Anatomia nadużyć

Ostatnie lata mijają pod znakiem obaw o przyszłość i braku stabilizacji. Pracownicy, niepewni jutra, coraz częściej decydują się „zadbać” o własną przyszłość kosztem przedsiębiorstwa, w którym pracują. Jakie są obecnie główne przyczyny powstawania nadużyć gospodarczych? Jakie schematy postępowania w takich sytuacjach powtarzają się najczęściej?

Liczne sondaże i badania pokazują, że pracownicy często wykorzystują swoich pracodawców, niekiedy zupełnie bezmyślnie. Już na początku lat dziewięćdziesiątych w moich pierwszych artykułach w Polsce (np. Bezbronne przedsiębiorstwa) oraz w pierwszej książce na temat kontroli wewnętrznej zwracałem uwagę na ten problem. Przyczyny tej anomii pracowniczej są różne i wynikają częściowo z nawyków z przeszłości, gdzie było powszechnie przyjęte, że korzysta się z tego, co jest pod ręką w zakładzie pracy (czyli po prostu wszyscy kradli, co się dało). Dzisiaj, niestety, wciąż istnieją te dawne nawyki, ale raczej w mniejszym stopniu. W supermarketach (właściwie w handlu detalicznym ogólnie) kradną i klienci, i pracownicy, a skala tego zjawiska to straty finansowe oszacowane na blisko 2 miliardy złotych rocznie¹.

Jedną z głównych przyczyn sprzyjających powstawaniu nadużyć gospodarczych jest brak efektywnego i przestrzeganego systemu kontroli wewnętrznych, czyli dobrych procedur wewnętrznych. Obowiązujące procedury kontrolne mogą być „nieszczelne” lub nieaktualne, często bowiem były przygotowywane w lepszych czasach, a obecnie są rzadko monitorowane i udoskonalane. W warunkach kryzysu, kiedy ludziom nie starcza na bieżące wydatki, zaczynają oni bardziej wykorzystywać słabości takich procedur, zasad i mechanizmów kontroli wewnętrznej lub znajdują sposoby na ich ominięcie.

Mówi się, że okazja czyni złodzieja. Jest w tym dużo prawdy. Niejedna osoba pozostałaby uczciwa, gdyby nie trafiła się okoliczność, która skusi ją do popełnienia nadużycia. Warunki te opisuje teoria tzw. trójkąta oszustwa² (fraud triangle). Zapobieganie oszustwom polega na tym, aby takie okoliczności zminimalizować i nie wystawiać uczciwego pracownika na pokusy powiązane z przypisywaniem zbyt wielu uprawnień. Obecnie wyraźnie widać, że skala takich strat poważnie rośnie: 5 lat temu wynosiła ona średnio 100 000 zł rocznie na jedną firmę, a w zeszłym roku w 4% przypadków było to już 200 000 zł.

Co do schematu tych nadużyć, umieściłbym je w dwóch kategoriach: te, które mają negatywny wpływ na jakość i wydajność pracy oraz te, które dotyczą bezpośrednio kradzieży, choćby tylko drobnych przedmiotów. W tej pierwszej kategorii najczęściej spotykamy: załatwianie (w pracy lub poza miejscem pracy) spraw prywatnych (w aż 94% badanych firm), używanie samochodu i sprzętu firmy w celach prywatnych (np. fotokopiarek, telefonów, Internetu, kart kredytowych itp.), robienie sobie częstych przerw (na papierosa, kawę, pogawędki, posiłki itp.) oraz późne przychodzenie do pracy i wczesne wychodzenie z pracy. Trudno nawet dokładnie zmierzyć skalę tych strat. Kto będzie liczył zmarnowany czas? A czas jest dla pracodawcy poważnym kosztem, bo przecież za niego płaci. Wydajność pracy natomiast jest czynnikiem, który również wpływa na wyniki finansowe przedsiębiorstwa. Ta druga kategoria wydawać by się mogła nieznacząca, ale przez dłuższy czas i szczególnie w dużych przedsiębiorstwach chodzi o naprawdę znaczące sumy pieniędzy.