Success Factors jako system do zarządzania procesami personalnymi

Mówiąc o Success Factors, mówimy o zarządzaniu kapitałem ludzkim (Human Capital Management) i usłudze typu SaaS (czyli Software as a Service). Dzisiaj większość narzędzi informatycznych tego typu znajdziemy w tzw. chmurze, czyli dostępne poza lokalnymi serwerami, za pośrednictwem połączenia internetowego. Rozwiązanie, o którym mowa, wspiera przedsiębiorstwa zarówno w obszarze twardego, jak i miękkiego HR. W naturalny sposób oferuje ono narzędzia zarówno dla menedżerów, działu HR, jak i pracowników.

Zmiana myślenia w zarządzaniu kapitałem ludzkim

Na rynku dostępne są oczywiście różne rozwiązania, które ewoluowały wraz ze zmieniającymi się potrzebami firm i organizacji. Niektóre rozwijały się w starszym, bardziej tradycyjnym podejściu. Były to systemy dedykowane działom zarządzającym poszczególnymi procesami. Zanim nadeszła era digitalizacji, przedstawiciele działu HR ewidencjonowali w systemie te dane, których potrzebowali. Jednak dzisiejszy Success Factors wychodzi z funkcją personalną poza dział zajmujący się sprawami pracowniczymi. Każdy menedżer w przedsiębiorstwie jest w gruncie rzeczy odpowiedzialny za wyniki finansowe, np. szef działu sprzedaży odpowiada za wyniki w tym obszarze osiągnięte przy pomocy pracowników, którymi zarządza. Tym samym potrzebuje narzędzi do zarządzania swoim zespołem, ludźmi. Jednakże Success Factors pozwala także pracownikom weryfikować swoje wyniki i różne aspekty działań.

Success Factors w obrębie twardego HR (kadry, płace i czas pracy)

W kontekście twardego HR menedżer potrzebuje dostępu do informacji. To on podejmuje decyzje związane z płacami i premiami, a także miejscem pracowników w strukturze organizacji, czyli w kwestii potencjalnych awansów. W tradycyjnym modelu przełożony dzwoni do działu personalnego, aby ten przygotował mu zestawienie dotyczące wyników poszczególnych pracowników, kwestie urlopów czy wynagrodzeń i dodatków motywacyjnych. Za pośrednictwem rozwiązania Success Factors menedżer ma dostęp do danych w systemie. Powoduje to, że dział odpowiedzialny za kadry i płace nie musi zajmować się przygotowywaniem odpowiednich danych, ponieważ system generuje automatyczny raport w przystępny sposób, prezentowany na różne sposoby. Każdy menedżer ma dostęp do potrzebnych informacji zgodnie z przyznanymi mu odgórnie uprawnieniami. Część danych otrzymuje w postaci dash-
boardów, które wyświetlają sumaryczne podsumowanie informacji. Jest to przyjazne rozwiązanie dla kadry zarządzającej, która nie musi się martwić dzięki temu o czasochłonną analizę danych cząstkowych. Narzędzie SAP postępuje w ten sposób zgodnie z trendami dostępnymi dla systemów tej klasy. Otrzymywane za pośrednictwem tego narzędzia ekrany mogą pokazywać dane za pośrednictwem wykresów kołowych, słupków czy w inny łatwy i przejrzysty sposób.

Interfejs użytkownika, UX

W dzisiejszych czasach poziom user experience takich systemów jak Success Factors jest porównywalny do tego, co oferuje np. Facebook. Przyjazny interfejs użytkownika, który obecnie stanowi wręcz osobną dziedzinę badawczą, jest doceniany również w biznesie. System musi być wygodny i łatwy w obsłudze zarówno dla menedżerów, jak i pracowników, czyli docelowych użytkowników systemu. Musi pozwalać na wykorzystywanie funkcjonalności systemu niebędącego podstawowym miejscem pracy danej grupy odbiorców. Zarówno menedżerowie, jak i pracownicy nie korzystają na co dzień z rozwiązań dedykowanych działom personalnym i zwykle nie wiedzą, jak się w nich odnaleźć. Ich narzędzia to arkusze kalkulacyjne, dokumenty tekstowe bądź systemy typu ERP. Jednak raz na jakiś czas zarówno kadra zarządzająca, jak i pracownicy chcą i powinni mieć dostęp do tych danych. UX (user experience) Success Factors skonstruowany jest tak, by dostęp do potrzebnych informacji z obszaru twardego HR (wynagrodzenie, stanowisko, poziom wykonania planu zatrudnienia, wymiar etatu) był prosty i wygodny. Pozwala to menedżerom na efektywne zarządzanie i podejmowanie strategicznych decyzji biznesowych, a pracownikom na szybki wgląd we własne dane (np. pasek płacowy, liczba dni dostępnego urlopu, dane adresowe, bankowe itp.).

