sprecyzowanie kompetencji każdej osoby i przesądzenie, która z nich jakich uprawnień potrzebuje, a która absolutnie nie powinna ich otrzymać, jest wymagającym wyzwaniem. Jeśli jemu sprostamy, przydzielenie dostępów w systemie SAP ERP nie sprawi już większych problemów.
Czym jest rola w SAP?
W SAP-ie obowiązują tak zwane uprawnienia pozytywne. Oznacza to, że jeżeli użytkownik potrzebuje uprawnień do wglądu w dane, bądź też do wygenerowanego raportu, zawierającego dane, do których wymagany jest dostęp, konieczne jest dodanie użytkownikowi odpowiedniej roli.
Rola składa się z obiektu uprawnień, takich jak: transakcje czy rodzaje działań. W SAP-ie działania oznaczone są cyframi: 1 to tworzenie, 2 to zmiana, 3 to wyświetlanie, które analogiczne znaczenie mają także w przypadku nadawania dostępów. W przypadku osób tworzących raporty, na przykład analityków biznesowych, możliwość wykonywania działań oznaczonych cyframi 1 i 2 nie jest konieczna. Ich uprawnienia można ograniczyć do wariantu 3. Z kolei, gdy w księgowości tworzony jest dokument finansowy, ograniczenie działań do „wyświetlania” mijałoby się z celem. Specjaliści z działu księgowości otrzymują możliwość „tworzenia” i „zmiany”. Efekt ich pracy jednakże nie powinien już podlegać modyfikacji przez innych pracowników, którzy w związku z tym najprawdopodobniej otrzymają jedynie możliwość „wyświetlania”.
W SAP tworzone są tzw. role pojedyncze, zaprojektowane pod konkretne stanowiska, np. dyrektora działu księgowości czy pracownika działu księgowości. Taki pracownik może na przykład tworzyć dokumenty księgowe, jednak w odróżnieniu od swojego przełożonego nie będzie miał możliwości ostatecznego jego zatwierdzenia. Lista możliwych konfiguracji uprawnień właściwie się nie kończy i obejmuje wszystkich, którzy w jakikolwiek sposób korzystają w firmie z systemu SAP – od pracowników magazynowych czy kasjerów, przez menedżerów czy dyrektorów oraz zarządy spółek.
Jedna firma vs. grupa firm
Bardziej szczegółowe rozbicie ról pozwala na podział uprawnień także ze względu na jednostki gospodarcze, rodzaje ksiąg rachunkowych, rekordów i ich wersji. Tego rodzaju możliwości dotyczą niemal każdego modułu.
Jak wiadomo głównymi klientami SAP są duże przedsiębiorstwa. System usprawnia zarządzanie firmami, w tym spółkami. Ten sam system może obejmować kilkadziesiąt podmiotów należących do jednej grupy. Dlatego tak ważne jest także nadawanie uprawnień ze względu na jednostki gospodarcze. Co oczywiste, księgowość jednego podmiotu nie zawsze powinna mieć wgląd w dokumenty księgowości drugiego.
Pozostałe 66% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
