Zmiana jest nieuniknionym, chociaż nie zawsze pożądanym elementem zarządzania projektami. Konieczność jej wdrożenia może wynikać zarówno z dezaktualizacji kluczowych wartości projektu (jego celu, zakresu, kosztu, czasu czy jakości), jak i oddziaływania czynników zewnętrznych, które nie zawsze da się określić na etapie planowania. W różnych metodach zarządzania projektami zmiany traktowane są w odmienny sposób. O ile w podejściu tradycyjnym wszelkie modyfikacje często są „złem koniecznym” generującym niepotrzebne ryzyko, o tyle w metodach zwinnych zmiana jest naturalnym elementem projektu, warunkującym możliwość jego realizacji, tak by spełniał on oczekiwania klienta.
Specyfika zmian w projektach
Zmiany w projektach różnią się ze względu na swój charakter. Część z nich może być narzucona z uwagi na zmieniające się cele i warunki realizacji projektu, inne mogą mieć charakter dobrowolny, wynikający z pojawienia się nowych możliwości. Niektóre ze zmian mogą dotyczyć tylko wybranego elementu lub etapu projektu, inne mają wymiar całościowy. Wdrożenie zmian może być motywowane koniecznością zareagowania na trudności, odchylenia i ryzyka, jakie wystąpiły już w projekcie, inne mogą te ryzyka wyprzedzać, zapobiegając ich zmaterializowaniu się.
Tradycyjne versus zwinne podejście do zarządzania projektami
Tradycyjne metodyki zarządzania projektami w dużym uproszczeniu opierają się na podejściu sekwencyjno-kaskadowym. Podstawą wszelkich działań jest z góry ustalony, z założenia niezmienny plan projektu, cały zaś cykl zarządzania opiera się na koordynacji procesów i realizacji założonego planu za pomocą odpowiednich narzędzi projektowych. W takim podejściu zmiana nie jest zjawiskiem pożądanym – może ona zagrażać realizacji celu przedsięwzięcia, biorąc pod uwagę jego zakres, budżet i harmonogram. Zwinne techniki zarządzania projektami opracowano w odpowiedzi na potrzebę realizacji tych przedsięwzięć, które charakteryzowały się dużą niepewnością (m.in. w zakresie koniecznych do realizacji zadań, zasobów, kosztów czy ryzyka). Podstawową ich cechą jest wysoka elastyczność, umożliwiająca radzenie sobie z nagłymi zmianami. Z tego względu część z nich, jak np. Scrum, opiera się na podejściu iteracyjno-przyrostowo-adaptacyjnym. Proces planowania ma charakter otwarty, sam zaś „plan” projektu podlega częstym zmianom adaptacyjnym. Produkt (efekt projektu) powstaje w sposób przyrostowy, a zatem w czasie iteracji (sprintów), które mają ściśle określony przedział czasowy. W Scrum tylko zadania, które mają być realizowane w czasie bieżącego sprintu, powinny być dobrze zdefiniowane, natomiast działania, które będą realizowane w dalszej kolejności, mogą być scharakteryzowane w sposób ogólny (tzw. planowanie w samą porę). Takie podejście daje możliwość lepszego i szybszego reagowania na zmiany.
Metodyki tradycyjne, takie jak PRINCE2, a także te opracowane przez PMI czy IPMA, warto stosować w szczególności do prowadzenia dobrze opisanych projektów, których plany oparte zostały na szczegółowych i stałych danych. Podejście zwinne (Scrum) stosuje się natomiast do projektów innowacyjnych, rozwojowych, gdzie efekt projektu powstaje w sposób etapowy, gdyż niemożliwe jest opracowanie całościowego zakresu, terminów, kosztów czy struktury projektu. W podejściach zwinnych zmiany są czymś nieuniknionym, niezbędnym do zapewnienia odpowiedniej jakości projektu i zadowolenia klienta. Z tego względu na każdym etapie prac projektowych konieczne jest systematyczne monitorowanie zmian (inspekcja) i planowanie takich działań, które na te zmiany będą odpowiadały (adaptacja).
Kiedy wprowadzać zmiany w metodykach tradycyjnych?
Potrzeba zmian w metodykach tradycyjnych identyfikowana jest w czasie bieżącej kontroli prac nad projektem. Modyfikacje mogą wynikać z potrzeby rozszerzenia lub ograniczenia zakresu projektu, aktualizacji kosztu lub budżetu czy też opóźnień pojawiających się w przyjętym na etapie planowania harmonogramie prac. Zarządzanie zmianą polega zatem na monitorowaniu odchyleń, na podstawie których identyfikowana jest potrzeba wprowadzenia nowych wymagań lub wytycznych. Następnie kierownictwo projektu wraz z właścicielem ocenia zasadność wdrożenia modyfikacji, czego skutkiem jest podjęcie decyzji o wdrożeniu lub odrzuceniu zmiany. Wszelkie nowe modyfikacje powinny być opisane pod kątem ich uzasadnienia biznesowego.
Pozostałe 49% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
