Współcześnie po przekroczeniu pewnej skali działalności trudno wyobrazić sobie analizę kosztów bez wsparcia narzędzi IT. Na rynku istnieje wiele aplikacji, które ułatwiają przeprowadzanie analiz kosztowych. Stopień skomplikowania oraz koszt związany z ich wdrożeniem i utrzymaniem jest różny. Na co zatem należy zwrócić uwagę przy wyborze aplikacji czy też modułu controllingu systemu ERP?
Poniżej zebrano funkcjonalności, które – jak wynika z mojego doświadczenia – umożliwiają prowadzenie sprawnego controllingu kosztów. Nie jest to oczywiście lista skończona, a jedynie podstawowe elementy, których można oczekiwać od narzędzia IT. Funkcjonalności podzielono na następujące kategorie:
- dane podstawowe,
- planowanie,
- ewidencja i rozliczenie,
- raportowanie.
Dane podstawowe
Dane podstawowe to dane, które nie podlegają zbyt częstym zmianom w systemie i dla których rejestrowane są dane transakcyjne. Centralnym obiektem analiz kosztowych od zawsze jest wynikowe konto księgowe. Aby uniknąć skomplikowanych i trudnych w stosowaniu narzędzi analitycznych, w aplikacjach IT do planu kont często wprowadza się dodatkowe niezależne elementy, takie jak centra kosztowe, zlecenia czy projekty. Dzięki temu plan kont pozostaje prosty i przejrzysty, a jego wymiar informuje jedynie o pochodzeniu kosztu. Dopiero w zestawieniu z pozostałymi wymiarami można określić, gdzie dany koszt powstał czy też jakiego konkretnego zadania dotyczył. A zatem efektywna analiza kosztowa powinna umożliwiać ewidencję wielowymiarową. Nie należy jednak przesadzać z liczbą wymiarów, bo każdy dodatkowy wymiar to większy nakład pracy działu księgowego oraz prawdopodobieństwo pomyłki w ewidencji dokumentu źródłowego.
Aby skutecznie zarządzać danymi podstawowymi, każdy wymiar powinien umożliwiać tworzenie struktur hierarchicznych. Jeszcze lepiej, gdy system przewiduje budowanie wielu alternatywnych hierarchii, uwzględniających różne podejścia do analizy kosztów – według podziału geograficznego, funkcyjnego, osoby odpowiedzialnej itp. Hierarchie w połączeniu z interaktywnym raportem prezentującym sumy pośrednie poszczególnych węzłów to bardzo wygodne narzędzie do analizy kosztowej.
Poszczególne dane podstawowe oraz węzły ich hierarchii powinny być przedmiotem kontroli uprawnień, tak aby newralgiczne dane kosztowe były dostępne tylko dla wybranych osób w organizacji.
Pozostałe 76% artykułu dostępne jest dla zalogowanych użytkowników serwisu.
Jeśli posiadasz aktywną prenumeratę przejdź do LOGOWANIA. Jeśli nie jesteś jeszcze naszym Czytelnikiem wybierz najkorzystniejszy WARIANT PRENUMERATY.
Zaloguj Zamów prenumeratę Kup dostęp do artykułuMożesz zobaczyć ten artykuł, jak i wiele innych w naszym portalu Controlling 24. Wystarczy, że klikniesz tutaj.