Success Factors w obrębie miękkiego HR (zarządzanie strategiczne, rekrutacje, plany sukcesji i rozwoju)

Cały obszar talent management, czyli miękkiego HR, również został skupiony w obrębie narzędzia SF. Działania z tego zakresu pozwalają na zwiększenie motywacji i satysfakcji z pracy i jej wyników zarówno pracowników, jak i menedżerów. Jeżeli taki system jest dobrze zaprojektowany, to członkowie poszczególnych zespołów wiedzą, czego się od nich oczekuje, i z większą łatwością mogą zrealizować wyznaczone im cele. Do pomocy w zwiększaniu poziomu efektywności pracowników powołano narzędzie Performance and Goals, które pozwala menedżerom i pracownikom na zarządzanie celami oraz ocenami. Z perspektywy kadry zarządzającej jest to rozwiązanie, które pozwala zwiększyć wydajność i obniżyć współczynnik rotacji pracowników.

Ułatwia ono również obiektywizację procesu ocen pracowniczych poprzez narzędzia do ich kalibracji. W bardziej tradycyjnym modelu, kiedy menedżer posługuje się niezależnymi arkuszami kalkulacyjnymi ocen, które nie są ze sobą w żaden sposób zestawiane, zawarte w nich wyniki nie są porównywane. W Success Factors wszystkie dane przechowywane są w jednym miejscu. Dzięki temu możliwy jest proces kalibracji ocen, który pozwala menedżerom oraz innym zaangażowanym osobom w czytelny sposób porównać wyniki ocen dla poszczególnych pracowników z uwzględnieniem szerokiego zakresu innych przydatnych danych. W efekcie finalne oceny są bardziej obiektywne i osadzone w kontekście całości zespołu.

W obrębie Performance and Goals pracownik również może dokonać swojej samooceny. W zależności od oczekiwań firmy, która wdraża rozwiązanie Success Factors, partner wdrożeniowy może zaprojektować system, tak by proces ocen został zautomatyzowany i przechodził przez konkretne jednostki w przedsiębiorstwie po kolei. W ramach oceny może wypowiedzieć się kilka osób w ustalonej kolejności. Po każdej wystawionej ocenie system może (ale nie musi) wysyłać maile do kolejnych zainteresowanych podmiotów o tym, że należy zająć się danym tematem. W każdej firmie jest to indywidualny proces, dlatego też narzędzie jest w pełni konfigurowalne pod względem polityki w danej organizacji.

Motywacja w obrębie Performance and Goals

Wspomniany wcześniej system motywacji Performance and Goals pozwala pracownikom na zrozumienie tego, że to, co robią, ma sens. W wielu organizacjach pracownicy nie wiedzą, czemu ktoś dostał podwyżkę czy awans, a inna osoba o podobnych kompetencjach nie. Dzięki obiektywizacji danych w systemie menedżerom łatwiej jest wyłonić liderów czy wskazać osoby, które świetnie poradzą sobie z nowym zakresem obowiązków. Rozwiązanie SF pozwala na realizowanie różnych scenariuszy związanych z ruchami płacowymi. Performance and Goals oraz Zarządzanie Wynagrodzeniami zostały wdrożone w firmie TVN. Rozwiązanie zostało wdrożone między innymi dla działu sprzedaży, który ma twarde cele kwotowe do osiągnięcia w danym okresie. Niemniej jednak pracownicy zatrudnieni w tym dziale są oceniani nie tylko pod względem poziomu realizacji celu finansowego, ale również pod kątem kompetencji miękkich.